Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra - Colombia

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto".

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros.

1. Crea tus contactos uno a uno

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con los datos del contacto, puedes ver su explicación mas adelante. También puedes importar la información de forma automática ingresando el NIT y haciendo clic en el botón “Consultar NIT”.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:

consulta NIT Ayuda Alegra COL 2 completo

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos.

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

cp ayuda contactos alegra col

A Continuación detallamos los campos del formulario:

  • Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás tu contacto.
  • Identificación: ingresa el número de identificación.
  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Dirección: ingresa la dirección del contacto indicando país, departamento, municipio y código postal.
  • Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Enviar estado de cuenta: tu cliente recibirá en cada factura que se envie por correo su estado de cuenta.

Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

2. Crea tus contactos de forma masiva

En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de excel, así no tendrás que ingresar uno a uno tu lista de contactos a Alegra.

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y para presentar la información exógena

Ejemplo:

Screenshot_68

Importante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
  • Los campos de país, departamento y municipio deben escribirse en el archivo de excel tal cual aparecen en el formulario de creación de contactos.
Luego que hayas completado la plantilla, sigue estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra:

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en "Importar desde Excel".

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así:Importar contactos COL

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Nota: debes identificar una columna como "Responsabilidad tributaria" si tus contactos no tienen esta información puedes dejarla en blanco en el archivo de excel y luego en Alegra identificar la columna en blanco como "Responsabilidad tributaria".

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de preciosesta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.

Screenshot_70

Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.

Screenshot_71Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

Screenshot_73

  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Importante: si emites facturas electrónicas desde Alegra, ahora puedes seleccionar el "Régimen simple de tributación" para tus contactos.

RST

Si ya tienes tus contactos creados en Alegra y quieres actualizarlos de forma masiva consulta este artículo para saber cómo hacerlo.

Gestiona tus contactos

  • Ver detalle: te permite ver los datos generales, las transacciones creadas, validar si tenemos facturas pendientes por cobrar o por pagar, si tiene anticipos asociados y también te permite validar las transacciones y documentos asociados al contacto.
    Así:
    Ver detalle contacto
  •  Editar: te permite modificar los datos generales del contacto. 
  • Desactivar: puedes desactivar contactos cuando no los desees utilizar en tus documentos. Debes tener en cuenta que a un contacto desactivado no se le puede crear ningún tipo de documento (Facturas de ventas y de compras, notas debito o crédito, aplicar anticipos, pagos recibidos o entregados, ajustes, entre otros).
Puedes volver a activar tus contactos cuando lo desees, solo debes hacer clic en "Activar".
Así:Activar Contacto
  • Eliminar: puedes eliminar contactos, siempre y cuando estos no estén asociados a alguna transacción o documento.
    Eliminar contacto
    Nota: si el contacto ya tiene algún movimiento contable asociado el botón "Eliminar" te aparecerá desactivado.
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