Las remisiones, remitos, conduces u órdenes de servicio son documentos provisionales que pueden realizarse antes de elaborar las facturas de venta.
Una remisión sirve para respaldar la entrega de mercancía a un cliente. Por otro lado, una orden de servicio sirve para respaldar la prestación de un servicio.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar le entrega una parte del pedido de zapatos a su cliente Alejandro García y para soportar esta entrega, elabora una remisión donde indica la cantidad entregada. Cuando se efectúe el envío de la mercancía restante, esta remisión será incluida en la factura que soporta la venta total".
En Alegra puedes crear tus remisiones y luego convertirlas en facturas de venta de manera muy sencilla.
Nota: la remisión no genera movimientos en el inventario, en las categorías de venta ni en las cuentas por cobrar. Es simplemente un documento informativo, el cual indica las cantidades que han salido del inventario de forma física y que luego han sido entregadas al cliente sin ser facturadas.
¿Qué necesitas hacer?
1. Crea remisiones en Alegra
Sigue estos pasos:
2. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Remisiones".
3. Haz clic en el botón "Nueva remisión".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Para finalizar, haz clic en “Guardar”.
Observa:
También puedes acceder al formulario para crear una nueva remisión u orden de servicio desde el botón "Nuevo" ubicado en la pantalla de inicio:
Formulario Nueva Remisión
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
- Tipo de documento: elige si el documento que deseas generar es una remisión o una orden de servicio.
- Contacto: selecciona la persona que recibirá los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: elige la fecha de elaboración y de vencimiento de la remisión.
- Bodega: elige la bodega en la que se encuentra el producto que agregarás al documento.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la remisión.
- Asociar vendedor: elige el vendedor que deseas asociar al documento. Conoce cómo crear y administrar tus vendedores en Alegra.
- Lista de precios: selecciona la lista de precio que deseas utilizar en esta remisión.
- Producto/Ítem:
- Buscar producto: selecciona el producto que deseas agregar a la remisión o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto, el cual puedes modificar en el documento actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la remisión actual. Conoce cómo crear impuestos en Alegra.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la remisión que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Notas: agrega notas visibles en el documento.
- Observaciones/Comentarios: agrega comentarios y observaciones a la remisión.
En el detalle de los productos que han sido utilizados en la creación de remisiones, siempre podrás ver las cantidades totales de inventario y las cantidades que se encuentran en remisiones, es decir, aquellas que han sido entregadas al cliente:
Luego de crear la remisión u orden de servicio puedes editarla, imprimirla, enviarla por correo, anularla, convertirla a factura o adjuntar un archivo al documento:
También puedes exportar a Excel todas tus remisiones si así lo deseas.
Observa:
2. Convierte tus remisiones en facturas de venta
Alegra te permite convertir tus remisiones en facturas de venta de forma muy sencilla.
Sigue estos pasos para convertir una remisión en una factura de venta:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Remisiones".
3. Ingresa a la remisión u orden de servicio que deseas facturar desde el ícono "Ver detalle".
4. Haz clic en el botón "Convertir a factura".
5. Verifica los ítems que deseas facturar. Recuerda que puedes:
- Eliminar ítems que no quieres facturar. Esta opción te permite facturar la remisión de forma parcial, es decir, si en una remisión tienes tres productos registrados y solo quieres realizar la factura por un solo producto, puedes eliminar los otros dos y dejarlos pendientes por facturar en la misma remisión.
- Agregar ítems que no hayan sido asociados previamente a la remisión.
6. Haz clic el botón "Guardar" para generar la factura de venta.
Observa:
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