Crea facturas de venta o cuentas de cobro en Alegra - Colombia

Una factura de venta es un documento que respalda la adquisición y entrega de un bien o servicio. El objetivo de que dicho documento es certificar la operación comercial efectuada.

Una cuenta de cobro es un documento generado por las personas no obligadas a expedir factura para respaldar sus actividades comerciales. 

Ejemplo: La empresa Ejemplar vende computadores y cada vez que realiza una venta debe generar a sus clientes una factura de venta que respalda la operación comercial, donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, de su valor y las condiciones de pago. 

En Alegra puedes generar tus facturas y cuentas de cobro con todos los requisitos legales para llevar el control de tus ventas.  Los requisitos de la factura de venta puedes encontrarlos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

  1. Genera facturas de venta.
  2. Genera cuentas de cobro. 

1. Pasos para generar facturas de venta. 

1. Haz clic en el menú "Ingresos

2. Selecciona la opción "Facturas de venta"

3. Haz clic en el botón "Nueva factura"

4. Completa los campos del formulario. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Finaliza haciendo clic en el botón "Guardar"

Así: 

Crear FV - Ayuda primeros pasos

Formulario de Creación de Facturas

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. 
  • Forma de pago:  se refiera a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
  • Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
  • Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • ítem:
    • Buscar ítem: selecciona el producto de facturación existente o crea uno nuevo.
    • Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
    • Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
    • Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
    • Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. Ver más.
    • Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
    • Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
    • Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión. 
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento

2. Pasos para generar cuentas de cobro. 

Antes de generar cuentas de cobro en Alegra debes configurar este tipo de Documento de facturación desde el menú la "Configuración" de tu cuenta, así: 

Cambiar tipo de documento COL

Importante: para cambiar al documento Cuenta de cobro debes tener seleccionado como tipo de identificación Cédula de ciudadaníaCédula cuentas de cobro

Sigue estos pasos para crear cuentas de cobro:

1. Haz clic en el menú "Ingresos

2. Selecciona la opción "Cuentas de cobro"

3. Haz clic en el botón "Nueva Cuenta de cobro"

4. Completa los campos del formulario

5. Finaliza haciendo clic en el botón "Guardar"

Así: 

Crear cuenta de cobro COL

También puedes crear tus facturas de venta o cuentas de cobo accediendo al formulario rápidamente desde el botón nuevo 

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Puedes configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior de tus facturas o cuentas de cobro haciendo clic en "Personalizar opciones".
Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la factura de venta.
Bodega: elige de que almacén deseas que salga el producto vendido. Ver más.
Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Ver más.
Vendedor:
 asocia el vendedor a la factura de venta. Ver más.

Desde el formulario de creación de facturas o cuentas de cobro encuentras la opción de configurar la información de tu empresa, solo debes hacer clic en "editar"

 

 

Opciones al guardar: 

Al final del formulario para guardar la factura de venta o cuenta de cobro encontrarás varias opciones  como:

Vista previa: obtén una vista preliminar de cómo se verá el documento.
Guardar y agregar pago: guarda la factura y agrega el comprobante de pago recibido. 
Guardar y crear nueva: guarda el documento y regresa al formulario para crear uno nuevo.
Guardar: guarda el documento y conoce otras opciones. Ver más.

  • Guardar como borrador: guarda la factura en borrador para modificarla más adelante.
  • Guardar e imprimir: guarda la factura e imprimirla inmediatamente. 
  • Guardar y enviar por correo: guarda la factura y abre una nueva ventana para enviarla por correo.

Puedes exportar tus Facturas o cuentas de cobro a Excel en cualquier momento desde el Menú  "Facturas de Venta"/ "Cuentas de cobro" en el vinculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.

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