Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra - Versión Internacional

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto".

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros.

1. Crea tus contactos uno a uno

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con los datos del contacto, puedes ver su explicación mas adelante.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:Crear contacto INT

Formulario "Nuevo Contacto"

  • Identificación: ingresa el número de identificación.
  • Nombre: nombre del cliente o proveedor.
  • Dirección: ingresa la dirección del contacto indicando la ciudad.
  • Correo electrónico: ingresa el correo del contacto.
  • Celular, Teléfono 1 y 2: puedes agregar varios números de contacto.
  • Incluir estado de cuenta: tu cliente recibirá en cada factura que se envíe por correo su estado de cuenta.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos.

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.Captura de Pantalla 2021-08-10 a la(s) 12.15.22 p. m.

2. Crea tus contactos de forma masiva

En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así no tendrás que ingresar uno a uno tu lista de contactos a Alegra.

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

Sigue estos pasos para importar la plantilla de contactos a Alegra: 

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Más acciones" y selecciona la opción "Importar desde Excel".

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así:Importar contactos INTImportante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 1.000 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de preciosesta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

    Si ya tienes tus contactos creados en Alegra y quieres actualizarlos de forma masiva consulta este artículo para saber cómo hacerlo.

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