Cuando se trata de llevar la contabilidad al día y organizada, es fundamental comprender cómo revisar el movimiento detallado de las cuentas. En Alegra, esta tarea se vuelve sencilla y eficiente, realiza tus registros asignando las cuentas correspondientes y haz el seguimiento de los movimientos en tiempo real a través de los reportes inteligentes.
Ejercicio: “La librería Ejemplar realiza la compra de una máquina para imprimir las portadas de sus libros. Debe registrar en su contabilidad la compra del equipo y otros factores a lo largo del periodo contable, como el mantenimiento periódico, la depreciación y algún imprevisto no contemplado”.
Avanzaremos en el caso, resaltando la importancia de comprender cada movimiento y su impacto en la contabilidad.
👉 Índice
- Recopila la información para realizar los registros contables.
- Registra la compra de la maquinaria.
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra la depreciación de la maquinaria.
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra el mantenimiento la maquinaria.
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Registra el deterioro de la maquinaria.
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable. - Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables.
1. Recopila la información para realizar los registros contables
A continuación se presentan los datos a tener en cuenta para realizar los registros contables:
| Valor de compra | $ | 17.000.000 |
| Depreciación mensual | $ | 283.000 |
| Mantenimiento semestral | $ | 500.000 |
| Deformación por mal uso | $ | 960.000 |
2. Registra la compra de la maquinaria
El primer paso es registrar la maquinaria a través de una “Factura de compra”, recuerda que su contabilización se genera de forma automática una vez guardas la factura.
❇️ Para registrar tus facturas, dirígete por el menú de “Gastos” > “Facturas de compra” y haz clic en “Nueva factura de compra”.
Observa:
✨ Recomendaciones
- Para prevenir descuadres en tu contabilidad, asegurate de que los registros sean precisos y completos, la precisión de estos es clave para obtener un reporte claro del movimiento de tus cuentas a lo largo del tiempo.
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Para este caso se va a realizar el seguimiento de la cuenta de maquinaria que hace parte de la propiedad planta y equipo de la librería Ejemplar.
El reporte de “Movimientos por cuenta contable” te permite revisar el saldo de la cuenta, identificar cada pago, deducción o ajuste aplicado sobre esta y así entender la razón detrás de cada movimiento.
❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección “Reportes” en el menú de Alegra.
Observa:
3. Registra la depreciación de la maquinaria
Tras el primer mes en ejecución, la librería Ejemplar hace el registro de la depreciación de la máquina a través de un “Comprobante contable”.
Los comprobantes contables son útiles para realizar traslados de saldos entre cuentas, ajustes contables o para realizar causaciones que no alteren tu caja o bancos, por ejemplo, depreciaciones, deterioro, provisiones o gastos por nómina correspondientes a días trabajados que no han sido pagados aún.
❇️ Puedes crear tus comprobantes contables desde el menú de “Contabilidad” > “Comprobantes contables” > “Nuevo comprobante contable”.
Observa:
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Continuando el seguimiento de la cuenta de maquinaria, así se encuentra ahora:
❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección “Reportes” en el menú de Alegra.
4. Registra el mantenimiento la maquinaria
Para mejorar la eficiencia operativa y prolongar la vida útil del activo, se adiciona un componente electrónico que aumentará el valor del activo y, por lo tanto, se capitalizará como parte de su costo, a continuación se presentan los datos:
| Revisión técnica (gasto) | $ | 500.000 |
| Componente electrónico (capitalización) | $ | 3.800.000 |
❇️ Puedes agregar los pagos de tu empresa desde el menú de “Gastos” > “Pagos” > “Nuevo pago”.
Observa el registro contable:
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Así permanece la cuenta de maquinaria:
❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección “Reportes” en el menú de Alegra.
5. Registra el deterioro de la maquinaria
Por falta de capacitación, se estuvo dando un mal uso a la maquinaria, lo que ocasionó una deformación en la cobertura de una de sus partes, la cual se contabilizó de la siguiente manera.
❇️ Puedes crear tus comprobantes contables desde el menú de “Contabilidad” > “Comprobantes contables” > “Nuevo comprobante contable”.
Observa:
A. Detalla el movimiento de la cuenta contable
Podrás ver el desarrollo de la cuenta de maquinaria a continuación:
❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección “Reportes” en el menú de Alegra.
6. Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables
Hacer seguimiento a los movimientos de las cuentas contables es una práctica esencial para cualquier empresa que quiera mejorar su gestión financiera y tomar mejores decisiones. A continuación se mencionan algunas ventajas:
- Mejorar el control financiero: permite conocer en detalle los ingresos y gastos, así como el saldo de la cuenta a lo largo del período. Esto ayuda a tener un mejor control de la situación financiera de la empresa y a detectar posibles problemas o desviaciones.
- Tomar mejores decisiones: puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro, a mejorar la eficiencia de los procesos o a desarrollar nuevos productos o servicios.
- Cumplir con las obligaciones fiscales: en muchos casos, las empresas están obligadas a presentar informes financieros a las autoridades fiscales. El seguimiento de los movimientos de las cuentas contables facilita la preparación de estos informes y ayuda a evitar posibles sanciones.
- Proteger los intereses de la empresa: la información obtenida puede utilizarse para demostrar que la empresa ha cumplido con sus obligaciones contractuales o que no ha cometido ningún fraude.
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