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Caso práctico 4: conoce el movimiento de tus cuentas contables en Alegra - México

Cuando se trata de llevar la contabilidad al día y organizada, es fundamental comprender cómo revisar el movimiento detallado de las cuentas. En Alegra, esta tarea se vuelve sencilla y eficiente, realiza tus registros asignando las cuentas correspondientes y haz el seguimiento de los movimientos en tiempo real a través de los reportes inteligentes.

Ejercicio: “La librería Ejemplar realiza la compra de una maquina para imprimir las portadas de sus libros. Debe registrar en su contabilidad la compra del equipo y otros factores a lo largo del periodo contable, como el mantenimiento periódico, la depreciación y algún imprevisto no contemplado".

Avanzaremos en el caso, resaltando la importancia de comprender cada movimiento y su impacto en la contabilidad.

👉 Índice:

  1. Recopila la información para realizar los registros contables.
  2. Registra la compra de la maquinaria.
    2.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable.
  3. Registra la depreciación de la maquinaria.
    3.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable.
  4. Registra el mantenimiento la maquinaria.
    4.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable.
  5. Registra el deterioro de la maquinaria.
    5.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable.
  6. Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables.

1. Recopila la información para realizar los registros contables

A continuación se presentan los datos a tener en cuenta para realizar los registros contables:

Máquina Impresora
Valor de compra $ 73.000
Depreciación mensual $ 1.200
Mantenimiento semestral $ 2.000
Deformación por mal uso $ 4.050
 

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2. Registra la compra de la maquinaria

El primer paso es registrar el valor de la maquinaria a través de una "Factura de proveedor", recuerda que su contabilización se genera de forma automática una vez guardas la factura.

❇️ Para registrar tus facturas, dirígete por el menú de "Gastos> "Facturas de proveedores" y haz clic en "Nueva factura de compra".

Observa:

Caso práctico 4 MEX - 2

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📝 Recomendaciones

  • Para prevenir descuadres en tu contabilidad, asegurate de que los registros sean precisos y completos, la precisión de estos es clave para obtener un reporte claro del movimiento de tus cuentas a lo largo del tiempo.

2.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable

Para este caso se va a realizar el seguimiento de la cuenta de maquinaria que hace parte de la propiedad planta y equipo de la librería Ejemplar.

El reporte "Auxiliar" te permite revisar el saldo de la cuenta, identificar cada pago, deducción o ajuste aplicado sobre esta y así entender la razón detrás de cada movimiento.

❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección "Reportes" en el menú de Alegra.

Observa:

Caso práctico 4 MEX - 2.1

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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3. Registra la depreciación de la maquinaria

Tras el primer mes en ejecución, la librería Ejemplar hace el registro de la depreciación de la máquina a través de una "Póliza de ajuste contable".

Las pólizas de ajustes contables son útiles para realizar traslados de saldos entre cuentas, ajustes contables o para realizar causaciones que no alteren tu caja o bancos, por ejemplo, depreciaciones, deterioro, provisiones o gastos por nómina correspondientes a días trabajados que no han sido pagados aún.

❇️ Puedes crear tus comprobantes contables desde el menú de "Contabilidad> "Pólizas de ajustes contables> "Nueva póliza de ajuste contable".

Observa:

Caso práctico 4 MEX - 3

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

3.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable

Continuando el seguimiento de la cuenta de maquinaria, así se encuentra luego de la depreciación:

Caso práctico 4 MEX - 3.1

❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección "Reportes" en el menú de Alegra.

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4. Registra el mantenimiento la maquinaria

Para mejorar la eficiencia operativa y prolongar la vida útil del activo, se adiciona un componente electrónico que aumentará el valor del activo y, por lo tanto, se capitalizará como parte de su costo, a continuación se presentan los datos:

Mantenimiento semestral
Revisión técnica (gasto) $ 2.000
Componente electrónico (capitalización) $ 16.000
 

❇️ Puedes agregar los pagos de tu empresa desde el menú de "Gastos> "Pagos> "Nuevo pago".

Observa el registro contable:

Caso práctico 4 MEX - 4

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

4.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable

Así permanece la cuenta de maquinaria:

Caso práctico 4 MEX - 4.1

❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección "Reportes" en el menú de Alegra.

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5. Registra el deterioro de la maquinaria

Por falta de capacitación, se estuvo dando un mal uso a la maquinaria, lo que ocasionó una deformación en la cobertura de una de sus partes, la cual se contabilizó de la siguiente manera.

❇️ Puedes crear tus comprobantes contables desde el menú de "Contabilidad> "Pólizas de ajustes contables> "Nueva póliza de ajuste contable".

Observa:

Caso práctico 4 MEX - 5

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

5.1. Detalla el movimiento de la cuenta contable

Podrás ver el desarrollo de la cuenta de maquinaria a continuación:

Caso práctico 4 MEX - 5.1

❇️ Para comprender mejor la salud financiera de tu empresa, podrás generar este y otros reportes útiles en la sección "Reportes" en el menú de Alegra.

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6. Beneficios de hacer seguimiento a tus cuentas contables

Hacer seguimiento a los movimientos de las cuentas contables es una práctica esencial para cualquier empresa que quiera mejorar su gestión financiera y tomar mejores decisiones. A continuación se mencionan algunas ventajas:

  • Mejorar el control financiero: permite conocer en detalle los ingresos y gastos, así como el saldo de la cuenta a lo largo del período. Esto ayuda a tener un mejor control de la situación financiera de la empresa y a detectar posibles problemas o desviaciones.
  • Tomar mejores decisiones: puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro, a mejorar la eficiencia de los procesos o a desarrollar nuevos productos o servicios.
  • Cumplir con las obligaciones fiscales: en muchos casos, las empresas están obligadas a presentar informes financieros a las autoridades fiscales. El seguimiento de los movimientos de las cuentas contables facilita la preparación de estos informes y ayuda a evitar posibles sanciones.
  • Proteger los intereses de la empresa: la información obtenida puede utilizarse para demostrar que la empresa ha cumplido con sus obligaciones contractuales o que no ha cometido ningún fraude.

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