El catálogo de cuentas es una herramienta fundamental en el ámbito contable, ya que permite reflejar correctamente la información financiera, la cual guía la toma de decisiones y generar un registro organizado de las transacciones de tu negocio, este recurso crucial asegura un registro estructurado y eficaz de todas las transacciones financieras. Una vez que hayas personalizado tu catálogo de cuentas, la siguiente fase consiste en la configuración precisa de las cuentas contables. Esto garantiza que la información presentada en los diversos reportes sea relevante y fiable, lo que reviste una importancia vital para los contadores y su labor en la toma de decisiones financieras.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar necesita tomar de decisiones de acuerdo a unas cuentas por cobrar que tiene hace algunos meses, para ello primero debe configurar su catálogo de cuentas y luego generar su Estado de situación financiera. Con esta información podrás evaluar cuáles son las cuentas por cobrar y su origen (comerciales, administrativas, entre otras)”.
👉 Pasos a seguir:
- Tipos de cuenta.
- Asignarle el Tipo de cuenta correspondiente a las cuentas contables.
- Activar el campo correspondiente para ver el detalle de los movimientos por terceros.
- Visualiza cómo la configuración del catálogo afecta los diferentes reportes.
- Beneficios que tiene configurar las cuentas contables del catálogo de cuentas.
Una vez que hayas completado la personalización de tu catálogo de cuentas en Alegra, lo cual implica la creación de nuevas cuentas, la edición de las cuentas existentes, la asignación de códigos correspondientes para lograr una contabilidad organizada y a su vez del comportamiento automático, llega el momento de llevar a cabo la configuración completa del catálogo. Los contadores encuentran en esta etapa un proceso crítico para garantizar la precisión y eficiencia en la generación de informes financieros y la toma de decisiones estratégicas.
🔎 Conoce el 1.º Caso práctico: personalizar el catálogo de cuentas para llevar tu contabilidad organizada.
Paso 1 - Tipos de cuenta
Al momento de editar las cuentas contables para asignarle un “Tipo de cuenta” específico podrás visualizar dos opciones, las cuales son:
- Cuenta de movimiento: al seleccionar esta opción, la cuenta contable está habilitada para que puedas seleccionarla en cualquier documento o transacción, de esta forma podrás ver el saldo específico en su “Movimiento de cuenta contable”. Para seguir con el ejemplo inicial, vas a visualizar el comportamiento de la cuenta “Cuentas por cobrar clientes” siendo esta una Cuenta de movimiento.
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- Cuenta mayor: una vez selecciones esta opción, la cuenta contable no podrá ser asociada a ningún documento o transacción, de esta forma se alimentará de los movimientos de sus subcuentas, es decir, las cuentas contables con este tipo de cuenta no tendrá información detallada en su “Movimiento de cuenta contable”. Para seguir con el ejemplo inicial, vas a visualizar el comportamiento de la cuenta “Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar” siendo esta una Cuenta mayor.
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Paso 2 - Asignarle el Tipo de cuenta correspondiente a las cuentas contables
Ahora que ya se conocen las dos diferentes opciones, debes validar en tu catálogo de cuentas a que cuentas contables deseas modificarle el Tipo de cuentas asignado. Para ello debes hacer clic en el menú de “Contabilidad” > “Catálogo de cuentas” > Ubica la cuenta contable > “Editar” > Selecciona el Tipo de cuenta correspondiente > “Guardar”.
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Paso 3 - Activar el campo correspondiente para ver el detalle de los movimientos por terceros
Una vez le asignes el tipo de cuenta correspondiente, es necesario que verifiques si deseas activar el campo correspondiente a “Ver saldo de cuenta por terceros”, este campo permite ver el detalle de las cuentas contables por cada contacto en el reporte de Balance de comprobación por tercero. Para ello debes hacer clic en el menú de “Contabilidad” > “Catálogo de cuentas” > Ubica la cuenta contable > “Editar” > Activa el campo “Ver saldo de cuenta por terceros” > “Guardar”.
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4. Visualiza cómo la configuración del catálogo afecta los diferentes reportes
Es importante aclarar que la información que se observa en los diferentes reportes varía de acuerdo a la configuración del catálogo de cuentas que se genere, es decir, si configuraste alguna cuenta contable con el Tipo de cuenta “Cuenta mayor” podrás visualizar como en el Estado de situación financiera solo va a sumar el saldo de sus subcuentas. Para el ejemplo que llevamos se puede visualizar como la cuenta contable “Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar” solo suma los valores de su subcuenta.
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Por otro lado, si la cuenta contable fue configurada con el Tipo de cuenta “Cuenta de movimientos” podrás visualizar el saldo correspondiente a las transacciones que se hayan generado con esa cuenta en específico. Para el ejemplo que llevamos se puede visualizar como la cuenta contable “Cuentas por cobrar clientes” se puede seleccionar en las diferentes transacciones y el total de las mismas será el valor reflejado en los diferentes reportes.
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Ahora, si activas el campo de “Ver saldo de cuenta por terceros” en tus cuentas contables, podrás visualizar así el detalle de las transacciones por tercero en el Balance de prueba por tercero.
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5. Beneficios que tiene configurar las cuentas contables del catálogo de cuentas
- La gestión precisa de cuentas contables de tipo Movimiento es fundamental para registrar las transacciones diarias de manera efectiva. Este control detallado permite obtener reportes exhaustivos sobre los movimientos de cada cuenta y sus respectivos terceros. Estos informes detallados facilitan la toma de decisiones estratégicas en cada área específica.
- Una correcta configuración y organización de las cuentas contables de acuerdo con la contabilidad empresarial, garantiza la generación de reportes más claros y específicos. Esto mejora significativamente la comprensión de la información proporcionada, permitiendo a los contadores tomar decisiones más informadas y acertadas.
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