Las transacciones en moneda extranjera, especialmente en USD, plantean retos contables debido a las fluctuaciones en las tasas de cambio entre la fecha de la transacción y la de cobro o pago de la misma. Estos cambios pueden ocasionar ganancias o pérdidas por diferencias cambiarias.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende mercancía a su cliente Alejandro Gómez, crea una factura de venta con una tasa de cambio pactada correspondiente a 1 USD = $60 pesos, al momento de registrar el pago de la factura, la tasa de cambio para el día de pago es de 1 USD = $55”.
En este artículo te explicaremos como en Alegra abordaremos el tratamiento contable de estas variaciones en las transacciones de moneda extranjera y cómo se reflejan en los estados financieros de una empresa.
👉 Pasos a seguir:
- Registra la compra o venta de la mercancía.
- Registra el pago de la mercancía y genera un ajuste por diferencia en tipo de cambio.
- Visualizar entradas de diario de la ganancia o perdida por diferencia en cambio.
- Visualiza las transacciones en el estado de resultados.
- Beneficios que tiene realizar los ajustes por tipo de cambio.
Paso 1 - Registra la compra o venta de la mercancía
Lo primero que debes hacer en tu cuenta de Alegra es crear la correspondiente factura de compra o de venta agregando la información de la moneda y la tasa de cambio.
Para seguir con el ejemplo anterior dirígete al menú de “Ingresos” > Opción “Facturas de venta” > “+ Nueva factura de venta” > Opción “Moneda” > Selecciona la correspondiente y agrega o edita la tasa de cambio > Completa el formulario con la información correspondiente > Guardar.
Observa:
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⚡ Debes tener en cuenta que la información de la factura se reflejará en la moneda que hayas seleccionado previamente. Por ejemplo, si has elegido USD como moneda, los precios de los productos deben estar expresados en esa misma moneda.
Paso 2 - Registra el pago de la mercancía y genera un ajuste por diferencia en tipo de cambio
Después de generar la factura de venta y recibir el pago del cliente, es fundamental agregar la entrada de diario de ingreso en tus registros. Dentro de este registro, tendrás la opción de ajustar la tasa de cambio que fue utilizada en la factura original. Una vez que hayas generado el recibo de caja, podrás visualizar el correspondiente asiento contable donde se registrará la ganancia o pérdida por la diferencia en la tasa de cambio.
Para seguir con el ejemplo inicial debes ingresar al menú de “Ingresos” > Opción “Facturas de venta” > Ubica la factura generada y haz clic en “Ver detalle” > “Agregar pago” > En el campo “Tasa” modifica la tasa de cambio > Completa el formulario con la información correspondiente > Guardar.
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⚡ Recuerda que la diferencia en cambio aplica cuando la factura de venta es a crédito y el pago se realiza en una fecha diferente a la fecha de generación de la factura.
Paso 3 - Visualizar entrada de diario de la ganancia o perdida por diferencia en cambio
Una vez que hayas generado la entrada de diario de ingreso o egreso, podrás acceder al correspondiente asiento contable donde se reflejará la ganancia o pérdida asociada.
Para revisar el asiento debes ingresar al menú de “Ingresos” > Opción “Facturas de venta” > Ubica la factura generada y haz clic en “Ver detalle” > Ubica la sección “Pagos recibidos” y haz clic en la Fecha > Ubica la sección “Contabilidad” y haz clic en “Mostrar detalle”.
Observa:
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📢 Importante:
- Los registros de ajuste en tipo de cambio se envían a una cuenta contable dependiendo de la antigüedad de la cuenta, si la cuenta de Alegra fue creada antes del 17 de mayo del 2023 el registro se llevará a la cuenta del “Gasto” denominada “Ajustes por aproximaciones en cálculo”, aumentando la cuenta “Débito” cuando hay pérdidas por diferencia de cambio y disminuyendo la cuenta “Crédito” cuando hay ganancias.
Observa:
Si deseas cambiar la cuenta contable en donde se van a llevar los ajustes por diferencia en cambio, haz clic en el menú de “Configuración” y en el recuadro de “Contabilidad” selecciona la opción “Configuraciones contables”, allí ubica el campo de “Ajustes por aproximaciones en cálculo” y selecciona la cuenta.
Observa:
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- Si la cuenta de Alegra fue creada a partir del 17 de Mayo del 2023 el registro se llevará a la cuenta contable “Ganancia por diferencia en cambio” que se encuentra como subcuenta de “Otros ingresos” o a la cuenta contable “Pérdida por diferencia en cambio” que se encuentra como subcuenta de “Otros gastos”.
Observa:
4. Visualiza las transacciones en el estado de resultados
Podrás visualizar los movimientos generados por la diferencia en cambio en el estado de resultados ingresando al menú de “Reportes” > Ubica la sección “Reportes contables” > “Estado de resultados”.
Observa:
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Si deseas visualizar el detalle de las transacciones por diferencia en cambio puedes generar el reporte de “Movimiento por cuenta contable”.
5. Beneficios que tiene realizar los ajustes por tipo de cambio
- Gestión Eficaz: proporciona información clara y precisa para el registro y ajuste de tasas de cambio, mejorando la precisión en la contabilidad de transacciones en moneda extranjera.
- Información Estratégica: explicación detallada sobre la visualización de la entrada de diario y movimientos en estados financieros, brindando una comprensión profunda para tomar decisiones informadas.
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