Caso práctico 3: ¿Cómo contabilizar la constitución de tu empresa en Alegra?

Con Alegra puedes registrar la constitución formal de tu empresa desde el primer día. En este caso práctico te mostramos cómo realizar el primer registro contable utilizando la estructura de patrimonio del catálogo de cuentas, y cómo esta información se refleja en el estado de situación financiera.

👉 Índice

1. 📋 ¿Cómo recopilar la información para el registro contable?
2. 📝 ¿Cómo registrar los saldos iniciales?
3. 🏦 ¿Cómo registrar el capital pagado en bancos?
4. 💰 ¿Cómo registrar los abonos a capital suscrito?
5. 🎯 Beneficios de contabilizar la constitución de tu empresa

📋 ¿Cómo recopilar la información para el registro contable?

El primer paso es identificar la estructura patrimonial definida en la constitución formal de tu empresa. Debes tener claros estos tres conceptos:

Ejemplo: Juan Pérez constituye la empresa Ejemplar Tech con la siguiente estructura:

En este caso, quedan $7.000.000 pendientes de pago. El hermano de Juan, Camilo, se comprometió a aportar este valor en el transcurso de un mes.

📝 ¿Cómo registrar los saldos iniciales?

Una vez definida la estructura patrimonial de la empresa, Juan procede con el registro de los saldos iniciales en Alegra. Observa:

💡 AlegraTip: Antes de crear los saldos iniciales, personaliza tu catálogo de cuentas. Consulta el Caso práctico 1 para aprender más.

📝 Recomendaciones

• Las cuentas tipo Bancos (con saldos iniciales) y los Inventarios (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos. Registrarlos desde los saldos iniciales puede duplicar tu información.
• En la sección de Patrimonio podrás ajustar estos valores en los campos Ajustes por saldos iniciales en Bancos y Ajustes por saldos iniciales en Inventario.
• El sistema acumula los saldos de manera jerarquizada: los saldos de las auxiliares y subcuentas se totalizan hasta llegar al total de la cuenta mayor.
• Presta especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a cómo suman o restan en los estados financieros.

Alternativa: Comprobante contable manual

Cuando registras los saldos iniciales, Alegra genera el asiento contable de forma automática. Sin embargo, también puedes hacer el registro de forma manual mediante un Nuevo comprobante contable desde el menú Contabilidad > Comprobantes contables.

💡 AlegraTip: Puedes importar tus comprobantes contables desde un archivo Excel para ahorrar tiempo. También puedes crear tipos de comprobantes y sus numeraciones para categorizarlos fácilmente.

🏦 ¿Cómo registrar el capital pagado en bancos?

De los $17.000.000 de capital suscrito, Juan pagó $10.000.000, los cuales serán registrados a continuación. Observa:

Una vez creados los bancos, podrás revisar el registro contable desde el detalle del banco.

Genera el estado de situación financiera

Con el capital pagado y registrado, la empresa ya cuenta con los recursos para iniciar operaciones. En cualquier momento puedes generar los distintos reportes de Alegra para evaluar en tiempo real el comportamiento de tu empresa.

Dirígete al menú Reportes y selecciona el Estado de situación financiera para analizar el patrimonio.

💰 ¿Cómo registrar los abonos a capital suscrito?

El socio Camilo, hermano de Juan, realizó el aporte de los $7.000.000 que estaban pendientes de pago, el registro se realizó de la siguiente manera. Observa:

Una vez creado el abono, podrás revisar el registro contable desde el detalle del mismo.

💡 AlegraTip: Cuando creas tus contactos, puedes elegir las cuentas contables para la generación del registro de la transacción. De forma predeterminada encontrarás cuentas para clientes o proveedores, pero puedes seleccionar otras cuentas, por ejemplo, para socios.

Genera el estado de situación financiera

Revisa nuevamente el Estado de situación financiera desde el menú Reportes para analizar cómo cambió el patrimonio con el nuevo aporte del socio.

🎯 Beneficios de contabilizar la constitución de tu empresa

Contabilizar la constitución e ingresar los saldos iniciales es esencial para cumplir las normas contables, contar con una base de datos confiable y mejorar la gestión financiera:

1. Cumplimiento de normas contables: al registrar la constitución estás cumpliendo con una obligación legal y financiera.

2. Base de datos confiable: el ingreso de los saldos iniciales facilita el seguimiento de las transacciones económicas, la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones fiscales.

3. Menos errores y fraudes: el registro oportuno de las transacciones reduce riesgos.

4. Mejor gestión financiera: permite conocer la situación financiera inicial para evaluar el rendimiento y tomar decisiones de inversión y financiación.

5. Cumplimiento fiscal: facilita la preparación de informes financieros para las autoridades fiscales y ayuda a evitar sanciones.

¿Aún no tienes cuenta en Alegra?