Para una empresa recién constituida, llevar un registro contable adecuado desde el principio es esencial. En este artículo, vamos a explorar cómo una empresa puede realizar su primer registro contable en Alegra (utilizando la estructura de capital del catálogo de cuentas) y cómo esta información se verá reflejada en el estado de situación financiera. Se abordará la importancia de las transacciones relacionadas con la autorización, suscripción y pago del capital de la sociedad, estas transacciones son cruciales y deben reflejarse correctamente el día de la constitución formal de la empresa.
Ejercicio: “Juan Pérez decide dar el primer paso para materializar su sueño de emprender, va a constituir la empresa Ejemplar Tech y necesita llevar a cabo su primer registro contable. Debe registrar en su contabilidad la autorización, suscripción y pago del capital de su nueva sociedad".
👉 Índice:
- Recopila la información para realizar el registro contable.
- Registra los saldos iniciales.
2.1. Alternativa a los saldos iniciales. - Registra el capital pagado en el módulo de "Bancos".
3.1. Genera el estado de situación financiera. - Registra los abonos a capital suscrito.
4.1. Genera el estado de situación financiera. - Beneficios de contabilizar la constitución y realizar los saldos iniciales de tu empresa.
1. Recopila la información para realizar el registro contable
El primer paso es reflejar la constitución formal de la empresa en los registros contables. Observa a continuación el capital que Juan Pérez definió para ello:
| Capital Autorizado | $ | 130.000 |
| Capital suscrito | $ | 100.000 |
| Capital pagado | $ | 60.000 |
Nótese que aún quedan $40.000 pendientes de pago, pues el hermano de Juan, Camilo, se animó a ser socio de la compañía y se comprometió a realizar el pago de este valor en el transcurso de un mes.
🤓 ¡Recuerda!
Capital Autorizado: es la cantidad máxima de capital que una empresa puede emitir y vender en acciones de acuerdo con sus estatutos o documentos legales.
Capital suscrito: representa la cantidad de acciones o participaciones de una empresa que han sido comprometidas y adquiridas por los accionistas o socios.
Capital pagado: es la porción del capital suscrito que los accionistas o socios han aportado efectivamente en forma de dinero u otros activos a la empresa.
2. Registra los saldos iniciales
Una vez definida la estructura de capital de la empresa, Juan procede con el registro de los saldos iniciales en Alegra.
✏️ Alegra tip: antes crear los saldos iniciales, es importante que personalices tu catálogo de cuentas, visita el caso práctico 1 para aprender más.
Observa:
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Tu puedes crear los saldos iniciales de tu empresa desde el menú de “Contabilidad” > “Catálogo de cuentas” haciendo clic en el botón de "Saldos iniciales".
📝 Recomendaciones
- Las cuentas tipo "Bancos" (que posean saldos iniciales) y los "Productos de venta" (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos, puesto que al registrarlos desde los saldos iniciales pueden duplicar tu información. En la sección de "Ajustes por saldos iniciales" podrás ajustar estos valores en los campos de "Ajustes iniciales en Bancos" y "Ajustes iniciales en Inventario".
- El sistema acumula los saldos de manera jerarquizada, es decir, los saldos de las auxiliares y subcuentas se van totalizando hasta llegar al total de la cuenta mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, presta especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de resultados y de balance.
2.1. Alternativa a los saldos iniciales
Cuando registras los saldos iniciales, Alegra genera el asiento contable de forma automática, sin embargo, podrías hacer el registro de la constitución de tu empresa de forma manual mediante una "Nueva póliza de ajuste contable". Encontrarás todas tus "Pólizas de ajustes contables" en el menú de "Contabilidad".
✔️ Bonus
- ¿Sabías que puedes importar tus pólizas de ajustes contables? Con esta funcionalidad ahorrarás tiempo en la elaboración de estos documentos de forma manual, solo hace falta que cargues la plantilla con la información desde un archivo Excel.
- Si lo requieres, también puedes crear tipos de pólizas contables y sus numeraciones en Alegra para categorizar tus comprobantes y asignarles un distintivo que te permita identificarlos fácilmente.
3. Registra el capital pagado en bancos
De los $100.000 de capital suscrito, Juan pagó $60.000 los cuales serán registrados a continuación.
Observa:
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Puedes crear las cuentas tipo "Banco nacional", "Efectivo" o "Tarjeta de crédito" desde el menú de “Bancos” haciendo clic en el botón de "Agregar banco".
3.1. Genera el estado de situación financiera
Con el capital pagado y registrado, la empresa Ejemplar Tech ya cuenta con los recursos para dar inicio a sus operaciones y actividades. En cualquier momento Juan podrá generar los distintos reportes de Alegra para evaluar en tiempo real el comportamiento de su empresa, por el momento va a revisar el "Estado de situación financiera" para analizar su capital.
Observa:
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Puedes examinar tus reportes desde el menú de “Reportes” haciendo clic en cualquiera de las opciones disponibles.
4. Registra los abonos a capital suscrito
El socio Camilo, hermano de Juan, realizó el aporte de los $40.000 que estaban pendientes de pago, el registro se realizó de la siguiente manera.
Observa:
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Puedes registrar los abonos de tus clientes o socios desde el menú de “Ingresos” > "Pagos recibidos" haciendo clic en el botón de "Nuevo ingreso".
✏️ Alegra tip: cuando creas tus contactos, puedes elegir las cuentas contables para la generación del registro de la transacción. De forma predeterminada encontrarás las cuentas para clientes o proveedores, pero tu puedes seleccionar otras cuentas, por ejemplo, para socios. Aprende cómo asignarle usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables en Alegra.
4.1. Genera el estado de situación financiera
Una vez más, Juan va a revisar el "Estado de situación financiera" para analizar cómo cambió el capital con el nuevo aporte del socio.
Observa:
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Puedes examinar tus reportes desde el menú de “Reportes” haciendo clic en cualquiera de las opciones disponibles.
5. Beneficios de contabilizar la constitución y realizar los saldos iniciales de tu empresa
Contabilizar la constitución de la empresa e ingresar los saldos iniciales es esencial para cumplir las normas contables, contar con una base de datos confiable y mejorar la gestión financiera. A continuación se mencionan algunas ventajas:
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Dar cumplimiento a las normas contables: al contabilizar la constitución de la empresa y el ingreso de los saldos iniciales estás cumpliendo con una obligación legal y financiera.
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Contar con una base de datos confiable: el ingreso de los saldos iniciales proporciona una base confiable para el seguimiento de las transacciones económicas de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
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Evitar errores y fraudes: el registro oportuno de las transacciones económicas y el ingreso de los saldos iniciales reduce el riesgo de errores y fraudes.
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Mejorar la gestión financiera: permite conocer la situación financiera inicial de la empresa. Esto facilita la evaluación del rendimiento financiero de la empresa y la toma de decisiones de inversión y financiación.
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Cumplir con las obligaciones fiscales: las empresas están obligadas a presentar informes financieros a las autoridades fiscales. El ingreso de los saldos iniciales facilita la preparación de estos informes y ayuda a evitar posibles sanciones.
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