Alegra cuenta con un catálogo de Cuentas Contables que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 6 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos.
Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a terceros, Préstamos, entre otras; por eso Alegra te permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas para generar reportes inteligentes según las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.
Cuenta regla: significa que son cuentas usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones, estas cuentas te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento.
¿Qué operación quieres realizar?
- Crear una nueva cuenta contable.
- Editar y agregar los códigos contables a tus cuentas.
- Cambiar el orden de mis cuentas contables.
- Exportar a Excel tu plan de cuentas.
1. Crea nuevas cuentas contables:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
3. Ubica la cuenta bajo la cual vas a crear nuevas cuentas y haz clic en los 3 puntos ubicados a mano derecha de la pantalla, selecciona la opción "Agregar sub-cuenta".
4. Completa el formulario con la información solicitada:
- Nombre. (Requerido)
- Código contable. (Opcional)
- Descripción de la cuenta. (Opcional)
5. Por último, haz clic en el botón "Crear cuenta".
Observa: 
Al crear o editar una cuenta contable se mostrará en el formulario el nombre de la cuenta madre de la cuenta que estés editando o creando y su naturaleza.
2. Edita y agrega los códigos contables a tus cuentas.
En Alegra tienes total autonomía para codificar tu catálogo de cuentas contables como lo prefieras.
Codifica tus cuentas contables siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
3. Haz clic en los 3 puntos ubicado al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Editar", podrás realizar los siguientes cambios:
- Agregar el código contable a tus cuentas.
- Cambiar el nombre de la cuenta.
- Añadir una descripción de la cuenta
4. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
Nota: podrás seleccionar otra cuenta sin necesidad de salir del recuadro en caso de que hayas selecciona la cuenta incorrecta, para que el sistema conserve los cambios realizados debes guardar uno a uno los cambios de cada cuenta contable.
Los botones de acción de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil:
- Ver detalle: muestra los movimientos contables, facturas de venta, facturas de compra o notas asociadas de dicha cuenta. Puedes elegir un período de tiempo en que quieres hacer la consulta y exportar la información a Excel.
- Agregar sub-cuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
- Editar cuenta: puedes cambiarle el nombre y agregar una descripción a las cuentas que lo permitan.
- Activar o Desactivar cuenta: esta funcionalidad te permite bloquear el uso de una cuenta para que no sea utilizada en las proximas transacciones a realizar, las cuentas reglas no se podrán desactivar.
- Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.
3. Cambia el orden de tus cuentas contables
En Alegra puedes cambiar de lugar las cuentas contables que contiene cada cuenta principal (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos) del PUC para darle el orden que prefieras dentro de la misma jerarquía o convertirlas en subcuenta de otra cuenta contable.
Esto puedes hacerlo de dos formas:
1. Sigue estos pasos para mover tus cuentas y ordenarlas de forma manual:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
3. Ubica la cuenta que deseas ordenar, haz clic sostenido sobre ella y arrastra el cursor del mouse hasta donde quieras moverla.
4. Por último haz clic en el botón "Si" para confirmar la acción.
Observa: 
2. Sigue estos pasos para mover tus cuentas y ordenarlas de forma automática según su código contable:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
3. Selecciona el botón "Orden por código"
4. Lee la advertencia y si estas de acuerdo haz clic en le botón "Ordenar"
Observa: 
Ten en cuenta que:
1. Si ordenas tus cuentas por código contable y quieres volver a ordenarlas como las tenías puedes hacerlo de dos formas:
-
- De forma manual: selecciona la cuenta y haz clic sostenido para moverla a donde quieres.
- De forma automática: edita los códigos contables para darle el orden que deseas y luego haz clic en el botón "Ordenar por código".
2. Las cuentas contables que no tienen código se ubicarán de últimas en cada cuenta madre.
3. El orden que le des a tu plan de cuentas será el mismo con el que se emitan tus reportes contables.
Importante: también puedes personalizar las cuentas contables asociadas a:
4. En Alegra puedes exportar a un archivo de excel tu catálogo de cuentas
Para exportar tu catálogo de cuentas solo debes seguir los siguientes pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
3. Selecciona la opción "Más acciones", haz clic en el botón "Exportar a Excel", automáticamente se descargara a tu computador un archivo de excel con tu catálogo de cuentas.
Observa:
Opciones rápidas:
1. Expandir o contraer tabla: está opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.
2. Selección múltiple: está opción te permite seleccionar uno o varios elementos, grupos o varias cuentas, al realizarlo todas las cuentas quedarán seleccionadas de forma automatica, con esta función podrás exportar a Excel todas las cuentas creadas. Los botones de desactivar y eliminar solo se activarán al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres estos botones permaneceran desactivados.
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