A través del Conciliador fiscal puedes conectar tu cuenta de Alegra con la DIAN para importar la información de tus documentos electrónicos. Con esta herramienta podrás visualizar la información relacionada con las compras, ventas y hallar diferencias entre la DIAN y tu contabilidad, simplificando el proceso de conciliación y asegurándote la correcta presentación de tus obligaciones.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar realizaba sus conciliaciones fiscales en un archivo de excel, lo cual le tomaba bastante tiempo y esfuerzo. Ahora utiliza el Conciliador fiscal de Alegra para agilizar y realizar el proceso de manera sencilla.
👉 Índice:
- ¿Qué es y para qué sirve el Conciliador fiscal?
- ¿Cómo importar los datos?
- Gestiona tus conciliaciones fiscales.
- ¿Cómo realizar una conciliación fiscal?
1. ¿Qué es y para qué sirve el Conciliador fiscal?
El Conciliador fiscal te permite obtener el panorama completo de tus transacciones comerciales reportadas ante la DIAN en un periodo específico para que puedan ser comparadas con los registros contables de tu cuenta. Además, ofrece la posibilidad de conocer el detalle de cada registro, facilitando de esta manera, su conciliación y análisis.
Entre los beneficios y ventajas de la herramienta se destacan:
- Centralizar la información de ambas bases de datos (Alegra y DIAN) en un solo lugar.
- Evitar tener que realizar conciliaciones manuales en archivos de Excel.
- Identificar qué impuestos se encuentran registrados en la DIAN.
- Identificar las devoluciones aplicadas en tus compras y ventas.
- Facilitar la gestión contable y fiscal de tu empresa.
- Permitir detectar incongruencias que puedan resultar en multas o sanciones.
2. ¿Cómo importar los datos?
Sigue estos pasos:
1. Desde el menú de "Contabilidad" selecciona la opción "Conciliador fiscal" y haz clic en "Importar información".
2. "Conecta tu usuario de la DIAN": en este paso tienes dos opciones:
✅ Token de acceso: copia y pega desde tu correo el token o link de acceso a la DIAN. Conoce cómo obtener el link de acceso.
✅ Subir el archivo: agrega el archivo que descargaste previamente de la DIAN. Conoce cómo descargar listados en la DIAN.
Luego, haz clic en "Continuar".
3. "Elige el periodo a conciliar": selecciona el periodo del que vas a traer tus ventas y compras desde la DIAN. Luego, haz clic en "Continuar".
📍 Nota: debes seleccionar el periodo si cargaste la información vía "Token de acceso"; si fue mediante "Subir archivo", se completa automáticamente.
4. "Sincroniza tu información": puedes esperar a que la importación se complete al 100% o "Continuar en segundo plano" si así lo prefieres.
📍 Nota: el tiempo de espera dependerá de la cantidad de información a importar.
5. "¡Información importada!": felicidades, los datos se importaron con éxito, haz clic en "Continuar".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
✍️ ¿Cómo obtener el link de acceso?
Desde el correo que recibiste de la DIAN, haz clic derecho en el botón "Ingrese aquí" y selecciona "Copiar dirección de enlace" (en windows) o "Copiar la dirección del vínculo (en mac). Este será el enlace que debes pegar en el campo "Token de acceso" en Alegra.
Observa:
📢 Importante: Fallo en la conexión de la DIAN
Si estando en el paso "Sincroniza tu información" notas que falla el proceso de conexión con la DIAN, puede ser por varias causas:
- El token que suministraste se venció (recuerda que tiene duración máxima de una hora).
- La página de la DIAN está caída o experimenta intermitencias.
Para solucionarlo, te recomendamos verificar que el servicio de la DIAN esté disponible, generar un nuevo token de acceso y "Reintentar la conexión". Si no logras continuar el proceso, comunícate con nuestro equipo de soporte para apoyarte.
3. Gestiona tus conciliaciones fiscales
Una vez importada la información, encontrarás el listado de conciliaciones, ordenadas por número, fecha desde, fecha hasta, total de documentos DIAN, valor por conciliar, estado en Alegra y el botón "Ver detalles" para cada una. También dispones de los botones "Crear conciliación" para realizar una nueva importación y "Filtrar" para realizar una búsqueda personalizada.
Cuando ingresas al detalle de un periodo importado, encontrarás el resumen de la información, los saldos de las ventas, de las compras y el valor total por conciliar.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Acciones
- Ir a conciliar: haz clic para llevar a cabo el proceso de conciliación.
- Comparar con Alegra: desactiva esta opción para visualizar únicamente los saldos importados de la DIAN.
- Ver detalles: encontrarás un reporte mucho más específico en donde podrás analizar los saldos de tus compras y ventas. Desde esta vista también puedes ir a "Conciliar" el periodo.
4. ¿Cómo realizar una conciliación fiscal?
Desde el panel del Conciliador fiscal sigue estos pasos:
1. Accede al resumen del periodo que vas a conciliar haciendo clic en el botón "Ver detalles".
2. Haz clic en "Ir a conciliar".
3. Concilia los registros de tus ventas y compras.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Acciones
- Posponer: guarda el avance de la conciliación para continuar más tarde.
- Actualizar: permite sincronizar los nuevos registros que estaban pendientes por ingresar en Alegra.
📢 Importante:
- Las partidas comparadas que no presentan diferencias o descuadres entre sí, son conciliadas de manera automática, solo serán visibles las partidas con incongruencias o que merezcan una revisión adicional para descartar errores.
- Los documentos resaltados en color rojo indican que no existe uno de los registros para aplicar la conciliación. Podrás crear la factura o verificar su estado de emisión ante la DIAN.
- Los documentos resaltados en color amarillo sugieren que existe una variación entre los datos de ambas partidas, por ejemplo, en el contacto, en el número del documento o en los montos totales con diferencias decimales.
📌 Nota: puedes decidir presentar la conciliación con estas diferencias, sin embargo, una vez que ejecutes la confirmación, este proceso es irreversible, toma las precauciones de manera oportuna. - Las conciliaciones de compras tienen un componente adicional denominado "Registros internos". A diferencia de las facturas de venta, puedes tener registros en tu contabilidad que no cuenten con una factura emitida electrónicamente a la DIAN. Podrás conciliar estos documentos mediante el botón "Registro interno". Además, te ayuda a identificar qué compras no cuentan con la respectiva factura de venta electrónica.
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