La cotización es un documento informativo en el que se detallan los precios de productos o servicios ofrecidos por una empresa. Incluye los datos del vendedor, del cliente y una descripción clara de los productos o servicios cotizados.
Este documento también puede establecer un período de validez para los precios ofrecidos, e incluir condiciones de la negociación, términos de financiación o descuentos especiales, como por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo departamento, por lo que utiliza Alegra para realizar rápidamente una cotización y enviarla por correo electrónico a su cliente”.
En Alegra puedes generar tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
📍 Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Crea tus cotizaciones en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Cotizaciones”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva cotización”.
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para generar el documento.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva cotización”
- Moneda: selecciona la moneda que deseas usar en la cotización.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes.
- Vendedor: asocia un vendedor a la cotización.
- Bodega: selecciona la bodega donde se encuentra el producto inventariable que agregarás al documento.
- Centro de costo: asocia la cotización a un centro de costo.
- Cliente: es a quien va dirigida la cotización.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la cotización. También puedes crear cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Fecha de Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la cotización.
Ítem/Productos - Buscar ítem: selecciona el producto existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a cotizar, el cual puedes modificar cuando realizas la cotización.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la cotización actual.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula de forma automática el valor del producto, menos el descuento por la cantidad.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
¿Qué puedes hacer después de crear una cotización?
Una vez creada la cotización, puedes realizar las siguientes acciones según tus necesidades:
-
Editar
-
Imprimir
-
Convertir venta: puedes convertir a Factura de venta o a Remisión. Observa:
-
Enviar por correo
-
Clonar
¿Cómo hacer seguimiento a tus cotizaciones?
Desde el listado de cotizaciones, puedes consultar el estado de cada una en la columna “Estado”, donde se indica si la cotización ya fue facturada o no. Esto te permite llevar un seguimiento efectivo y tomar decisiones oportunas.
Observa:
Si deseas volverte un experto utilizando Alegra, te recomendamos realizar el curso gratuito “Curso Introductorio de Alegra”, donde obtendrás un certificado al finalizar el mismo.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
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