Los saldos iniciales son los valores que reflejan la situación financiera de la empresa al inicio de un periodo contable. Estos saldos sirven como punto de partida para llevar un registro financiero preciso y realizar transacciones contables a lo largo del período.
Importar los saldos iniciales en Alegra es clave para establecer una base contable sólida y detallada, lo que facilita la elaboración de reportes y el análisis financiero de la empresa.
En este artículo aprenderás a importar los saldos iniciales de tus cuentas usando una plantilla de Excel. Si prefieres ingresar manualmente esta información, consulta el artículo Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables en Alegra.
👉 Índice
- ¿Cómo importar los saldos iniciales?
1.1. Panel de vista detallada.
1.2. Panel de resumen. - ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
- ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
1. ¿Cómo importar los saldos iniciales?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad. Selecciona Catálogo de cuentas y haz clic en Saldos iniciales.
2. Haz clic en Importar y descarga la plantilla de importación de saldos iniciales.
3. Ingresa la información en la plantilla. Puedes ingresar el código, la cuenta contable o ambos, asegurándote de que guarden correlación. Si la cuenta aún no existe, podrás crearla durante la importación.
4. Una vez completada la plantilla, súbela a Alegra, elige la fecha con la que se registrarán los saldos iniciales y haz clic en Continuar.
5. Obtendrás una vista detallada de tus saldos. Si el sistema identifica correcciones, deberás corregirlas antes de Guardar y ver resumen.
6. Desde la vista de resumen podrás validar los saldos, en este paso aún puedes hacer ajustes finales por cuenta. Asegúrate de que la ecuación patrimonial se cumpla (activos = pasivos + patrimonio) y haz clic en Importar saldos iniciales.
😊 Observa:
📝 Campos de la plantilla
| Código/Cuenta contable | Uno o ambos deben coincidir con tu catálogo. |
| Débitos/Créditos | Registra el saldo débito o crédito según la naturaleza de la cuenta, pero nunca ambos en una misma fila. |
| Contacto (opcional) | Ingresa el nombre del contacto asociado al saldo. El campo es opcional y puede aplicarse tanto a facturas como a otras cuentas registradas por tercero. Si el contacto aún no existe en Alegra, podrás crearlo durante la importación. 📌 Nota: de manera opcional y cuando sea necesario, podrás vincular el saldo de una cuenta por cobrar o por pagar con un cliente o proveedor específico. |
| N° de documento | Indica el número de documento a registrar. Te ayudará a detallar tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Fecha del documento | Indica la fecha del documento que se relaciona con tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Fecha de vencimiento | Indica la fecha de vencimiento que se relaciona a tus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Centro de costos | Asocia un centro de costos con la cuenta contable. Si este aún no existe en Alegra, podrás crearlo durante la importación. |
| Descripción | Agrega un comentario o nota para el registro de tus saldos. |
📌 Nota: puedes agilizar el proceso exportando tu catálogo y copiando los datos.
1.1 Panel de vista detallada
😊 Observa:
-
🟡 Celdas amarillas: observaciones informativas (no bloquean el proceso).
-
🔴 Celdas rojas: errores críticos que deben ser corregidos para poder avanzar. Por ejemplo: la cuenta, el contacto o el centro de costos no existen. Se encuentran datos mal estructurados o incompletos. Hay campos obligatorios faltantes para cuentas por cobrar/pagar.
📌 Nota: asegúrate de que las cuentas contables a las que le agregarás documentos tengan el uso "Cuentas por cobrar" o "Cuentas por pagar" desde tu catálogo de cuentas. Cómo asignarle usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables en Alegra.
1.2 Panel de resumen
😊 Observa:
✏️ Valida que se cumpla la ecuación patrimonial y realiza ajustes finales antes de confirmar. También verás el saldo previo en contabilidad, que:
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Es un valor que refleja los movimientos y registros históricos acumulados en cada cuenta dentro de Alegra hasta el día anterior a la importación de los saldos iniciales.
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Te ayuda a evitar duplicidades.
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Si no aparece, puedes consultar el Estado de situación financiera o Estado de resultados filtrados al período correspondiente.
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Si una cuenta contable se repite en varias filas, el saldo previo siempre se mostrará en la primera fila de esa cuenta.
2. ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
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Personaliza tu catálogo de cuentas antes de ingresar saldos.
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La fecha debe estar en un período contable abierto.
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Puedes registrar saldos globales o por tercero (clientes/proveedores).
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Los saldos se organizan jerárquicamente desde subcuentas hasta cuentas control.
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Verifica la naturaleza contable de las cuentas para evitar descuadres.
-
Usa la balanza de comprobación como guía antes de importar.
3. ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
Una vez importados, puedes:
-
Editar o eliminar los saldos.
-
Ver el asiento contable generado.
-
Consultar la balanza de comprobación.
-
Realizar ajustes por medio de una nueva entrada de diario, útil para mover saldos o asociarlos a diferentes contactos sin volver a importar.
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