Alegra cuenta con un catálogo de cuentas que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 7 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costo, Gastos y Cuentas de orden.
📢Podrán acceder al nuevo catálogo aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del día 18 de mayo del año 2023.
👉 Contenido:
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Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del catálogo de cuentas.
1. Normas Internacionales de Información Financiera.
A. ¿Qué son las NIIF?
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de normas que se utilizan en todo el mundo para la contabilidad y la presentación de informes financieros.
B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?
La importancia de aplicar las normas, es permitir que la empresa logre mayor transparencia y confiabilidad en la presentación de los estados financieros, facilitando así la toma de decisiones.
En Alegra el catálogo de cuentas cumple con los estándares anteriormente mencionados, lo que facilita el control de todas las empresas. Recuerda que el catálogo ayuda a organizar y clasificar adecuadamente las operaciones financieras de tu negocio.
2. Observa la estructura del Catálogo de cuentas.
El Catálogo de cuentas en Dominicana se clasifica de acuerdo a las normas tributarias del país. Es por ello que en los Activos, puedes visualizar los Activos circulantes y los Activos no circulantes, dentro de la segunda cuenta contable podrás encontrar:
- Activos fijos - Categoría 1: aquí se registran las edificaciones y los componentes estructurales de los mismos.
- Activos fijos - Categoría 2: aquí se registran los automóviles y camiones livianos de uso común; equipo y muebles de oficina; computadoras, sistemas de información y equipos de procesamiento de datos.
- Activos fijos - Categoría 3: aquí se registra cualquier otra propiedad depreciable.
- Otros activos no circulantes.
Adicional dentro del grupo de Pasivos se podrá visualizar la cuenta de Obligaciones laborales y de seguridad social.
Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a terceros, Préstamos, entre otras; es por ello que Alegra te permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas, esto para generar reportes inteligentes según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
3. Crea nuevas cuentas contables.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Elige la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.
3. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta 
y selecciona la opción "Agregar subcuenta".
4. Completa la información solicitada. Más adelante te explicaremos el formulario.
5. Finalmente haz clic en “Crear cuenta”.
Observa:
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Formulario “Nueva cuenta contable”
- Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable.
- Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra.
- Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Cuenta control”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Control” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos. - Naturaleza (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
- Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
- Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de prueba por tercero.
4. Agrega o edita los códigos correspondientes a tus cuentas.
Para editar tus cuentas contables sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta 
y selecciona la opción "Editar".
3. Modifica o agrega los datos que necesites. Recuerda que sólo puedes modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.
4. Finalmente haz clic en “Guardar”.
Observa:
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📌 Importante:
- Se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
- De acuerdo a como hayas ordenado en el plan de cuentas se refleja en los reportes. Descubre la explicación de los reportes inteligentes.
- Dentro del plan de cuentas vas a encontrar cuentas reglas, estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento. Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
5. Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del Plan de cuentas.
Los botones de acción que se ubican del lado derecho de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil a través de las siguientes acciones:
- Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle puedes seleccionar un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podrás exportar la información a Excel.
- Agregar subcuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
- Editar: en esta opción puedes agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
- Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.
📍 Nota: si se requiere desactivar una cuenta contable se debe modificar el tipo de cuenta a “Cuenta control”, de esta manera se inhabilita la cuenta para recibir movimientos. Si por el contrario se requiere activar una cuenta modificas el tipo de cuenta a “Cuenta de movimiento”.
Adicional a los botones de acción, podrás visualizar algunas opciones rápidas que te permiten hacer algunos procesos de forma ágil.
Opciones rápidas:
- Expandir o contraer tabla: esta opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.
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- Ordenar: esta opción te permite ordenar el plan de cuentas de manera manual o por código, de acuerdo al orden que le des a tu plan de cuentas se verá reflejado en tus reportes. Conoce la explicación de los reportes inteligentes.
🔎 Aprende a darle orden a tu plan de cuentas.
- Selección múltiple: está opción te permite seleccionar una o varias cuentas, una vez seleccionadas las podrás exportar a Excel. Adicional la opción de eliminar solo se activará al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres este botón permanecerá desactivado.
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6. Beneficios del nuevo Plan de cuentas.
A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo plan de cuentas:
- Cada cuenta contable posee una clasificación exhaustiva según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Agregado de cuentas de valoración y de Naturaleza contraria a la Naturaleza de las cuentas contables de Activos y Patrimonio, como por ejemplo: Depreciación de Activos Fijos, Deterioro de Activos y Capital Social por Cobrar.
- El nuevo plan de cuentas presenta una estructura de patrimonio actualizada, la cual permite el reconocimiento completo de la constitución de una pyme.
- Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio y las Ganancias Acumuladas o también denominada "Resultado de ejercicios anteriores".
- Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.
- El nuevo plan de cuentas posee Cuentas de orden ya creadas y tendrás la posibilidad de crear nuevas. Las Cuentas de orden permiten controlar el saldo o el reconocimiento de resultados (Ingresos y Gastos) que no están totalmente causados o devengados, es decir, sirven de forma temporal para controlar transacciones que aún no cumplen con la definición de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
📍 Nota: las Cuentas de Orden se encuentran inactivas por defecto, si deseas utilizarlas debes editar el tipo de cuenta y seleccionas "Cuenta de movimiento".
🔎 Conoce cómo clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
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