Alegra es un sistema contable desarrollado para dar cumplimiento a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), facilitando la gestión y brindandote las herramientas para optimizar el rendimiento de tu empresa. Además, tendrás acceso a un catálogo de cuentas o plan de cuentas que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 7 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costo, Gastos y Cuentas de orden.
📢 Importante: podrán acceder al nuevo catálogo aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del día 18 de mayo del año 2023.
👉 Índice:
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¿Qué son las Normas Internacionales de Información Financiera?.
- Crea nuevas cuentas contables.
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Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del catálogo de cuentas.
1. ¿Qué son las Normas Internacionales de Información Financiera?
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también conocidas como IFRS por sus siglas en inglés (International Financial Reporting Standards) son un conjunto de estándares contables internacionales desarrollados por el International Accounting Standards Board (IASB) que establecen cómo deben prepararse y presentarse los estados financieros de una empresa, también incluyen normas específicas para el tratamiento de temas como los inventarios, los activos fijos y las provisiones.
Las NIIF tienen como objetivo principal mejorar la transparencia, comparabilidad y calidad de la información financiera a nivel global, facilitando así la toma de decisiones de inversores, analistas, reguladores y otros usuarios de los estados financieros.
✏️ ¿Qué importancia tiene aplicar las NIIF en tu empresa?
Aplicar las NIIF en tu empresa es importante por varias razones, a continuación se mencionan algunas:
- Los estados financieros preparados bajo las NIIF son considerados más fiables y consistentes, lo que aumenta la confianza de los inversores, acreedores y otros interesados.
- Puedes comparar tu empresa fácilmente con otras empresas a nivel global.
- Ayuda a la gerencia y otros responsables de la toma de decisiones a evaluar el desempeño de la empresa y a tomar decisiones informadas.
- Ayuda a identificar y gestionar mejor los riesgos financieros, a través de un reconocimiento y medición más precisos de activos, pasivos, ingresos y gastos.
- Cumplir con estas normas ayuda a las empresas a evitar sanciones y otras repercusiones legales.
2. Crea nuevas cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Elige la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.
3. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Agregar subcuenta".
4. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en “Crear cuenta”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva cuenta contable”
- Nombre: ingresa el nombre que recibirá la cuenta contable.
- Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra.
- Tipo de cuenta: elige entre "Cuenta de control", que acumula saldos de subcuentas relacionadas, o "Cuenta de movimiento", que permite la transferencia de saldos en diversos registros y documentos contables.
📌 Nota: las cuentas de tipo “Cuenta Control” no estarán habilitadas para recibir movimientos directos de tus documentos, únicamente totalizan los saldos de sus subcuentas. - Uso de la cuenta: elige cómo quieres que se comporte la cuenta que estás creando y si deseas utilizarla en los registros automáticos del sistema. Esto significa que las cuentas a las que asignes este campo estarán disponibles en la sección de configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones. Además, podrás seleccionarlas en la parametrización contable.
- Naturaleza: este campo se completa de manera automática, sin embargo, puedes modificarlo e indicar si la cuenta es "Deudora" o "Acreedora".
📌 Nota: solo puedes cambiar la naturaleza de las cuentas de Activo (excepto "Efectivo y equivalente") y Patrimonio. - Descripción: agrega información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
- Ver saldo de cuenta por terceros: habilita o deshabilita la visualización de saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el informe de Balance de comprobación por tercero.
3. Agrega o edita los códigos correspondientes a tus cuentas
Para editar tus cuentas contables sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".
2. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Editar".
3. Modifica o agrega los datos que necesites. Recuerda que solo puedes modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
📢 Importante:
- Se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
- La información en tus informes se mostrará de acuerdo a la organización de tu catálogo de cuentas.
Descubre la explicación de los reportes inteligentes. - Dentro del plan de cuentas vas a encontrar "Cuentas regla", estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para garantizar su correcto funcionamiento. Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
4. Conoce los botones de acciones y opciones rápidas del Plan de cuentas
Los botones de acción que se ubican al lado derecho de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil a través de las siguientes opciones:
- Ver movimientos: muestra los registros contables asociados a dicha cuenta. Puedes filtrar por período de tiempo o centro de costos, además de poder exportar la información a Excel.
- Agregar subcuenta: te permite crear nuevas cuentas o subcuentas.
- Editar: modifica la información de la cuenta contable.
- Eliminar cuenta: tienes la opción de eliminar una cuenta que ya no necesitas en el catálogo y reclasificar los movimientos de esta en otra cuenta.
📌 Nota: al eliminar una cuenta, es importante asegurarse de transferir los movimientos asociados a una nueva cuenta para mantener la integridad de la información contable. Si eliminas la cuenta y no transfieres sus movimientos, no podrás recuperarlos, tendrás que comunicarte con el equipo de soporte para que validen tu caso.
Adicional a los botones de acción, podrás visualizar algunas opciones rápidas que te permiten hacer algunos procesos de forma ágil:
- Expandir o contraer tabla: esta opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.
- Ordenar: esta opción te permite asignar al plan de cuentas un orden manual o por código, este orden también aplica para tus reportes.
- Selección múltiple: esta opción te permite seleccionar una o varias cuentas para exportar su movimiento a un archivo de Excel. Debes ubicar tu mouse al lado izquierdo de la cuenta para que se habilite la casilla de marcación.
📌 Nota: la opción de "Eliminar" solo aparecerá habilitada en cuentas que no tengan la propiedad de "Cuentas regla".
Observa:
5. Beneficios del nuevo Plan de cuentas
A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo plan de cuentas:
- Cada cuenta contable posee una clasificación detallada según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Tienes el control sobre las cuentas de valoración y de naturaleza contraria a las cuentas de Activos y Patrimonio, por ejemplo: depreciación de activos fijos, deterioro de activos y capital social por cobrar.
- El nuevo plan de cuentas presenta una estructura de patrimonio actualizada, la cual permite el reconocimiento completo de la constitución de una pyme.
- Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio y las Ganancias Acumuladas o también denominada "Resultado de ejercicios anteriores".
- Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.
- El nuevo plan de cuentas posee Cuentas de orden ya creadas y tendrás la posibilidad de crear nuevas. Las Cuentas de orden permiten controlar el saldo o el reconocimiento de resultados (Ingresos y Gastos) que no están totalmente causados o devengados, es decir, sirven de forma temporal para controlar transacciones que aún no cumplen con la definición de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
📌 Nota: las Cuentas de Orden se encuentran inactivas por defecto, si deseas utilizarlas debes editar el tipo de cuenta y seleccionas "Cuenta de movimiento".
🔎 Conoce cómo clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
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