Reportes inteligentes

Cómo generar y analizar tus Estados Financieros en Alegra: Estado de situación financiera y de Resultados

📝 Hablando de estados financieros, no hay duda de que los más relevantes son el Estado de situación financiera y el Estado de Resultados.  Ambos reportes brindan información fundamental que permite conocer la situación de la empresa en cualquier momento.
  • El Estado de situación financiera, también conocido como "Balance general", es un documento contable que muestra la situación económica de una empresa en un momento específico. Resume los activos (lo que la empresa posee), pasivos (lo que debe) y el patrimonio neto (la diferencia entre activos y pasivos), ofreciendo una imagen de la salud financiera y la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones y financiar sus operaciones.
  • El Estado de resultados permite visualizar los Ingresos y Gastos totales de la empresa, es decir, ayuda a entender las pérdidas o ganancias obtenidas durante un periodo contable determinado.

👉 Índice:

  1. Genera el Estado de situación financiera.
  2. Genera el Estado de resultados.
  3. Aprende a interpretar los estados financieros.
    A. Estado de situación financiera.
    B. Estado de resultados.

1. Genera el Estado de situación financiera

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Reportes”.

2. En la sección “Reportes contables” selecciona la opción “Estado de situación financiera”.

3. Indica la fecha “Hasta” la cual deseas consultar. Puedes activar las opciones “Mostrar detalle de cuentas” e “Incluir cuentas con saldos en cero” si lo deseas.

4. Finalmente, haz clic en el botón “Generar Reporte”.

Observa:

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2. Genera el Estado de resultados

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Reportes”.

2. En la sección “Reportes contables” selecciona la opción “Estado de Resultados”.

3. Selecciona el “Periodo que deseas consultar. Puedes filtrar por "Centro de costo" y activar las casillas “Incluir cierre anual” o “Incluir cuentas con saldos en cero” si lo deseas.

📍 Nota: si activas “Incluir cierre anual”, las cuentas de ingresos y egresos aparecerán en cero si el período consultado forma parte de un año ya cerrado, y el resultado se transferirá al patrimonio.

4. Finalmente, haz clic en el botón “Generar Reporte”.

Observa:

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3. Aprende a interpretar los estados financieros

A. Estado de situación financiera

Este reporte inteligente te permite entender la estructura financiera de la empresa, es decir, los recursos con los que cuenta y la manera en que se están aprovechando en un periodo de tiempo determinado. Está conformado por:

  • Activos: estos son todos los bienes y derechos que posee la empresa. Estos, a su vez, se dividen en:
    • Activo corriente / circulante: tienen una duración corta, inferior a un año, y están destinados a la venta.
    • Activo no corriente / no circulante: son recursos de una duración permanente y no están pensados para la venta.
  • Pasivo: representan todas las obligaciones y deudas que contrae una empresa, ya sea a corto o a largo plazo. Se clasifican de la siguiente manera: 
    • Pasivo corriente / circulante: se refiere a las deudas y obligaciones a corto plazo como gastos no pagados, sueldos o impuestos.
    • Pasivo no corriente / no circulante: son las deudas y obligaciones que tiene la empresa pendiente a largo plazo.
  • Patrimonio: aquí se incluye las aportaciones hechas por los socios y los beneficios o ganancias.

💡 Un Estado de situación financiera en orden cumple con el principio básico de la contabilidad, es decir, partida doble, donde el valor total de los activos debe ser igual a la suma total de los pasivos y patrimonio (Activo = Pasivo + Patrimonio).

Puedes evaluar tu Estado de Situación Financiera utilizando diversos indicadores financieros y contables. Aunque hay muchos indicadores importantes, dos de los más relevantes para la toma de decisiones son la liquidez y la solvencia. Estos te proporcionan información clave sobre el rendimiento de tu empresa.

  • Indicador de liquidez: este indicador compara los activos corrientes / circulantes en relación con los pasivos corrientes /circulantes para conocer la capacidad de la empresa de hacer frente a sus obligaciones con los bienes que posee. 
    Observa: 

    📢 Importante: el valor ideal de esta métrica financiera puede variar según la industria, pero generalmente se sitúa entre 2 a 1, lo que significa que la empresa tiene el doble de activos en comparación con sus pasivos u obligaciones.
  • Indicador de solvencia: el objetivo de este indicador es mostrar la capacidad financiera de la empresa para hacer frente a sus obligaciones de pago, comparando el activo total en relación con el pasivo total.
    Observa:

🧠 Interpretación: la empresa Ejemplar cuenta con $2.9 COP en el activo por cada $1 COP que tiene en deuda.

Existen otros indicadores financieros que te permitirán realizar un análisis profundo de tu Estado de situación financiera.

  • Rotación de cuentas por cobrar: este valor se calcula dividiendo el total de ingresos por ventas entre el promedio de cuentas por cobrar, lo que indica cuántas veces las cuentas por cobrar se rotan durante el año comercial.
  • Capital de neto trabajo: este indicador se calcula restando el inventario de los activos corrientes y dividiendo el resultado entre el pasivo corriente. Representa el valor que la empresa retendría después de liquidar sus deudas de corto plazo, lo que ayuda a evaluar su capacidad para realizar inversiones temporales.
  • Rotación de proveedores: este indicador se obtiene al dividir el total de compras durante un período entre el promedio de las cuentas por pagar. Indica cuántas veces la empresa paga a sus proveedores en un período determinado. Una rotación alta sugiere un buen uso de los excedentes de efectivo.

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B. Estado de resultados

En este reporte se registra la diferencia entre los ingresos totales de la empresa, que provienen de la venta de bienes, servicios, entre otros, y los egresos, que incluyen costos de ventas, costos de servicios, gastos administrativos, financieros, impuestos, entre otros. La cantidad resultante de restar los ingresos totales de los egresos se conoce como utilidad.

💡 Es posible llevar a cabo un análisis del estado de resultados desde dos perspectivas:

  • Identifica tendencias: consiste en observar tendencias, esto significa realizar una comparación del desempeño de la empresa durante periodos de tiempo determinados. Los análisis más comunes que se hacen en las organizaciones son:
    • Año actual vs. Año anterior.
    • Semestre actual vs. Semestre anterior.
    • Semestre vs. Semestre igual del año anterior.
    Estos indicadores son considerados de corto plazo y son de mucho valor para toma de decisiones. 
  • Margen bruto de utilidad: representa el porcentaje del beneficio económico que obtuvo la empresa después de asumir los costos básicos de la producción. Este monto resulta del cálculo de la utilidad bruta entre las ventas netas por 100. 
    Observa:

    📢 Importante: este cálculo determina si una empresa va a tener suficientes fondos para cubrir los gastos futuros, sus ahorros y un potencial de reinversión. Un mayor porcentaje de margen de utilidad bruta indica un mayor nivel de fondos disponibles para las necesidades de negocio actuales o futuras.

🔎 Conoce cómo optimizar las notas a los estados financieros en:

Fortaleciendo las notas a los estados financieros: estrategias de comunicación con el equipo comercial.

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