Los comprobantes contables son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria, para lo cual va a importar un comprobante contable ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto con sus valores correspondientes”.
En Alegra puedes importar mediante un archivo de Excel tus comprobantes contables para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar tus comprobantes contables desde un archivo de Excel?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Comprobante contable”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona “Importar comprobantes”.
3. Selecciona “Descargar plantilla” para obtener el archivo y completarlo con los registros contables.
📍 Nota: recuerda leer las “Recomendaciones” para asegurarte de que la información ingresada se ajuste a las especificaciones necesarias y tu importación sea exitosa.
4. Una vez tengas listo el archivo con la información que vas a importar, guárdalo y haz clic en “Carga el archivo con tus comprobantes contables”, selecciónalo de tu computadora y haz clic en “Abrir”.
5. Verifica la información de los comprobantes a importar y luego haz clic en la opción “Siguiente comprobante”, en caso de importar más de uno.
6. Finalmente, haz clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observa:
📍 Nota: el ejemplo anterior se realizó en Microsoft OneDrive. Sin embargo, puedes usar otros programas como Google Sheets o Excel.
✏️ Recomendaciones:
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus comprobantes. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus comprobantes.
- Puedes agregar información para importar uno o más comprobantes contables. Para ello, enumera cada fila de la plantilla relacionada con un comprobante contable usando el mismo número.
Por ejemplo: el comprobante No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1”, o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente al comprobante contable.
Observa:
- Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada comprobante contable de Excel. Adicionalmente, solo puedes importar hasta 2.000 filas en un solo comprobante contable, si superas esa cantidad, recibirás la siguiente notificación.
Observa:
- Al momento de importar tus comprobantes contables, podrás crear Contactos, Numeraciones, Cuentas contables, Centros de Costos o un Tipo de comprobante contable que no estén previamente creados en Alegra. Observa:
- Las columnas “Débito” y “Crédito” de tu comprobante contable deben tener sumas iguales, de no ser así, se te notificará mediante una ventana emergente sobre cualquier discrepancia encontrada en la información. Observa:
- Evita incluir cuentas contables con comportamiento automático en los comprobantes contables, ya que estos registros se reflejarán en los reportes contables, pero no en los reportes administrativos. Observa:
- Una vez importado el comprobante contable, verás su estado actual: “Por corregir” si necesita ajustes, “Corregido” una vez modificado, e “Importado correctamente” si toda la información es precisa. Observa:
📍 Nota: si la plantilla contiene errores, debes ajustarlos antes de poder guardarlos. - Puedes visualizar los diferentes comprobantes contables importados de forma más rápida desde la opción “Comprobantes contables”. Observa:
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