En Alegra Contabilidad puedes configurar toda la información general de tu empresa para que los documentos y reportes que realices estén identificados con los datos de tu negocio.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar crea una cuenta para llevar su contabilidad y facturación en Alegra Contabilidad y desea personalizar su cuenta colocando la información de la empresa para que aparezca en todos sus documentos".
Al configurar la información de tu empresa en Alegra Contabilidad podrás agregar datos de tu negocio, tales como: nombre de tu empresa, dirección, teléfono, sitio web y correo electrónico. También puedes definir el tipo de persona con el que se identifica tu empresa, la precisión decimal con la que deseas trabajar y agregar un logo.
Luego de guardar esta información, podrás visualizar algunos de los datos en documentos como: facturas de venta, notas débito, entre otros.
Contenido:
- Configura la información de tu empresa en Alegra Contabilidad.
- Activa la Facturación electrónica en tu cuenta para emitir documentos electrónicos.
1. Configura la información de tu empresa en Alegra Contabilidad
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra Contabilidad" y haz clic en el menú "Configuración".
2. En el recuadro "Empresa" haz clic en la opción "Empresa".
3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
4. Cuando hayas completado la información haz clic en el botón "Guardar" para así conservar los cambios.
Formulario "Configuración Datos de empresa"
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
Datos generales
- Tipo de persona: selecciona persona natural o jurídica según corresponda.
- Tipo de identificación: elige el documento de identidad con el que está registrada tu empresa.
- Número de identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.
- Tipo de persona según nacionalidad: selecciona el tipo de persona que corresponda según la nacionalidad de tu empresa. Esta opción aparece al elegir tipo de persona natural y cuando el tipo de identificación es NIT (Número de Identificación Tributaria).
- Primer nombre: coloca un primer nombre en el caso de haber elegido como tipo de persona la opción "natural".
- Segundo nombre: coloca un segundo nombre en el caso de haber elegido como tipo de persona la opción "natural".
- Apellidos: coloca los apellidos correspondientes en el caso de haber elegido como tipo de persona la opción "natural".
- Nombre comercial: completa este campo si en la casilla 36 de tu RUT tienes asignado un nombre comercial. Este campo solo se mostrará cuando el tipo de persona elegido sea "jurídica".
- Responsabilidad tributaria: escoge la responsabilidad tributaria correspondiente.
- Municipio / Departamento: selecciona el municipio correspondiente.
- Dirección: es la ubicación geográfica de tu empresa.
- Código postal: escribe el código postal según la ubicación de tu empresa.
- Correo electrónico: establece la dirección de correo electrónico de tu negocio.
- Teléfono: es el número de teléfono de tu empresa.
- Sitio web: puedes agregar la página web de tu empresa.
- Logo: puedes cargar el logo de tu negocio para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, el tamaño de la imagen no debe superar los 2 MB.
Configuración básica
- Crear documentos equivalentes en POS: activa esta opción para crear documentos equivalentes en P.O.S. Recuerda crear la numeración que utilizarás para estos documentos.
- Número de empleados: selecciona el número de empleados con el que cuenta tu empresa.
- Moneda: elige la moneda en la cual vas a realizar tus operaciones. Puedes crear monedas adicionales.
- Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los productos o servicios que vendes en tu negocio.
- Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.
- Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.
Nota: los campos del formulario marcados con un asterisco ( * ) son requeridos. Si posees la facturación electrónica activa en tu cuenta, los campos requeridos del formulario podrán variar.
Al configurar la información de tu empresa encontrarás la opción “Facturación electrónica”, la cual te permitirá iniciar el proceso de habilitación. Solo debes hacer clic en el botón “Activar” y el sistema te llevará a un asistente virtual que te guiará paso a paso para que puedas completar este proceso de forma fácil y rápida.
Observa:
Conoce más sobre el proceso de habilitación de facturación electrónica en el siguiente artículo de ayuda: Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico.
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