Facturación Electrónica - Alegra POS
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Configura tu sistema POS para ventas superiores a 5 UVT - Colombia

La DIAN estableció mediante la Resolución N°001092 del 01 de julio de 2022 la entrada en vigencia del valor de 5 UVT como tope máximo para la expedición de un Documento equivalente POS, es decir, si el valor de una venta antes de impuestos es igual o superior a 5 UVT, será necesario emitir una factura electrónica.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar factura todas sus ventas mediante documentos tipo POS, sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva normativa, es importante que emita facturas electrónicas cuando supere el límite de las 5 UVT".

En Alegra tienes la posibilidad de convertir tus documentos equivalentes POS en facturas electrónicas de manera automática, facilitando el cumplimiento a la DIAN y agilizando los procesos de facturación de la empresa. Entérate cómo hacerlo a continuación.

👉 Índice:

  1. ¿Cuál es el límite 5 UVT para expedir Documentos Equivalentes POS?
  2. ¿Cuándo se debe expedir facturas electrónicas si se supera el límite de 5 UVT?
  3. Requisitos para activar esta funcionalidad en Alegra.
  4. Configurar el sistema POS para ventas superiores a 5 UVT.
  5. Crear un documento POS o Factura Electrónica.
  6. Desactivar la funcionalidad del límite de 5 UVT.
  7. ¿Cómo cambiar o editar la numeración electrónica actual?

1. ¿Cuál es el límite 5 UVT para expedir Documentos Equivalentes POS?

La UVT es también conocida como "Unidad de Valor Tributario", en la siguiente tabla podrás observar el valor de 1 UVT y el límite de las 5 UVT para expedir los documentos equivalentes POS, sin incluir el importe de ningún impuesto:

UVT   2023     2024  
1 UVT $ 42.412   $ 47.065  
5 UVT $ 212.060   $ 235.325  

📢Importante: el valor del límite de 5 UVT será actualizado todos los años de forma automática por Alegra.

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2. ¿Cuándo se debe expedir facturas electrónicas si se supera el límite de 5 UVT?

La DIAN mediante la Resolución N°001092 dio a conocer las fechas de implementación de los sujetos obligados a expedir Documento equivalente P.O.S. o Factura electrónica de venta, las cuales están expresadas en la siguiente tabla:

Grupo

Fecha máxima de aplicación

Calidad de los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente

1 1 de febrero de 2023 Grandes contribuyentes
2 1 de abril de 2023 Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio, que no tengan la calidad de grandes contribuyentes. 
3 1 de mayo de 2023 No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios.
4 1 de junio de 2023 Demás sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. 

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3. Requisitos para activar esta funcionalidad en Alegra

Para activar la funcionalidad de convertir tus documentos equivalentes POS en facturas electrónicas de manera automática es necesario contar con los siguientes requisitos:

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4. Configura el sistema POS electrónico para ventas superiores a 5 UVT

Sigue estos pasos:

    1. Ingresa a "Sistema Punto de Venta POS" y haz clic en el menú "Configuraciones".

    2. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".

    3. Activa la opción "Cambio automático de documento POS a factura electrónica".

    📍 Nota: este proceso solo lo podrá realizar un usuario con perfil administrador.

    4. Selecciona la numeración que tendrán las facturas electrónicas que se creen en lugar de documentos POS cuando la venta supere $235.325 antes de IVA.

    📍 Nota: puedes elegir una numeración para cada terminal que manejes.

    5. Haz clic en el botón “Terminar Proceso”.

    Observa:

    5 UVT - POS - 1

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📢Importante: al activar esta funcionalidad desde el POS, se activará de forma automática en Alegra Contabilidad.

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    5. Crea un documento POS o Factura electrónica

    Sigue estos pasos:

    1. Ingresa a "Sistema Punto de Venta POS".

    2. Elabora la factura seleccionando los productos de venta, el cliente y verifica que la numeración seleccionado corresponda a "Documento POS".

    3. Haz clic en el botón "Vender". Si la venta es mayor a $235.325 el sistema te notificará el cambio de Documento POS a Factura electrónica. Si estás de acuerdo selecciona "Continuar".

    4. Selecciona el "Método de pago" y completa los datos para el pago.

    5. Haz clic en el botón "Emitir" para registrar la venta.

    Observa:

    5 UVT - POS - 2

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📌 Nota: si has seleccionado "Consumidor final" como cliente en tu venta, podrás modificarlo desde la notificación de cambio de Documento POS a Factura electrónica.

    5 UVT - POS - 5.1

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    6. Conoce cómo desactivar la funcionalidad del límite de 5 UVT

    Sigue estos pasos:

    1. Haz clic en el menú "Configuraciones".

    2. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".

    3. Desactiva la opción "Cambio automático de documento POS a factura electrónica".

    📍 Nota: al desactivar la funcionalidad, Alegra no volverá a hacer la validación para crear las facturas electrónicas cuando tus documentos POS superen los $235.325.

    4. Haz clic en el botón "Desactivar cambio automático".

    Observa:

    5 UVT - POS - 3

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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    7. ¿Cómo cambiar o editar la numeración electrónica actual?

    Podrás cambiar la numeración electrónica para automatizar la funcionalidad de 5 UVT siempre que lo necesites.

    Algunos escenarios por los que podrías necesitar cambiar la numeración:

    • La numeración que posees actualmente configurada está desactivada.
    • Se vencieron los consecutivos de la numeración y necesitas renovarla.
    • Necesitas asignar una numeración diferente para cada terminal.

    Sigue estos pasos:

    1. Haz clic en el menú "Configuraciones".

    2. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".

    3. Selecciona el botón "Editar numeración".

    4. Realiza las modificaciones que requieras y luego haz clic en el botón "Guardar cambios".

    Observa:

    5 UVT - POS - 4

    💡 También puedes pausar o retroceder el video.

    📢 Importante:

    • El botón "Editar numeración" solo será visible para aquellos usuarios que posean la opción "Cambio automático de documento POS a factura electrónica" activa en su cuenta.
    • El sistema podrá automatizar la funcionalidad de 5 UVT siempre que poseas una numeración electrónica configurada, por lo que te recomendamos seguir el paso a paso anterior para poder configurarla.

    🔎 Descubre más información sobre la funcionalidad del sistema POS para ventas superiores a 5 UVT en el siguiente video:

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