La DIAN estableció mediante la Resolución N°001092 del 01 de julio de 2022 la entrada en vigencia del valor de 5 UVT como tope máximo para la expedición de un Documento equivalente POS, es decir, cuando una venta cuyo monto antes de impuestos sea igual o superior a 5 UVT se deberá emitir una factura electrónica.
👉 Contenido:
- ¿Cuál es el límite 5 UVT para expedir Documentos Equivalentes POS?
- ¿Cuándo se debe expedir facturas electrónicas si se supera el límite de 5 UVT?
- ¿Cómo activar la funcionalidad?
- Configurar el sistema POS para ventas superiores a 5 UVT.
- Crear un documento POS o Factura Electrónica.
- Desactivar la funcionalidad del límite de 5 UVT.
- ¿Cómo cambiar o editar la numeración electrónica actual?
1. ¿Cuál es el límite 5 UVT para expedir Documentos Equivalentes POS?
La UVT también conocida como Valor Unidad Tributario, tiene un valor equivalente para el año 2023 de $42.412. Esto quiere decir que el límite para expedir Documentos equivalentes P.O.S., será de $212.060.
📌Nota: Alegra actualizará cada año el valor de las 5 UVT para que no tengas que preocuparte por realizar cambios.
2. ¿Cuándo se debe expedir facturas electrónicas si se supera el límite de 5 UVT?
La DIAN mediante la Resolución N°001092 dio a conocer las fechas de implementación de los sujetos obligados a expedir Documento equivalente POS o Factura electrónica de venta, dichas fechas están expresadas en el siguiente gráfico:
|
Grupo |
Fecha máxima de aplicación |
Calidad de los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente |
| 1 | 1 de febrero de 2023 | Grandes contribuyentes |
| 2 | 1 de abril de 2023 | Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio, que no tengan la calidad de grandes contribuyentes. |
| 3 | 1 de mayo de 2023 | No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios. |
| 4 | 1 de junio de 2023 | Demás sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
3. ¿Cómo activar la funcionalidad?
Para activar esta funcionalidad es necesario contar con estos requisitos:
✔️Tener la facturación electrónica activa en tu cuenta, si aún no te has habilitado como facturador electrónico este es el momento de hacerlo.
✔️Tener creada previamente una numeración de Documento Equivalente POS en Alegra Contabilidad y que esté vigente.
✔️Solo los usuarios administradores podrán activar la funcionalidad.
4. Configura el sistema POS electrónico para ventas superiores a 5 UVT
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Sistema Punto de Venta POS".
2. Haz clic en el menú "Configuraciones".
3. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".
4. Activa el botón "Cambio automático de documento POS a factura electrónica".
📌Nota: este proceso solo lo podrá realizar un usuario con perfil administrador.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
6. Selecciona el consecutivo de numeración que vas a usar para facturar.
7. Haz clic en el botón “Terminar Proceso”.
Observa:
📢Importante: al activar esta funcionalidad desde el POS, se activará de forma automática en Alegra Contabilidad.
5. Crea un documento POS o Factura electrónica
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Sistema Punto de Venta POS".
2. Dirígete a la parte derecha del menú "Factura de venta", verifica que la numeración seleccionado corresponda a "Documento equivalente POS".
3. Ubica la sección "Clientes". Una vez allí, selecciona a tu cliente por medio de su nombre o identificación.
4. Agrega los productos a la factura haciendo clic sobre cada uno de ellos las veces que desees agregarlos. Puedes buscarlos por nombre, referencia, categoría o código de barras.
5. Una vez agregados todos los productos a la factura, haz clic en el botón "Vender". Si la venta supera el límite de $212.060 el sistema realizará el cambio de Documento POS a Factura electrónica.
6. Selecciona un "Método de pago" y completa el formulario con los datos solicitados.
7. Haz clic en el botón "Emitir" para registrar la venta.
Observa:
Si al momento de realizar el documento equivalente tienes seleccionado el cliente "Consumidor final", al darle clic en vender el sistema te mostrará una notificación consultando si deseas realizar la factura electrónica a nombre de consumidor final o si deseas identificar el cliente. Solo deberás hacer clic en el botón "Cambiar" y seleccionar el cliente.
Observa:
6. Conoce cómo desactivar la funcionalidad del límite de 5 UVT
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuraciones".
2. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".
3. Desactiva el botón de "Cambio automático de documento POS a Factura electrónica".
📌Nota: sí desactivas la funcionalidad, Alegra POS no volverá hacer la validación para crear las facturas electrónicas cuando tus documentos POS superen los 212.060. Este proceso solo lo podrá realizar un usuario con perfil administrador.
4. Haz clic en el botón "Desactivar cambio automático".
Observa:
7. ¿Cómo cambiar o editar la numeración electrónica actual?
Podrás cambiar la numeración electrónica para automatizar la funcionalidad de 5 UVT siempre que lo necesites.
Algunos escenarios por los que podrías necesitar cambiar la numeración:
- La numeración que posees actualmente configurada está desactivada.
- Se vencieron los consecutivos de la numeración y necesitas renovarla.
- Necesitas asignar una numeración diferente para cada terminal.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuraciones".
2. Haz clic en el botón "Mis facturas" ubicado en el recuadro "Facturas".
3. Selecciona el botón "Editar numeración".
4. Elige la numeración que desees para cada terminal (en el caso de poseer varias) y luego haz clic en el botón "Guardar cambios".
Observa:
📢 Importante:
- El botón "Editar numeración" solo será visible para aquellos usuarios que posean la opción "Cambio automático de documento POS a factura electrónica" activa en su cuenta.
- El sistema podrá automatizar la funcionalidad de 5 UVT siempre que poseas una numeración electrónica configurada, por lo que te recomendamos seguir el paso a paso anterior para poder configurarla.
💡Descubre más información sobre la funcionalidad del sistema POS electrónico para ventas superiores a 5 UVT observando el siguiente video:
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