Configura la información de tu negocio en tu cuenta de Alegra y activa la función para generar facturas electrónicas - Colombia

Actualiza la información general de tu negocio en tu cuenta de Alegra como el nombre e identificación de tu negocio, agregar su dirección, teléfono, sitio Web, correo electrónico, define el régimen al que pertenece tu empresa, la precisión decimal con la que desea trabajar, activa tu cuenta para emitir facturas electrónicas y agregar el logo.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar crea una cuenta para llevar su contabilidad y facturación en Alegra y desea personalizar su cuenta con la información de la empresa para que aparezca en todos sus documentos".

Para agregar o modificar la información de tu cuenta sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración"

2. Ubica el recuadro "Empresa" y haz clic en la opción "Empresa".

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

4. Cuando hayas completado la información haz clic en el botón "Guardar".

Así:

En el paso número tres debes completar el formulario con la siguiente información:

  • Tipo de identificación de tu empresa o persona natural.
  • Identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.
  • Tipo de persona: elige entre persona natural o jurídica.
  • Nombre o razón social:  de la persona natural o de tu empresa.
  • Nombre comercial: Completa este campo si en la casilla 36 de tu RUT tienes asignado un nombre comercial. Este campo solo se mostrará  a aquellas compañías que tengan habilitada la opción de facturación electrónica y cuando el tipo de persona sea Jurídica. 
  • Responsabilidad tributaria asignada. Más adelante podrás ver los tipos de responsabilidad que puedes elegir en el sistema.
  • Documento de facturación: elige entre factura de venta o recibos de cobro.
  • Crear documentos equivalentes P.O.S. habilita esta opción si deseas emitir documentos equivalente sistema P.O.S. a consumidores finales
  • Dirección: dirección fiscal de tu empresa.
  • Teléfono: teléfono de tu empresa.
  • Sitio web: página web de tu empresa.
  • Correo electrónico: dirección de correo electrónico.
  • Moneda: moneda en la cual vas a realizar tus operaciones. Puedes crear monedas adicionales con la opción de multimoneda.
  • Precisión decimal: elige el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.
  • Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.
  • Logo: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Ver más.
  • Activar facturación electrónica.

Responsabilidades tributarias

  • Régimen simple de tributación: identificará a las personas naturales residentes y sociedades nacionales que decidan voluntariamente acogerse al régimen simple.
  • Responsable de IVA: dentro del grupo de responsables del IVA (anteriormente conocido como régimen común) se encuentran quienes venden productos o servicios gravados con IVA.
  • No responsable de IVA: Las personas naturales que pertenecen al grupo de los no responsables del IVA (anteriormente conocido como régimen simplificado) son: comerciantes o artesanos minoristas, agricultores o ganaderos que realizan actividades gravadas y profesionales que prestan servicios gravados.
  • No responsable de consumo: reemplaza al antiguo código 34 - régimen simplificado del INC.
  • Régimen especial: asociaciones, fundaciones y corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro.

Activa tu cuenta para emitir facturas electrónicas

Configura tu cuenta para emitir facturas electrónicas con validación previa siguiendo estos pasos:

1. Al final del formulario de configuración de la información de tu empresa encontraras la opción "Activar facturación electrónica" haz clic allí para habilitar la función ✅. Ten en cuenta que para activarla debes tener configurado los campos de "Código postal" y la "Responsabilidad tributaria" que se encuentra en el mismo formulario.

2. A la derecha de la pantalla se habilitará los formularios para configurar la información referente a la facturación electrónica que debes completar. Puedes ver la explicación del formulario más adelante.

3. Para finalizar el proceso haz clic en "Guardar".

Así:informacion

Completa los datos de facturación electrónica con la siguiente información:

  • Obligaciones tributarias: indica tus obligaciones como empresa frente a la DIAN. En la configuración solo me muestran tres de las cinco responsabilidades ya que una de ellas se asocia por defecto cuando configuras el "Régimen simple de tributación" y la responsabilidad "No responsable" se asocia por defecto cuando no eliges ninguna de las otras obligaciones.

Las responsabilidades son las siguientes:

    • O-13 Gran contribuyente.
    • O-15 Autorretenedor.
    • O-23 Agente de retención IVA.
    • O-47 Régimen simple de tributación.
    • R-99-PN No responsable.
informacion

  • Configura tu resolución de pruebas para habilitación: en este campo debes colocar el identificador del set de pruebas que te fue asignado por la DIAN.
Así:

Luego de configurar tu set de pruebas Alegra comenzara a hacer las pruebas que establece la DIAN, te enviaremos  un correo en el cual te informaremos que se dará inicio al set de pruebas, cuando el proceso de pruebas finalice recibirás una notificación en tu  correo  por parte de la DIAN para que continúes con el siguiente paso en donde indicaras la fecha en la que deseas iniciar la facturación electrónica.

En caso de que el SET de pruebas no sea autorizado, Alegra te mostrará un botón para re-enviar la información.

Luego de hacer clic en el botón reenviar debes revisar que los datos estén correctos y hacer clic en el botón "Confirmar" para que Alegra envíe de nuevo el set de pruebas para su posterior autorización


Alegra cuenta con la opción de elaborar facturas electrónicas para los contribuyentes que están obligados a implementar este nuevo modelo, pero también puedes elaborar facturas tradicionales sin emitir, si no tienes la obligación de generar documentos electrónicos.

Si aún no eres facturador electrónico, habilitate en menos de 10 minutos.
 
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Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.