Configura tus numeraciones de Facturación - Colombia

En Alegra puedes configurar las numeraciones de tus documentos  y facturas de venta para manejar la información de manera ordenada en el sistema mediante un consecutivo que se incrementa de forma automática.

Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea llevar un control de por numeraciones de sus recibos de caja y comprobantes de egreso, adicional a esto también desea configurar la numeración de sus facturas de venta".

¿Qué quieres hacer?

  1. Registrar la numeración y la resolución para tus facturas de venta electrónicas.
  2. Crear la numeración para facturas de venta tradicionales (no electrónicas) y otros documentos.
  3. Editar la numeración de tus comprobantes.

1. Configura la numeración y la resolución para tus facturas de venta electrónicas.

Para crear una nueva numeración para tus facturas electrónicas sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones". 

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

Importante:
cuando ingreses el numero del formulario de tu resolución haz clic en el botón "Consultar", luego selecciona la resolución solicitada y haz clic en el botón "Seleccionar".

5. Ingresa el numero de tu próxima factura y haz clic en el botón "Guardar".

Observa: Numeracion COL

Completa los campos del formulario:

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Factura de venta".
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Numero de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”, luego selecciona la resolución solicitada.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Prefijo: indica los caracteres de la numeración, te permite diferenciar entre varias numeraciones.
  • Desde el número: indica desde que número empieza la numeración solicitada.
  • Hasta el número: indica hasta que número puede facturar la numeración solicitada.
  • Vigencia desde: indica la fecha inicial de vigencia de la resolución.
  • Vigencia hasta: indica la fecha final de vigencia de la resolución.
  • Texto de autorización: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura.
    ¿Dónde encuentro el numero del formulario?
    Podrás ver el numero del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.

2. Crea la numeración para tus facturas de venta tradicionales (no electrónicas) y otros documentos.

Sigue estos pasos: 

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Observa: Numeracion no electronica COL

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona el documento al que le asignarás la nueva numeración.
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: varios puntos de venta cada uno con un prefijo diferente.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creara tu próxima factura de venta.
  • Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
  • Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
  • Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Número de resolución: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
  • Resolución: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura. Para emitir facturas de venta válidas, según Resolución 00055 de 2016 debes contar con una resolución para facturar por computador, haz clic aquí para saber más.

3. Edita la numeración para tus comprobantes

Además de configurar la numeración de tus facturas de venta, en Alegra puedes indicar el número a partir del cual vas a elaborar tu próximo recibo de cajacomprobante de pago, remisióncotización y la siguiente orden de compralo cual es muy útil si necesitas identificar tus líneas de negocio con un consecutivo de resolución específico o si tienes dos puntos de venta donde generas facturación.

Sigue estos pasos para para configurar o modificar las numeraciones de tus documentos:

1. Haz clic en menú "Configuración".

2. Ubica el recuadro "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Ubica la numeración del documento que deseas configurar y haz clic en el icono de "Editar".

4. Modifica el campo que deseas editar y haz clic en "Guardar".

Observa: 

Editar numeracion COL

Importante: Las numeraciones de facturación electrónica solo se podrán editar siempre y cuando no se hayan emitido documentos con esta numeración anteriormente.
Informacion numeracion COL
Solo te permitirá editar los campos correspondientes a:

  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
  • Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
  • Próxima factura: ingresa el número con el que se creara tu próxima factura de venta.
  • Texto de autorización: indica la información correspondiente a la resolución autorizada para la expedición de las facturas electrónicas, este campo se diligencia de forma automática al consultar la numeración 

Puedes crear todas las numeraciones que desees. 

Al momento de elaborar tus facturas podrás elegir cuál numeración deseas usar entre las creadas en el sistema.

También puedes usar esta herramienta para configurar múltiples numeraciones con prefijos, así evitarás saltos en los consecutivos cuando registras  notas de crédito (no electrónicas) para facturas convencionales. Aprender a crear notas de crédito leyendo este artículo.

Gestiona tus resoluciones de facturación

En Alegra puedes Editar, Eliminar o Desactivar los distintos tipos de numeración que tengas creadas mediante los botones de acción ubicados al frente de cada una. Una vez se ha utilizado una numeración en el sistema no se podrá eliminar, pero siempre la podrás desactivar.

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