Las notas de crédito son documentos utilizados para disminuir o anular el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación o cualquier otra circunstancia que signifique la disminución o anulación del saldo de la factura.
Por ejemplo: “La empresa ejemplar le facturó un par de zapatos a su cliente Juan y en el proceso comete errores en la cantidad y precio del producto. El cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto, la empresa expide una nota de crédito para anular la operación y expedir una nueva factura”.
1. ¿Cuándo se deben generar notas de crédito?
Las notas de crédito pueden generarse en los siguientes casos:
- Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
- Cuando es necesario anular en su totalidad la factura de venta generada.
- Cuando es necesario corregir facturas de venta generadas con errores.
- Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
2. Tipos de notas de crédito
En Alegra puedes seleccionar el tipo de nota de crédito que requieras, entre las opciones disponibles para elegir se encuentran:
- Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio.
- Anulación de factura electrónica.
- Rebaja o descuento parcial o total.
- Ajuste de precio.
3. Elabora notas de crédito no electrónicas
📢 Importante: para cuentas registradas en Colombia, las notas de crédito se generan desde el menú de ingresos, seleccionando la opción "Devoluciones en ventas".
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota de crédito”.
3. Completa los datos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: una vez selecciones el ítem de venta, haz clic en la opción “Crédito a ventas” y elige la factura correspondiente. Es importante que la factura de venta este con un saldo pendiente “Por cobrar”.
4. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
📝 Formulario “Nueva nota de crédito”
A continuación te explicamos los campos de este formulario:
- Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos.
🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes. - Cliente (Requerido): es la persona a quien le vas a generar la nota de crédito, la misma persona a la que le creaste la factura de venta. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en “Más opciones”.
Observa:
🔎 Aprende a crear Listas de Precio.
- Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota de crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota de crédito.
- Moneda: seleccione la moneda en la cual se creará la nota de crédito.
🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas. - Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota de crédito.
🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta.
🔎 Aprende a crear centros de costos. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario o al cual le vas a aplicar un descuento.
- Opción “Hay devolución de dinero”: indica la devolución de dinero que aplica.
- Opción “Crédito a venta”: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo “Monto” indica el valor total a devolver o a descontar.
📢 Importante:
- En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota de crédito.
- Solo se puede agregar una factura por cada nota de crédito, si deseas anular dos facturas de venta, se deberán crear dos notas de crédito.
- Para que en la sección de “Crédito a venta” te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”.
Una vez hayas guardado la nota de crédito, podrás visualizar opciones adicionales como Imprimir y Enviar por correo.
Observa:
4. Exportar las notas de crédito creadas
Sigues estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en la opción “Exportar”.
3. Selecciona el periodo que deseas exportar y haz clic en “Exportar”.
📍 Nota: si deseas exportar todas las notas creadas, selecciona la opción “Exportar todo”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
🔎 Artículos relacionados:
Aprende a crear notas de crédito para las diferentes versiones de Alegra.
- Crea notas crédito electrónicas en Alegra - Colombia.
- Emite notas de crédito electrónicas en Alegra - Perú.
- Crea notas de crédito en Alegra - México.
- Cómo Crear Notas de Crédito con Documento Fiscal - Panamá.
- Emite notas de crédito electrónicas en tu cuenta de Alegra - Costa Rica.
- Emití notas de crédito electrónicas en Alegra - Argentina.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad y Alegra POS.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Si tienes inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
