En Alegra, puedes personalizar numeraciones para tus facturas, lo que te permite llevar un mejor control y organización de tus documentos mediante un consecutivo automático.
Por ejemplo: "La empresa ejemplar tiene dos sucursales de venta en la ciudad, para distinguir las facturas correspondientes a cada ubicación, crea una numeración exclusiva para cada una".
En este artículo, aprenderás a crear, editar y utilizar tus numeraciones en Alegra Gestión.
👉 Índice:
- ¿Para qué sirven las numeraciones?
- ¿Cómo crear tus numeraciones?
2.1. Edita tus numeraciones creadas. - Asigna una numeración a una factura de venta en Alegra Gestión.
1. ¿Para qué sirven las numeraciones?
Las numeraciones son códigos numéricos o alfanuméricos que identifican de manera única cada factura emitida por tu empresa. Sirven para llevar un registro ordenado y sistemático de todas las transacciones realizadas, facilitando así la contabilidad y gestión financiera.
2. ¿Cómo crear tus numeraciones?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y selecciona la opción "Numeraciones".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar" para finalizar el proceso.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: elige el tipo de documento que deseas emitir. Puedes seleccionar entre: "Factura de venta", "Factura simplificada" o "Ajuste de inventario".
- Nombre: asigna un nombre que te permitirá identificar la numeración.
- Numeración automática: al activar esta opción, Alegra generará el siguiente número de tu documento de forma automática.
- Serie: asigna un código que te permitirá identificar de manera única la secuencia de numeración para cada tipo de documento.
- Número inicial: indica desde qué número empieza la numeración solicitada.
- Número final: indica hasta qué número finalizará la numeración solicitada.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida, se asignará por defecto cuando vayas a crear el tipo de documento seleccionado.
- Pie de factura: indica la información relacionada con el tipo de documento seleccionado, será visible en el pie de factura.
📢 Importante:
Desde la página de "Numeraciones" también puedes indicar el número con el cual vas a crear tus próximos documentos, por ejemplo, para recibos de caja o comprobantes de pago. Solo es necesario que diligencies el campo de "Siguiente número" para cada tipo de documento y luego hacer clic en "Guardar".
Observa:
✏️ Recuerda: te recomendamos no modificar frecuentemente estos datos, ya que podría afectar la secuencia de numeración de tus documentos y causar confusiones en el registro de tus transacciones.
2.1. Edita tus numeraciones creadas
Si necesitas editar una numeración existente, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y selecciona la opción "Numeraciones".
3. Identifica la numeración que deseas modificar y haz clic en el botón "Editar".
4. Realiza los ajustes que sean necesarios.
5. Haz clic en el botón "Guardar" para finalizar el proceso.
Observa:
3. Asigna una numeración a una factura de venta en Alegra Gestión
En Alegra Gestión, las numeraciones se asignan automáticamente a las facturas que creas en el sistema, siguiendo la numeración que hayas marcado como "Preferida: Si", sin embargo, también tienes la flexibilidad de seleccionar manualmente la numeración que deseas utilizar para una factura específica. Esto te permite personalizar aún más tus documentos y adaptarlos a las necesidades particulares de tu empresa.
1. Al momento de generar una factura, haz clic en el campo de numeración y selecciona la que requieres para esa venta específica.
Observa:
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