En Alegra, puedes personalizar las numeraciones para tus facturas, lo que te permite llevar el control y una mejor organización de tus documentos mediante consecutivos automáticos.
Por ejemplo: "La empresa ejemplar tiene dos sucursales de venta en la ciudad. Para distinguir las facturas correspondientes a cada ubicación, crea una numeración exclusiva para cada una".
En este artículo, aprenderás a crear, editar y utilizar tus numeraciones en Alegra TPV.
👉 Índice
- ¿Para qué sirven las numeraciones?
- ¿Cómo crear tus numeraciones?
- Gestiona tus numeraciones.
- Asigna una numeración para tu sucursal.
- Asigna una numeración a una factura de venta en Alegra TPV.
1. ¿Para qué sirven las numeraciones?
Las numeraciones son códigos numéricos o alfanuméricos que identifican de manera única cada factura emitida por tu negocio. Sirven para llevar un registro ordenado de tus ventas, facilitando la gestión de tus sucursales y puntos de venta.
2. ¿Cómo crear tus numeraciones?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú de "Configuraciones".
2. En la sección de "Facturas", selecciona la opción "Numeraciones".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información de la numeración. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Haz clic en "Guardar" para finalizar el proceso.
Observa:
📝 Formulario “Nueva numeración”
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida, se asignará por defecto cuando vayas a crear el tipo de documento seleccionado.
- Tipo de documento: elige el tipo de documento que deseas emitir. Puedes seleccionar entre "Factura de venta", "Factura simplificada", "Factura rectificativa" o "Ajuste de inventario".
- Nombre: asigna un nombre que te permitirá identificar la numeración.
- Numeración automática: al activar esta opción, Alegra generará el siguiente número de tu documento de forma automática.
- Prefijo: asigna un código que te permitirá identificar de manera única la secuencia de numeración para cada tipo de documento.
- Número inicial: indica desde qué número empieza la numeración solicitada.
- Número final: indica hasta qué número finalizará la numeración solicitada.
- Pie de factura: indica la información relacionada con el tipo de documento seleccionado, será visible en el pie de factura.
3. Gestiona tus numeraciones
Desde la página de "Numeraciones" dispones de una visión general de todas tus numeraciones, podrás filtrarlas por tipo de documento, editarlas o desactivarlas. También podrás eliminarlas, siempre y cuando no las hayas relacionado con ningún documento.
Observa:
Además, tienes la posibilidad de indicar el número con el cual vas a crear tus próximos documentos, por ejemplo, para recibos de caja o comprobantes de egreso. Solo es necesario que diligencies el campo para cada tipo de documento.
Observa:
✏️ Recuerda: te recomendamos no modificar frecuentemente estos datos, ya que podría afectar la secuencia de numeración de tus documentos y causar confusiones en el registro de tus transacciones.
4. Asigna una numeración para tu sucursal
Después de haber creado una numeración para tus documentos, es importante establecerla como predeterminada para las ventas que realices desde tu sucursal en Alegra TPV.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuraciones".
2. En la sección de "Sucursal", haz clic en "Sucursal actual".
📍 Nota: si tienes varias sucursales y quieres asignar una numeración independiente para cada una, accede por la opción "Gestionar sucursales". Luego, ingresa a cada una para asignar su respectiva numeración.
3. En el campo "Numeración de ventas", elige la numeración que deseas usar para facturar en tu sucursal.
4. Haz clic en el botón "Guardar" para finalizar el proceso.
Observa:
5. Asigna una numeración a una factura de venta en Alegra TPV
En Alegra TPV, las numeraciones se asignan automáticamente a las facturas que creas en el sistema, siguiendo la numeración que hayas asignado a tu sucursal, sin embargo, también tienes la flexibilidad de seleccionar manualmente la numeración que deseas utilizar para una factura específica. Esto te permite personalizar aún más tus documentos y adaptarlos a las necesidades particulares de tu negocio.
1. Al momento de generar una factura, haz clic en el campo de numeración y selecciona la que requieres para esa venta específica.
Observa:
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