La DIAN, mediante la Resolución 000012 del 2021 y la Resolución 000085 de 2022, estableció que la aceptación o rechazo de las facturas electrónicas a crédito debe registrarse a través del proveedor tecnológico del adquiriente (cliente).
Estos eventos deben firmarse electrónicamente con el certificado digital del proveedor de facturación electrónica, con el fin de garantizar la integridad y autenticidad del documento.
👉 Índice
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📅 ¿Cuándo se deben notificar los eventos de aceptación de facturas electrónicas?
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🧾 ¿Cuáles son los eventos de aceptación de facturas electrónicas?
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🧑💻 ¿Cómo registrar la aceptación tácita de una factura en Alegra?
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📊 ¿Cómo revisar el estado de emisión y envío de tus facturas?
📅 ¿Cuándo se deben notificar los eventos de aceptación de facturas electrónicas?
Según el Comunicado de prensa 061 de 2022 de la DIAN, desde el 13 de julio de 2022 es obligatorio notificar los eventos asociados a la aceptación o rechazo de las facturas electrónicas.
🧾 ¿Cuáles son los eventos de aceptación de facturas electrónicas?
Los eventos pueden ser registrados a través del proveedor tecnológico y dependen del rol del usuario.
▶️ Responsable del envío: Cliente (Adquiriente)
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Acuse de recibo: Es el documento mediante el cual el cliente confirma que recibió la factura electrónica, de acuerdo con el Art. 774 del Código de Comercio de Colombia.
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Recibo del bien o servicio: Documento mediante el cual el cliente confirma que recibió los bienes o servicios adquiridos.
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Aceptación expresa de la factura: Es el evento en el que el cliente acepta formalmente la factura electrónica. Debe registrarse dentro de los 3 días hábiles posteriores al recibo del bien o servicio.
📍Nota: Una vez registrada la aceptación expresa, no se podrá rechazar la factura ni emitir notas crédito o débito asociadas.
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Reclamo de la factura electrónica: El cliente manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la factura. Este evento impide la aceptación expresa o tácita.
Debe notificarse dentro de los 3 días hábiles posteriores al recibo del bien o servicio. En este caso, el proveedor deberá emitir una nota crédito o débito.
▶️ Responsable del envío: Emisor (Proveedor)
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Aceptación tácita: Es el evento mediante el cual el proveedor considera que la factura fue aceptada por el cliente cuando pasan 3 días hábiles sin que este registre aceptación expresa ni reclamo.
En Alegra puedes registrar estos eventos:
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Como cliente, desde el menú Gastos.
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Como emisor, desde el menú Ingresos.
🧑💻 ¿Cómo registrar la aceptación tácita de una factura en Alegra?
1. Ve a Ingresos > Facturas de venta > Ingresa al detalle de la factura.
2. Ubica la sección Estado de emisión y envío a cliente > Mostrar detalles > Aceptar factura de forma tácita.
📍 Nota: Solo podrás hacerlo después de que hayan pasado 3 días hábiles desde el recibo del bien o servicio, siempre que el cliente no haya registrado aceptación expresa o reclamo.
3. Haz clic en Enviar aceptación.
✏️ Aceptación tácita masiva de tus facturas
Cuando tengas varias facturas que cumplan las condiciones para aceptación tácita, en el panel de Facturas de venta se habilitará un botón para realizar la aceptación de forma masiva. Esto permite ahorrar tiempo al gestionar múltiples facturas pendientes.
📊 ¿Cómo revisar el estado de emisión y envío de tus facturas?
Las facturas electrónicas en Alegra cuentan con un panel de seguimiento, donde puedes ver el estado del documento.
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Estado DIAN: Muestra la respuesta de la DIAN respecto a la validación de la factura.
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Envío de factura al cliente: Indica el estado del envío:
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Enviada
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Entregada
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Leída
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Estado de factura: Permite consultar los eventos de aceptación registrados por el cliente en tiempo real.
Cuando los eventos se completan correctamente, la factura puede reconocerse como título valor.
⚙️ Acciones disponibles
Desde el detalle de la factura también puedes:
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Descargar XML del documento electrónico
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Copiar el CUFE de la factura
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Ver el comprobante en la DIAN
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
