Conoce el proceso de aceptación tácita de las facturas electrónicas - Colombia

La DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modificó y adicionó algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, adicional la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022, estableció que la aceptación y/o rechazo a las facturas de venta electrónicas deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio (cliente), ya que estos eventos deben ser firmados electrónicamente a través del certificado digital que le otorga su proveedor de Factura Electrónica con el fin de garantizar su integridad y autenticidad.

¿Cuándo debo empezar a confirmar las facturas?

Por medio del comunicado de prensa N°061 del 2022 la DIAN estableció que a partir del 13 de julio de 2022 se debe iniciar el proceso de los eventos de confirmación de la factura.

¿Cuáles son los eventos que se pueden generar?

Los eventos que puedes generar a las Facturas de Venta Electrónicas a través de tu proveedor tecnológico son:

Responsable del envío: Adquiriente

• Acuse de recibo: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico, de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio. 
• Recibo del bien y/o prestación del servicio: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa que ha recibido los bienes o servicios adquiridos.
• Aceptación expresa de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el Documento Electrónico generado a su nombre. Una vez generado este evento no se podrá rechazar la factura de venta, ni tampoco podrá expedirse notas crédito o débito asociadas al documento aceptado. Este proceso deberá generarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
• Reclamo de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico mediante el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la Factura Electrónica. Este evento impide el registro de los eventos “Aceptación Expresa de Documento” o “Aceptación Tácita de la factura electrónica de venta”. El vendedor deberá generar un documento electrónico Nota Crédito / Nota Débito a su cliente. Este proceso deberá generarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

Responsable del envío: Emisor / facturador electrónico 

•  Aceptación tácita: para la generación de este evento de "aceptación tácita" deben haber pasado tres días hábiles, desde la fecha de generación del evento "Recibo" sin que el adquiriente haya registrado los eventos de "aceptación expresa"  o "reclamo".

En Alegra Contabilidad puedes recibir tus documentos, además generar el acuse de recibido, confirmar la recepción de los bienes o la prestación del servicio, aceptar o rechazar los documentos electrónicos ante la DIAN y convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic. Ver más.

Aceptación tácita de las facturas de venta 

Sigue estos pasos:

Observa:

En el home de Facturas de venta podrás observar de forma masiva las facturas que ya cumplan con las condiciones necesarias para la Aceptación tácita, lo cual te permitirá ahorrar tiempo y lograr identificar todos los documentos que cumplan con los criterios suficientes para esta acción:

Conoce cómo funciona el estado de emisión de tus facturas 

En Alegra diseñamos una línea de tiempo en la cual podrás observar el estado en que se encuentra tu factura una vez se emita, este se encuentra dividido en 3 etapas:

• Estado DIAN: te permitirá conocer la respuesta que se recibe directamente para la factura por parte de la DIAN.
• Envío de factura al cliente: este estado te mostrará el estado y el correo electrónico al que fue enviada la factura. 
• Estado de facturas: en este estado se mostrará cada una de las etapas que tiene que pasar una factura a crédito (no aplica para facturas de contado) para convertirse en título valor, estas etapas se sincronizan con la DIAN en tiempo real, ya sea cuando se realice el acuse de recibido de la factura por parte del cliente, la confirmación de recepción de los bienes recibidos, la aceptación o rechazo y por último en caso de haber pasado 3 días hábiles la generación del acuse de recibido. 

Los íconos ubicados en la parte superior derecha te permiten:

• Descargar XML: te permite descarga el archivo XML de la factura.
• Copiar código CUFE: podrás copiar el código único de la factura electrónica.
• Ver factura en la página de la DIAN: te permite visualizar la factura en la página de la DIAN.

Si quieres saber más sobre la Aceptación tácita de tus facturas electrónicas, te recomendamos observar el siguiente video:

Consulta el siguiente artículo para que conozcas cómo generar estos eventos desde el buzón de correo de  Alegra Contabilidad.

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