La recepción de Facturas de venta, Notas débito y Notas crédito electrónicas hace referencia al envío de dicho documento por parte del emisor hacia su cliente a través de un correo electrónico, el cual contiene un archivo .Zip con el Contenedor Electrónico, en el cual se encuentra el Archivo XML y la Representación gráfica o PDF.
La DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modifica y adiciona algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, adicional la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022, estableció que la aceptación y/o rechazo a las facturas de venta electrónicas deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio (cliente), ya que estos eventos deben ser firmados electrónicamente a través del certificado digital que le otorga su proveedor de Factura Electrónica con el fin de garantizar su integridad y autenticidad.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de correo la factura de compra electrónica de su proveedor, y desea generar el "acuse" ,"recepción" y "aceptación o rechazo" para crear el respectivo evento en la DIAN, por lo cual recepción la factura desde Alegra Contabilidad y además registra el comprobante de la compra de forma fácil y rápida".
Alegra Contabilidad cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos, además de generar el acuse de recibido, confirmar la recepción del bien o del servicio, aceptar o rechazar los documentos electrónicos ante la DIAN y convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic.
Recepción de comprobantes
Alegra Contabilidad cuenta con 2 opciones dentro de este menú:
- Documentos electrónicos: aquí encuentras todos los documentos electrónicos válidos que son aquellos que contienen un archivo XML de tipo Attached Document*
*El XML de tipo Attached Document es un documento adjunto que contiene la información de la factura y la respuesta de la DIAN. - Buzón de correo: aquí encuentras todos los correos recibidos en tu buzón.
Configura el buzón electrónico
Para generar los eventos asociados a tus facturas tales como: acuse de recibido, recepción del bien o del servicio y aceptación o rechazo, es necesario primero configurar el buzón electrónico en Alegra, en el siguiente artículo te enseñamos como realizarlo.
Para aceptar o rechazar tus documentos electrónicos
1. Genera el acuse de recibo
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos" para consultar los documentos recibidos.
4. Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en "Generar acuse de recibo".
5. Completa el formulario con los datos de la persona que recibió la factura.
6. Haz clic en "Generar acuse" para guardar la información.
Observa:
2. Confirma la recepción del bien o servicio
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos".
4. Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en la opción "Confirmar recepción del bien o servicio".
5. Completa el formulario con los datos de la persona que verificó la información de la factura.
6. Haz clic en "Si" para guardar la información.
Observa:
3. Acepta o rechaza los documentos electrónicos
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
3. Haz clic en el recuadro "Documentos electrónicos".
4.Ubica el comprobante y en la columna de acciones haz clic en "Aceptar" o "Rechazar" según sea el caso.
5. En el cuadro emergente haz clic en "Si" para confirmar la acción.
Observa:
En la sección de acciones rápidas también podrás:
- Registrar comprobante: convierte el archivo XML en una factura de proveedor en Alegra. Ver más.
- Generar acuse de recibo: el acuse de recibo es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico, de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio.
- Confirmar recepción del bien o servicio: se utiliza para confirmar la recepción de la compra.
- Aceptar el documento: antes de realizar esta acción, es necesario enviar el acuse de recibo y confirmar la recepción del bien y servicio.
- Rechazar el documento: antes de realizar esta acción, es necesario enviar el acuse de recibo y confirmar la recepción del bien y servicio.
- Ver correo original: consulta los detalles del correo.
- Descargar archivos asociados: descarga a tu computador el XML del documento.
- Eliminar: elimina el documento.
Consulta tu buzón de correo
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
3. Haz clic en el recuadro "Buzón de correo" para consultar todos los correos recibidos.
Observa:
En el buzón podrás ver el detalle de cada correo, y aplicar filtros para ubicarlos más rápido.
- De acuerdo al inciso 3 del artículo 773 del Código de Comercio modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013, si pasan tres (3) días continuos después de la recepción de la factura y ésta no ha sido rechazada o aceptada, se entenderá como una Aceptación tácita del documento y no podrá ser afectada con notas de crédito.
- Los usuarios que no son facturadores electrónicos o que están asociados a un proveedor tecnológico diferente a Soluciones Alegra S.A.S. recibirán en el buzón sus facturas de compra y las podrán pasar a facturas de proveedor, pero no podrán enviar respuesta a la DIAN con los eventos (acuse, confirmación, aceptación o rechazo).
- Para poder hacer uso de todas las opciones de esta función debes ser facturador electrónico y tener asociado a Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico.
Si deseas conocer los pasos para habilitarte como facturador electrónico o conocer como cambiar tu proveedor tecnológico, te recomendamos consultar esta ayuda.
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda, Alegra Nómina (solo para Colombia) y Alegra Contador.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
