Conoce el proceso para aceptar o rechazar los Documentos Electrónicos - Colombia

La DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modificó y adicionó algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020 y estableció que la aceptación y/o rechazo a las facturas de venta electrónicas deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio (cliente), ya que estos eventos deben ser firmados electrónicamente a través  del certificado digital que le otorga su proveedor de Factura Electrónica con el fin de garantizar su integridad y autenticidad.

Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar emite una Factura de venta electrónica a su cliente, el cual a través de su proveedor tecnológico podrá aceptar o rechazar el documento recibido, adjuntando su firma digital para crear el respectivo evento en la DIAN”.

En Alegra Contabilidad puedes recibir tus documentos, además generar el acuse de recibido, confirmar la recepción de los bienes o la prestación del servicio, aceptar o rechazar los documentos electrónicos ante la DIAN y convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic. Ver más.

¿Qué pasa con la Aceptación o Rechazo a través del Correo Electrónico?

Como consecuencia a la obligatoriedad de firmar digitalmente este proceso por parte del cliente, se hace inválida, ante la DIAN, la acción de aceptar o rechazar los documentos electrónicos desde el correo electrónico y no tendrá los efectos fiscales establecidos en el artículo 616‐1 del Estatuto Tributario. Por lo tanto, contar con un buzón de correo desde Alegra como tu proveedor tecnológico te permitirá ejecutar con total autenticidad dichos eventos enviados a la DIAN y no presentarás ningún inconveniente fiscal.

¿Cuáles son los eventos que se pueden generar?

Los eventos que puedes generar a las Facturas de Venta Electrónicas a través de tu proveedor tecnológico son:

  • Acuse de recibo: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico, de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio. 
  • Rechazo de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico mediante el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la Factura Electrónica. Este evento impide el registro de los eventos “Aceptación Expresa de Documento” o “Aceptación Tácita de la factura electrónica de venta”. El vendedor deberá generar un documento electrónico Nota Crédito / Nota Débito a su cliente.
  • Recibo del bien y/o prestación del servicio: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa que ha recibido los bienes o servicios adquiridos.
  • Aceptación expresa de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el Documento Electrónico generado a su nombre. Una vez generado este evento no se podrá rechazar la factura de venta, ni tampoco podrá expedirse notas crédito o débito asociadas al documento aceptado.  

Consulta el siguiente artículo para que conozcas cómo generar estos eventos desde el buzón de correo de  Alegra Contabilidad. 

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