Conoce cómo crear tus items inventariables

Los items inventariables son aquellos productos sobre los que deseas tener un control de las cantidades disponibles, las cantidades se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con las facturas de venta.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea tener un control de su inventario disponible, por lo cual crea sus items marcando la opción "item inventariable" para que el sistema le lleve el control de las entradas y salidas del inventario".

En Alegra Contabilidad puedes llevar tu inventario, establecer las cantidades mínimas y máximas de stock. Así tendrás un mayor control de tu inventario y ahorras tiempo administrando tu negocio. 

Crea tus ítems inventariables 

Sigue estos pasos para crear un ítem inventariable:

1. Haz clic en el Menú "Inventario" y selecciona la opción "ítems de venta".

2. Haz clic sobre el botón "Nuevo ítem de venta".

3. Completa los datos solicitados con la información del ítem.

4. Activa la opción "Item inventariable" y agrega la cantidad inicial y el costo inicial del producto.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para crear el ítem.

Así:Crear ítem inventariable

Formulario Nuevo ítem de venta

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Categoría (Opcional): clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Tipo de Ítem (Requerido): elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Mostrar ítem en tienda: con esta opción puedes controlar si los ítems de venta son visibles o permanecen ocultos en la tienda en linea.
  • Adjuntar imagen (Opcional): agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.
  • Precio Total (Requerido): ingresa el precio de venta total al público en general, incluido los impuestos. Al ingresar este campo y seleccionar el impuesto, el campo "Precio sin impuesto" se agregara automáticamente. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Precio sin impuesto (Requerido): ingresa el precio de venta del producto, sin incluir los impuestos. Al agregar este campo y seleccionar el impuesto el campo "Precio total" se agregara automáticamente.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Item inventariable: activa esta opción para que tengas control de las entradas y salidas del producto.
  • Bodega (Opcional): elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial (Requerido): ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
  • Cantidad mínima (Opcional): elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima (Opcional): elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
  • Costo inicial (Requerido): ingresa el valor de adquisición de tus productos de venta.
Nota: en Opciones avanzadas podrás encontrar la configuración de contabilidad y los campos adicionales:
Contabilidad items
  • Cuenta contable (Requerido): selecciona la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Cuenta de inventario (Requerido): selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores de entradas y salidas del ítem.
  • Cuenta de costo de venta (Requerido): selecciona la cuenta contable en la que se registrarán el valor del costo de venta del producto.
  • Campos adicionales (Opcional): en esta opción puedes agregar información adicional a tus productos como fechas de vencimiento o códigos de barras. Ver más.

Importante: la Cantidad Inicial y Costo Unitario son fundamentales para que los cálculos futuros arrojen datos reales. Estos datos iniciales afectarán el resultado de los informes de inventario.

  • Al ingresar una cantidad inicial en cero (0) para un ítem, ten en cuenta que al comenzar a vender y si no has agregado facturas de compra, el estado de tu inventario será negativo.
  • Al ingresar un costo unitario de cero (0) para un ítem, ten en cuenta que Alegra lleva el valor de inventarios promediando los costos del total de los ítems que tienes en tu sistema, si algún ítem tiene costo cero éste se encargará de disminuir el resultado del valor real de tu inventario.

El éxito de tu reporte de valor de inventario radica en el orden con que se llevas la información de tus items inventariables.

Consulta el siguiente artículo para conocer cómo generar el reporte de inventario valorizado y cómo consultar el kardex o historial de un producto.
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