El reporte de estado de cuenta por cliente te permite conocer el estado de la cartera de un cliente seleccionado y enviarle un vínculo a su correo electrónico donde el cliente podrá consultar en cualquier momento y en tiempo real, las facturas y notas de crédito que le generas e igualmente consultar el estado de la factura, si se encuentra cobrada o por cobrar o las cuotas pendientes por pagar.
Por ejemplo: "El señor Alejandro García, cliente de la Empresa Ejemplar S.A. Solicita su estado de cuenta pues quiere ver su historial de facturas y revisar si los pagos aplicados coinciden con sus registros. Para ello, la Empresa Ejemplar le envía un vínculo por correo electrónico con su estado de cuenta en el cual podrá ver las facturas pendientes, las que tienen pagos parciales, las que tienen cuotas pendientes o las que están canceladas y realizar filtros por la cantidad de días de vencimiento".
A continuación te explicamos las diferentes opciones que tienes para enviar el estado de cuenta:
1. Adjuntar el estado de cuenta en todas las facturas de venta que le envías a tus clientes:
1 . Dirígete al menú "Configuración".
2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción “Datos Generales”.
3. Activa la opción “Incluir estado de cuenta cliente en facturas” ubicada al final del formulario y haz clic en el botón "Aceptar".
4. Haz clic en el botón "Guardar" y selecciona la opción "Actualizar".
Así:
También puedes decidir si agregas o no el estado de cuenta a tus clientes cuando envías cada factura.
Así:
2. Consulta el estado de cuenta de tus clientes
1 . Dirígete al menú “Contactos”, selecciona "Todos" y luego selecciona el cliente al que deseas consultarle su estado de cuenta.
2. En el botón “Más acciones” elige la opción “Ver estado de cuenta”, en la cual puedes aplicar diferentes filtros, por ejemplo: tipo y número de documento, fecha de creación, fecha de vencimiento, días de vencimiento y estado.
3. Puedes filtrar por rangos de vencimiento usando los botones superiores como se muestra en la siguiente imagen.
Así:
3. Compartirle a tu cliente por correo su estado de cuenta
1 . Una vez consultes el estado de cuenta de un cliente, haz clic en “Enviar estado de cuenta del cliente”.
2. Se abrirá una ventana en la que podrás editar el cuerpo de correo.
3. El formulario te indicará las direcciones de correo asociadas al cliente, pero también puedes agregar direcciones de correo adicionales en el campo "Para".
4. Activando la opción “Enviar una copia a mi correo” recibirás un mensaje, idéntico al que recibe tu cliente, con la información de tu empresa en el encabezado de su estado de cuenta.
5. Haz clic en "Enviar" para finalizar el proceso.
Así:
En caso de que tu cliente ya haya pagado alguna de las facturas relacionadas, te podrá notificar el pago a través del mismo estado de cuenta y recibirás la confirmación en tu correo.
4. Consulta el reporte de estado de cuenta cliente.
También puedes consultar el estado de cuenta de cada uno de tus clientes y enviarlo al correo electrónico o exportarlo a un archivo de Excel siguiendo estos pasos:
1 . Haz clic en el menú “Reportes”.
2. Elige la opción “Estado de cuenta cliente”.
3. Elige el cliente desde el menú desplegable o ingresa su nombre para buscarlo rápidamente.
4. Aplica los filtros que desees. Puedes exportar a Excel el reporte o enviarlo por correo al cliente.
Así:
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El estado de cuenta llegará a tus clientes así:
Al hacer clic en el botón "Ver estado" le cargará el estado de cuenta donde el cliente podrá revisar sus cuentas pendientes y además consultar todas las facturas realizadas a su nombre, imprimirlas, descargar el PDF o enviarte una notificación en caso de que desee más información de alguna factura.
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