La funcionalidad de tipos de comprobantes contables y sus numeraciones te permite organizar y llevar un control de la contabilidad en tu negocio. Además, podrás identificar fácilmente los comprobantes contables provenientes de saldos iniciales, ajustes, depreciaciones, cierres sin pago, legalización de anticipos, nómina, entre otros.
💡Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea organizar la contabilización de su nómina, razón por la cual crea un tipo de comprobante contable llamado "Nómina" y a su vez crea una numeración para cada tipo de departamento al que pertenece esa operación de nómina, los cuales pueden ser "Nómina administrativa" o "Nómina de ventas".
En Alegra podrás asociar una o varias numeraciones a un mismo tipo de comprobante de forma fácil y rápida.
👉¿Qué deseas realizar?
1. Configurar los tipos de comprobantes contables en Alegra.
2. Crear las numeraciones para tipos de comprobantes contables.
3. Crear tipos de comprobantes y numeraciones desde un comprobante contable.
4. Gestionar los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de comprobantes contables.
1. Configura los tipos de comprobantes contables en Alegra
Los tipos de comprobantes contables te permiten clasificar y ordenar los registros contables de tu empresa.
Sigue estos pasos para configurarlos:
1. Inicia sesión en "Alegra" y haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Tipos de Comprobantes Contables".
3. Haz clic en el botón "Nuevo tipo de comprobante".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Formulario "Nuevo tipo de comprobante contable"
- Código: este campo es alfanumérico, ingresa un código para identificar el tipo de comprobante contable. No se debe crear más de un tipo de comprobante con el mismo código.
- Nombre: ingresa el nombre del tipo de comprobante contable.
Los siguientes tipos de comprobantes contables vienen creados de forma automática en el sistema, tanto para cuentas antiguas como para las cuentas nuevas creadas después del 7/09/2023 (Colombia), 30/08/2023 (Panamá) y 28/08/2023 (España, Chile e Internacional). Estos tipos de comprobantes no podrás eliminarlos ni desactivarlos:
📌Nota: los tipos de comprobantes de "Avances y anticipos" y de "Ajuste por cierre sin pago" no se mostrarán como elegibles al momento de realizar un comprobante contable, ya que estos registros se generan de forma automática desde la factura de venta o de compra.
Adicional, las cuentas nuevas creadas después del 7/09/2023 (Colombia), 30/08/2023 (Panamá) y 28/08/2023 (España, Chile e Internacional) traerán configurados los siguientes tipos de comprobantes contables, los cuales podrán ser desactivados o eliminados si así lo deseas:
2. Crea las numeraciones para tipos de comprobantes contables
Podrás crear las numeraciones para clasificar la información de los comprobantes de acuerdo a las operaciones de la compañía, solo debes seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Numeraciones contables".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Importante: si desactivas un tipo de comprobante contable, las numeraciones asociadas a este se desactivarán de forma automática. Caso contrario, si vuelves a activar el tipo de comprobante, también se activarán sus numeraciones.
Formulario "Nueva numeración contable"
- Tipo de comprobante contable: selecciona el tipo de comprobante que deseas utilizar.
- Nombre: ingresa el nombre de la numeración.
- Prefijo: este campo es alfanumérico.
- Número inicial: indica el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear tu documento, debe existir al menos una numeración preferida.
Ten en cuenta que también podrás crear un tipo de comprobante desde la creación de una numeración, solo debes desplegar las opciones de "Tipo de comprobante contable" y hacer clic en "Nuevo tipo de comprobante contable".
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
¿Se puede editar una numeración en un comprobante contable ya registrado?
Sí, los comprobantes contables que poseen la opción de "Editar", permiten que se cambie la numeración sin problemas. Al hacerlo, el consecutivo de la numeración usada anteriormente se pierde, ya que no volverá a utilizarse.
El uso de las numeraciones es completamente automático, por lo que un comprobante contable eliminado, conlleva a que la numeración no se vuelva a utilizar. El nuevo comprobante contable que posea esta numeración, seguirá su consecutivo automático con normalidad.
📌Nota: cuando una numeración se utiliza en un comprobante contable no podrá eliminarse, pero sí desactivarse.
3. Crear tipos de comprobantes y numeraciones desde un comprobante contable
También podrás crear tipos de comprobantes o numeraciones directamente desde un comprobante contable, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Comprobantes contables".
3. Haz clic en el botón "Nuevo comprobante".
4. Selecciona la opción "Nuevo tipo de comprobante contable" o "Nueva numeración" según lo que necesites crear.
5. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
6. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
4. Gestiona los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de comprobantes contables y numeraciones
Podrás configurar el nivel de acceso que tendrá un usuario limitado para el manejo de los tipos de comprobantes contables y numeraciones, otorgando permisos como: agregar, editar, eliminar, activar o desactivar.
Sigue estos pasos para activar o desactivar estos permisos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Empresa" y haz clic en la opción "Usuarios".
3. Crea un nuevo usuario y configura su nivel de acceso o selecciona uno ya existente para gestionar sus accesos haciendo clic en el botón "Editar" ubicado en la columna de acciones.
4. Activa o desactiva los permisos que veas necesarios y luego haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
📌Si un usuario limitado carece del permiso "Ver listado" en Tipos de comprobantes contables y numeraciones, al querer realizar registros como "Aplicar anticipos", "Cerrar sin pagos" o "Ajustes por diferencia en tipo de cambio", se registrará el comprobante bajo la numeración establecida como preferida del tipo de comprobante contable correspondiente.
¿Aún no tienes cuenta de Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda, Alegra Nómina (solo para Colombia) y Alegra Contador.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
