Mediante los contactos en Alegra, puedes crear y gestionar la información de tus clientes y proveedores. Estos permiten almacenar el nombre, dirección, número de identificación fiscal y otros datos importantes. Lo cual no solo agiliza la creación de tus documentos, como facturas o cotizaciones, sino que también garantiza que tus registros permanezcan organizados y sean detallados, facilitando de esta manera el seguimiento y análisis de tus relaciones comerciales.
Por ejemplo: “Para llevar el control de las compras y saber lo que se debe a cada proveedor, la empresa Ejemplar debe crear el contacto de cada uno y asociarlo a las facturas correspondientes”.
👉 Índice
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Gestiona y administra tus contactos.
- Importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”, en la opción “Mis contactos” haz clic en el botón “+” para agregar el nuevo contacto.
2. Completa la información del contacto. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Finaliza haciendo clic en “Crear contacto”.
📍 Nota: también tienes la opción de “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional a la del formulario básico.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo Contacto”
Datos Generales:
- Tipo de contacto: indica si el contacto es un “Cliente”, “Proveedor” o ambos.
- Tipo de receptor: define si el contacto que deseas crear es contribuyente, consumidor final, una entidad gubernamental o si es extranjero.
- Tipo de contribuyente: define si tu contacto es una persona natural o jurídica.
- RUC o cédula: es el número del Registro Único de Contribuyente del contacto.
- DV: hace referencia al dígito adicional que se encuentra al final del número de cédula (en caso de ser persona natural) o del número de NIT (en caso de ser persona jurídica).
- Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
- Dirección (Provincia / Distrito / Corregimiento, Dirección): indica la dirección del contacto.
Información de contacto: ingresa el correo electrónico, número de celular, hasta dos números telefónicos y las personas asociadas al contacto.
🔎 Todo acerca de contactos asociados al cliente en Alegra.
Información comercial (para clientes):
- Límite de crédito: define el monto máximo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo cliente.
- Plazo de pago: define cuánto tiempo tendrá tu cliente para pagar sus compras a crédito.
- Lista de precios: el sistema asociará el precio de acuerdo con la lista a la que esté vinculado el cliente.
🔎 Crea listas de precios en Alegra. - Vendedor: selecciona el vendedor que deseas asociar al cliente.
🔎 Crea y administra tus vendedores en Alegra.
Configuración para contabilidad: elige las cuentas por cobrar y por pagar para registrar las transacciones en tu contabilidad.
Comentarios: introduce observaciones o notas importantes sobre tu contacto.
Incluir estado de cuenta: en cada factura enviada por correo, tu cliente recibirá su estado de cuenta.
3. Gestiona y administra tus contactos
Puedes explorar “Todos” tus contactos o filtrarlos por “Clientes” y “Proveedores”. Esta organización te permite consultar el nombre, la identificación, el número de teléfono y tipo de contacto. También contarás con diversas acciones específicas para gestionarlos.
Observa:
📝 Acciones
- Más acciones: importa o exporta tus contactos en un archivo de Excel, así como las personas asociadas.
- Nuevo contacto: para crear un nuevo contacto.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus contactos de acuerdo con su:
- Estado: activos o inactivos.
- Tipo: cliente o proveedor.
- Teléfono: número telefónico.
- Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.
- Otras opciones:
- Ver detalle: consulta los datos y el resumen de tu contacto.
- Desactivar: al desactivarlo, no podrás asociarlo en ningún documento.
- Eliminar: es posible eliminar un contacto aunque tenga documentos asociados, excepto en los casos en los que tenga facturas de ventas frecuentes o pagos recurrentes vinculados. En esos casos, el sistema te mostrará una notificación, y no se podrá eliminar.
📍 Nota: los contactos eliminados que tienen documentos asociados podrás recuperarlos desde la “Papelera”. Observa:
4. Importa tus contactos de forma masiva
En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”, selecciona la opción “Gestión de contactos” y haz clic en “Importar contactos”.
📍 Nota: también puedes importar tus contactos desde el menú de “Mis contactos”. Haz clic en “Más acciones” y selecciona “Importar desde Excel”.
2. Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
3. Luego, sube la plantilla y haz clic en “Continuar”.
4. Selecciona el tipo de contacto (“Clientes” o “Proveedores”) y verifica el atributo sugerido para cada columna.
📍 Nota: de manera opcional puedes asociar una lista de precios que se asignará a todos los contactos del archivo.
5. Haz clic en “Importar”. Se mostrará un resumen de la actualización.
Observa:
📢 Importante
- Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debes cargar una plantilla para cada grupo de contacto: una para tus clientes, una para tus proveedores y una para cada lista de precios que manejes. Si lo haces desde una única plantilla, tus contactos serán originados de manera general.
🔎 Aprende a crear listas de precios. - Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el encabezado y estos datos serán ignorados.
- Realiza el proceso de importación solo una vez. Si lo haces dos veces, tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente.
Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto. - Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
📑 Contenido relacionado
- Solicita a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
- Gestiona tus Contactos en el Sistema Punto de Venta POS.
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