Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: órdenes de compra, facturas de venta, ingresos, egresos, entre otros.
Al crear clientes y proveedores en tu cuenta, podrás identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, pagar, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de proveedores en el sistema para llevar el control de lo que le debe a cada uno, para esto debe crear los contactos con la información de los proveedores y así poder asociar las facturas correspondientes".
En este artículo aprenderás a crear e importar tus contactos de forma individual o masiva.
👉 Índice:
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Crea e importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Ingresa en el menú de "Contactos".
2. Selecciona la opción "Todos".
3. Haz clic en el botón "Nuevo contacto". Luego, decide si deseas crear un nuevo "Cliente" o "Proveedor".
📍 Nota: puedes personalizar un contacto para que sea cliente y proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.
4. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en "Crear contacto".
Observa:
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Datos Generales
- Tipo de contacto: indica si es cliente o proveedor, o ambos.
- Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación que deseas usar para registrar el contacto.
- RNC o Cédula: ingresa el número de identificación que usa el cliente o proveedor en sus actividades fiscales.
📢 Importante: con el RNC de la empresa o la Cédula podrás importar información desde la DGII para completar el formulario haciendo clic en el botón “Consultar”. - Nombre / Razón Social: nombre de la persona natural o jurídica.
- Dirección: ingresa la dirección del contacto.
- Municipio / Provincia: selecciona el municipio donde se encuentra el contacto.
Información de contacto
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Información comercial
- Tipo de NCF: selecciona la numeración que deseas usar con los comprobantes de ese contacto.
- Límite de crédito: en este campo puedes agregar el cupo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo contacto.
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
🔎 Conoce más sobre crear y administrar tus vendedores en Alegra. - Lista de precios: al momento de crear facturas de venta, notas crédito, cotizaciones o facturas recurrentes, el sistema tomará por defecto el precio de la lista a la que esté asociado.
🔎 Conoce más sobre crear listas de precios en Alegra.
Configuración para Contabilidad: elige las cuentas contables que recibirán los movimientos de valores pendientes, por cobrar o por pagar.
🔎 Conoce más sobre personalizar las cuentas por cobrar y pagar de tus contactos.
Incluir estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos
Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: facturas de venta, facturas de proveedores, entre otros.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Haz clic en el botón "Nueva factura".
3. En el campo "Contacto", haz clic en la opción "Nuevo contacto" y decide si deseas que tu contacto sea solo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
4. Completa el formulario básico con la información solicitada. De forma opcional, puedes seleccionar el botón "Ir a formulario avanzado" para agregar información adicional.
5. Haz clic en "Guardar" para crear tu nuevo contacto.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
3. Crea e importa tus contactos de forma masiva
En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
2. Haz clic en el botón "Más acciones" y selecciona la opción "Importar desde Excel", luego, descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
3. Para cargar la plantilla, haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición del archivo: “Clientes” o “Proveedores”, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Es importante guardar la plantilla como un archivo de Excel, ya que otros formatos podrían causar errores al cargar el documento.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados.
- Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios correspondiente, esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.
- Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
- Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
Observa:
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