Con la integración de Alegra + Zapier + Google Sheets puedes automatizar la creación de facturas de compra. Solo ingresas los datos en tu hoja de cálculo y se generan automáticamente en Alegra.
👉 Índice
🔗 ¿Cómo conectar Alegra Contabilidad con Zapier?
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Ve a App Connections > Add connection > Busca Alegra > Add connection.
3. Ingresa tu usuario y token de Alegra.
📌 Nota: Si no tienes tu token, en Alegra puedes generarlo desde tu cuenta en Configuración > Cuadro integraciones > Integraciones > Integración manual (API).
4. Haz clic en Yes, continue to Alegra para confirmar.
🎥 Observa:
📑 ¿Cómo conectar Google Sheets con Zapier?
1. En Zapier, ve a App Connections > Add connection.
2. Selecciona Google Sheets.
3. Autoriza el acceso con tu cuenta de Google.
🎥 Observa:
⚡ ¿Cómo crear tu nuevo Zap?
Descarga la plantilla de Google Sheets (con encabezados y una fila de ejemplos) y luego puedes crear el zap.
🟢 ¿Cómo configurar Google Sheets en tu Zap?
1. Haz clic en el botón + Create > Zaps.
2. En Trigger, selecciona Google Sheets como app.
3. En Trigger event, elige New or Updated Spreadsheet Row > selecciona tu cuenta de Google Sheets > haz clic en Continue.
4. En el campo Spreadsheet, elige el sheets con tu factura de compra.
5. En Worksheet, elige la hoja de cálculo específica > haz clic en Continue > luego en Test Trigger.
🎥 Observa:
📢 Importante: Cada vez que edites algo en tu documento Sheets, debes regresar al paso New or Updated Spreadsheet Row > en la sección Test, haz clic en Find new records > selecciona la primera Spreadsheet (que es la que acabas de editar) > haz clic en Continue with selected record y dale Continue al resto del proceso que ya llevabas. Esto permite que Zapier reconozca los cambios y los aplique a tu Zap.
👥 ¿Cómo buscar tus proveedores?
📌 Nota: Te recomendamos tener tus contactos creados antes de iniciar para que el proceso sea más ágil.
1. En Action, selecciona a Alegra como app > en el campo Action event, elige Find Contact > selecciona tu cuenta de Alegra > haz clic en Continue.
2. En el campo Contacto a buscar, selecciona la opción Client/Search Query.
3. Haz clic en Continue > luego en Test Step.
🎥 Observa:
🧾 ¿Cómo generar la factura de compra en Alegra?
1. Haz clic en + Add step > Selecciona Alegra como app.
2. En el campo Action event, selecciona Create Provider Invoice > selecciona tu cuenta de Alegra > haz clic en Continue.
3. Llena los campos que necesites (recuerda que los que tienen asterisco son obligatorios).
4. Haz clic en Continue > luego en Test step.
5. Finalmente, haz clic en Publish.
🎥 Observa:
📝 Campos de la factura de compra en Zapier
| Sección | Campo | Descripción resumida |
| Información Principal | Fecha (Date)* | Fecha de emisión de la factura (campo obligatorio). |
| Fecha de vencimiento (dueDate)* | Fecha límite para el pago (campo obligatorio). | |
| Proveedor (provider)* | Nombre del proveedor (campo obligatorio). | |
| Numeración | Consecutivo de la factura. | |
| Bodega (Warehouse) | Bodega donde se registrará el inventario. | |
| Moneda y Costo | Código de la moneda (Currency code) | Tipo de moneda de la transacción. |
| Tasa de cambio (Exchange rate) | Tasa si la moneda es diferente a la principal. | |
| Centro de costos (Cost center) | Centro de costos asociado al gasto. | |
| Líneas de Ítems (Productos) | Items ID | Identificador del producto inventariable. |
| Precios (price) | Costo unitario del ítem. | |
| Cantidad (quantity) | Unidades compradas. | |
| Impuesto (tax) | Impuesto aplicado (IVA, por ejemplo). | |
| Descuentos (discount) | Monto o porcentaje de descuento. | |
| Líneas de Categorías (Gastos/Activos) | Categorías ID | Identificador de la cuenta contable (egresos o activos fijos). |
| Precios (price) | Valor del gasto o activo. | |
| Cantidad (quantity) | Unidades o cantidad a registrar. | |
| Retenciones | Id Retención (retention ID) | Identificador del tipo de retención aplicada. |
| Monto Retención (retention amount) | Valor total de la retención. | |
| Pagos (Payments) | Monto (amount) | Monto del pago a aplicar. |
| Método de pago (Payment Method) | Forma de pago utilizada. | |
| Cuenta (account) | Cuenta bancaria desde donde se realiza el pago. |
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