Crea facturas en Alegra Contabilidad desde Google Sheets

Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar a tu cuenta de Alegra Contabilidad diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra Contabilidad con Google Sheets para crear facturas automáticas ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo".

 Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra Contabilidad con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Sheets, para programar la creación de facturas desde una hoja de cálculo. 

Nota: para realizar esta integración es necesario contar con una cuenta paga en zapier.

El primer paso para integrar estas aplicaciones es conectar tus cuentas de Alegra Contabilidad y Google Sheets con Zapier. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Conecta tu cuenta de Alegra Contabilidad con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la app de Alegra. También puedes buscarla en haciendo clic en "Search apps".

4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos como obtener el token).

5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.

 Mira este ejemplo: 

conectar alegra app ayuda PER

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.

Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.

Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Google Sheets con Zapier

1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.

2. Haz clic en la opción “My apps”.

3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la app de Google Sheets . También puedes buscarla haciendo clic en "Search apps".

4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en "Permitir" para aprobar el acceso.

 Así:
conectar cuenta google sheets zapier ayuda alegra

Crea tu nuevo Zap

Para comenzar a configurar tu zap primero debes descargar aquí el archivo que te servirá como guía importándola a Google Sheets o pegando los nombres de los encabezados en tu documento. Debes tener mínimo una fila con datos de ejemplo en este archivo para la creación de una factura de prueba (la plantilla ya trae esta fila creada).

Luego que importes el archivo a Google Sheets, debes completar los campos que aparecen en esta plantilla de Zapier. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Configura la app de Google Sheets para que notifique cuando se guarde la información de una nueva factura:

1. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en Continue.

2. En el campo "Spreadsheet" selecciona el nombre del documento (sheet) previamente creado en Google Drive para ingresar tus facturas.

3. En el campo Worksheet selecciona el nombre de la hoja de cálculo que contiene la información y haz clic en "Continue". 

4. Haz clic en el botón “Test Trigger” para probar la integración y luego en “Continue”.

Mira este ejemplo:
zap Google Sheets paso1 alegra ayuda

Configura la plantilla de Alegra Contabilidad para que busque en tus contactos el cliente al que vas a facturar y lo guarde si no lo tienes creado

1. En el campo “Action event” selección la opción “Find Contact” y haz clic en “Continue”.

2. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en “Continue”.

3. En el campo “Contacto a buscar” selecciona la opción “Client/Search Query”.

4. Marca la opción “Create”.

5. En el campo “Name” selecciona la opción Client/Search Query”. Luego haz clic en botón “Continue”.

6. Haz clic en el botón “Test & Continue”.

Así:

zap Alegra Google Sheets contactos FV alegra ayuda

Configura la app de Alegra Contabilidad para que genere una nueva factura con la información almacenada en la hoja de cálculo

1. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en Continue.

2. Completa el formulario con la información para crear la factura, más adelante te explicamos cada uno de los campos.

3. Haz clic en el botón "Continue" y luego en el botón "“Test & Continue”.

4. Haz clic en el botón "Turn zap on".

Explicación de los campos en el formulario:

Fecha  (Obligatorio): Date of Creation/Fecha de la factura.

Fecha de vencimiento (Obligatorio): Due Date/Fecha de vencimiento de la factura.

Observaciones: Observations/Observaciones. 

Comentarios: Notes/ Notas de la factura.

Status: Estado de la factura, este campo es opcional pero necesario si deseas crear facturas en estado abiertas. Las opciones son Open=Abierta y Draft=Borrador, si no defines este campo las facturas se guardarán en borrador. 

Cliente ID: 2.ID

Numeración de la factura: Selecciona el nombre de la numeración creada en Alegra Contabilidad. Puedes seleccionar el nombre con el que se crearán todas las facturas o enviar el ID de la numeración para facturar con múltiples numeraciones.

Items ID (Obligatorio): Item Reference.

Precio (Obligatorio): Item Price.

Cantidad (Obligatorio): Item Quantity.

Descuento: Discount/porcentaje de descuento.

Impuesto: Selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear. 

Referencia: Selecciona la referencia del producto/servicio. 

Código de la moneda: Ingresa el código de la moneda.

Tasa de cambio: Ingresa la tasa de cambio de la moneda.

Mira esta ejemplo:

zap Alegra Google Sheets FV alegra ayuda

A partir de este momento, cuando actualices una fila ingresando la información de una venta en tu documento de Google Sheets, se generará de forma automática una nueva factura en Alegra Contabilidad.

 

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