Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar tu cuenta de Alegra a diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, envío de correos, contactos, pagos, productos y cotizaciones.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear facturas automáticas ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo".
Con la integración de Google Sheets podrás crear items de venta de forma automática en Alegra, esto ingresando la información desde una hoja de cálculo.
👉 Contenido:
- Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier.
- Conecta tu cuenta de Google Sheets con Zapier.
- Crear el nuevo Zap.
A. Configura el app de Google Sheets para que se guarde la información de una nueva factura.
B. Configura la plantilla de Alegra para que busque en tus contactos el proveedor que te facturo y lo guarde si no lo tienes creado.
C. Configura el app de Alegra para que genere una nueva factura de compra con la información almacenada en la hoja de cálculo.
Lo primero que debes hacer para realizar esta integración es conectar las aplicaciones que usarás con tu cuenta de Zapier.
1. Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Zapier".
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la "app de Alegra". También puedes buscarla haciendo clic en "Search apps".
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el "usuario" y "token de tu cuenta de Alegra" (más adelante te mostraremos como obtener el token).
5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.
2. Conecta tu cuenta de Google Sheets con Zapier.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Zapier".
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la app de Google Sheets . También puedes buscarla haciendo clic en "Search apps".
4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en "Permitir" para aprobar el acceso.
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
El tercer paso, una vez integradas las aplicaciones de Alegra Contabilidad y de Gmail con Zapier, es el de crear tu nuevo Zap.
3. Crear el nuevo Zap.
Para comenzar a configurar tu zap primero debes descargar aquí el archivo que te servirá como guía importándola a Google Sheets o pegando los nombres de los "encabezados en tu documento". Debes tener mínimo una fila con datos de ejemplo en este archivo para la creación de una factura de venta de prueba (la plantilla ya trae esta fila creada).
Luego que importes el archivo a Google Sheets, debes completar los campos que aparecen en esta planilla en Zapier, recuerda que debes haber accedido a tu cuenta Zapier previamente, para hacer login haz clic aquí. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
A. Configura el app de Google Sheets para que se guarde la información de una nueva factura.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón “Create Zap”.
2. Selecciona tu cuenta de "Google Sheets" y haz clic en "Continue".
3. En el campo "Spreadsheet" selecciona el nombre del documento (sheet) previamente creado en Google Drive para ingresar tus facturas.
4. En el campo "Worksheet" selecciona el nombre de la hoja de cálculo que contiene la información y haz clic en "Continue".
5.Haz clic en el botón “Test Trigger” para probar la integración y luego en “Continue”.
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B. Configura la plantilla de Alegra para que busque en tus contactos el proveedor que te facturo y lo guarde si no lo tienes creado.
Sigue estos pasos:
1. En el campo “Action event” selección la opción “Find Contact” y haz clic en “Continue”.
2. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en “Continue”.
3. En el campo “Contacto a buscar” selecciona la opción “Client/Search Query”.
5. En el campo “Name” selecciona la opción “Client/Search Query”. Luego haz clic en el botón “Continue”.
6. Haz clic en el botón “Test & Continue”.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
C. Configura el app de Alegra para que genere una nueva factura de compra con la información almacenada en la hoja de cálculo.
Sigue estos pasos:
1. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en "Continue".
2. Completa el formulario con la información para crear la factura, más adelante te explicamos cada uno de los campos.
3. Haz clic en el botón "Continue" y luego en el botón “Test & Continue”.
4. Haz clic en el botón "Turn zap on".
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Explicación de los campos en el formulario:
- Fecha (Obligatorio): date of Creation/Fecha de la factura.
- Fecha de vencimiento (Obligatorio): due Date/Fecha de vencimiento de la factura.
- Observaciones: observations/Observaciones.
- Comentarios: notes/ Notas de la factura.
- Status: estado de la factura, este campo es opcional pero necesario si deseas crear facturas en estado abiertas. Las opciones son Open=Abierta y Draft=Borrador, si no defines este campo las facturas se guardarán en borrador.
- Cliente ID: selecciona el ID interno del Cliente.
- Numeración de la factura: selecciona el nombre de la numeración creada en Alegra Contabilidad. Puedes seleccionar el nombre con el que se crearán todas las facturas o enviar el ID de la numeración para facturar con múltiples numeraciones.
- Bodega/almacén: selecciona la bodega o almacén si lo requieres, sin embargo, no es obligatorio.
- Items ID (Obligatorio): ítem Reference.
- Precio (Obligatorio): ítem Price.
- Cantidad (Obligatorio): ítem Quantity.
- Descuento: discount/porcentaje de descuento.
- Impuesto: selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear.
- Referencia: selecciona la referencia del producto/servicio.
- Descripción: ingresa la descripción del producto/servicio.
- Código de la moneda: ingresa el código de la moneda.
- Tasa de cambio: ingresa la tasa de cambio de la moneda.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar luego de activar el ZAP, solo agrega la información de la factura de venta en el documento de Sheets y de esta manera se crea automáticamente en Alegra".
A partir del momento que enciendas el ZAP, es decir, selecciones la opción “Turn zap on”, cuando actualices una fila ingresando la información de la venta en tu documento de Google Sheets, se generará de forma automática una nueva factura en Alegra.
🔎 Conoce cómo crear facturas de compra en Alegra desde Google Sheets.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
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