Las notas de crédito son documentos que utiliza un vendedor para corregir errores en comprobantes fiscales ya emitidos, como facturas de venta. También se usan cuando se otorgan devoluciones o descuentos a los clientes, funcionando como respaldo contable ante la DGII.
En Alegra puedes crear notas de crédito en pocos minutos. Esto te permite mantener la información de tu negocio organizada y tu contabilidad al día, cumpliendo con las disposiciones fiscales vigentes.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar emitió una factura electrónica por la venta de un par de zapatos a su cliente Juan. Sin embargo, al revisar, nota que cometió errores en la cantidad y el precio del producto, aumentando el valor a pagar. El cliente solicita que se respete el monto acordado originalmente, por lo que la empresa emite una nota de crédito para corregir la factura.”
👉 Índice
1. Lo que debes saber sobre las notas de crédito
La Dirección General de Impuestos Internos (DGII) establece que toda nota de crédito electrónica (e-CF tipo 04) debe referenciar el comprobante original que se desea corregir. Esto aplica tanto para devoluciones, bonificaciones o ajustes en el monto facturado.
2. Cuándo se deben expedir notas de crédito
Las notas de crédito pueden expedirse en los siguientes casos.
✅ Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.✅ Cuando es necesario anular la totalidad de la factura de venta.
✅ Cuando se va a corregir un error en la factura de venta.
✅ Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
3. Qué es la numeración de e-CF y por qué es importante
La numeración de los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) es esencial para identificar y controlar cada documento emitido. Cada tipo de comprobante tiene un prefijo específico asignado por la DGII.
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E31: Factura de Crédito Fiscal Electrónica
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E32: Factura de Consumo Electrónica
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E33: Nota de Débito Electrónica
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E34: Nota de Crédito Electrónica
Al configurar la numeración E34 en Alegra, aseguras que cada nota de crédito esté correctamente identificada, que siga el orden autorizado por la DGII, y que puedas hacer un seguimiento claro y ordenado de tus ajustes contables.
4. Cómo configurar la numeración de la nota de crédito
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. En la sección “Facturación”, selecciona “Numeraciones”.
3. Después de completar el formulario, haz clic en “Guardar” para aplicar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: selecciona el tipo de e-CF que deseas configurar (por ejemplo, Nota de crédito).
- Tipo: selecciona el tipo ce e-CF que deseas asignar (Por ejemplo, E34 - Nota de crédito)
- Nombre: asigna un nombre descriptivo para identificar la numeración.
- Numeración automática: activa esta opción para que el sistema genere automáticamente el número secuencial.
- Prefijo: ingresa el prefijo correspondiente al tipo de comprobante.
- Próximo número: indica el número con el que se iniciará la secuencia.
- Desde el número / Hasta el número: define el rango de numeración autorizado por la DGII.
- Preferida: marca esta opción si deseas que esta numeración se seleccione por defecto al emitir nuevos documentos.
- Resolución: incluye información adicional relacionada con la autorización otorgada por la DGII.
Una vez configurada la numeración, podrás seleccionarla al emitir tus comprobantes fiscales electrónicos en Alegra.
5. Cómo crear una nota de crédito en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú “Ingresos” y selecciona “Notas de crédito”.
2. Haz clic en “Nueva nota de crédito”.
3. Completa los campos del formulario.
4. Haz clic en “Guardar y emitir” para generar tu comprobante.
✍️ Formulario “Nueva nota de crédito”
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Contacto: cliente o receptor de la nota.
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Tipo de nota de crédito: selecciona el tipo e-CF (nota de crédito).
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Fecha: indica la fecha de emisión de la nota.
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Tipo de relación: específica si es una devolución, bonificación, descuento, o anulación.
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Forma de pago: elige la forma en que se procesará el ajuste.
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Moneda: usa la misma moneda en la que se emitió la factura original.
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Notas: comentarios opcionales que desees incluir.
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Referencia del comprobante original: vincula la nota con el e-CF que estás corrigiendo.
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Productos o servicios: selecciona los ítems afectados. Si hay devolución de mercancía, asegúrate de reflejarlo correctamente en el inventario.
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Devolución de dinero: indica si se realizará un reembolso. En caso contrario, déjalo vacío.
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Aplicación de crédito: elige la factura a la que se aplicará el crédito generado por la nota.
📌 Consideraciones importantes
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Autorización de la DGII: asegúrate de contar con la autorización de la DGII para emitir comprobantes fiscales electrónicos y de tener asignados los rangos de numeración correspondientes.
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Configuración de múltiples numeraciones: si tu empresa opera en diferentes sucursales o maneja distintos tipos de comprobantes, puedes configurar múltiples numeraciones para cada caso.
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Edición de numeraciones: si necesitas modificar una numeración existente, puedes hacerlo desde el mismo menú de “Numeraciones”.
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Desactivación de numeraciones: si dejas de utilizar una numeración, puedes desactivarla para evitar su selección accidental.
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