Las notas de crédito son documentos que el vendedor emite a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya emitidas de una manera sencilla.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vendió un par de zapatos y al momento de crear la factura comete errores en el precio del producto, por lo tanto, expide una nota de crédito para realizar la corrección de la venta".
En este artículo aprenderás a crear notas de crédito en minutos, lleva un registro claro de tus transacciones y optimiza la gestión de tu empresa con Alegra Facturación.
👉 Índice:
- ¿Cuándo se debe crear una nota de crédito?
- Pasos para crear notas de crédito.
2.1. Crea notas de crédito desde la factura de venta.
2.2. Gestiona tus notas de crédito. - Anula notas de crédito.
- Administra tus notas de crédito.
1. ¿Cuándo se debe crear una nota de crédito?
Las notas de crédito pueden crearse en los siguientes casos:
- Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado o por garantía.
- Para corregir facturas de venta que contienen errores.
- Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
2. Pasos para crear notas de crédito
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Documentos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota de crédito”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, si tienes habilitada tu cuenta para facturar electrónicamente haz clic en el botón "Emitir”, de lo contrario haz clic en “Guardar".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva nota de crédito”
Más ajustes y opciones de guardado
- Más ajustes: desde este campo podrás elegir la moneda en que se realizará la nota de crédito.
-
Opciones de guardado: desde este botón podrás "Guardar sin emitir" tu nota de crédito. Esta opción es visible solo en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
Configurar numeración
- Numeración automática: actívalo para generar automáticamente el "Siguiente número" en cada nota de crédito. Esta opción está activada por defecto en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
- Numeración: si manejas varias numeraciones, desde este campo podrás elegir la que requieras para la nota de crédito que estés creando.
📌 Nota: puedes crear y gestionar tus "Numeraciones" desde el menú de "Configuración". - Sucursal: puedes seleccionar el código de tu sucursal si así lo deseas. Esta opción es obligatoria solo en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
- Punto de facturación (obligatorio): agrega el código del punto de facturación.
- Siguiente número: corresponde al consecutivo numérico asignado a cada nota de crédito que vas creando. Esta opción es obligatoria solo en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
Sección - Ajustes (esta sección es visible solo en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas).
- Tipo de nota de crédito (obligatorio): selecciona si la nota de crédito es referente a una factura electrónica o si es genérica.
- Forma de pago (obligatorio): selecciona la forma de pago correspondiente a la nota de crédito.
Sección - Datos generales
- Cliente (obligatorio): selecciona el cliente al que vas a asociar la nota de crédito.
- RUC y DV: estos campos se diligencian de forma automática al momento de seleccionar el cliente.
- Fecha de creación (obligatorio): fecha en la que se realizó la nota de crédito.
Sección - Documentos
Solo podrás asociar una factura si previamente seleccionaste un cliente. Si tienes varias facturas que requieren una corrección o devolución, debes crear una nota de crédito individual para cada una de ellas.
- Número: aquí debes seleccionar la factura.
- Estado D.G.I: muestra el estado de emisión de la factura ante la D.G.I. Esta opción es visible solo en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
- Creación: fecha de creación de la factura.
- Vencimiento: fecha de vencimiento de la factura.
- Total: valor total de la factura.
- Monto: valor pendiente por pagar de la factura.
Sección - Productos y/o servicios
Cuando se selecciona la factura, se diligencian automáticamente los productos y/o servicios de la factura seleccionada. Estos se podrán editar e inclusive agregar más o eliminar.
- Nombre: selecciona únicamente los productos o servicios previamente facturados que deseas corregir, devolver o modificar. Desagrega los productos o servicios que no presentan cambios o correcciones.
- Precio: ingresa el valor a acreditar o descontar de la factura de venta, en caso de devolver el producto en su totalidad, completa el campo con el valor total.
- Descuento: agrega el descuento si aplica.
- Impuesto: agrega el impuestos si aplica.
- Cantidad: selecciona las unidades devueltas o por corregir.
- Total: este campo indica el valor que se va a acreditar de la factura.
Sección - Notas: agrega comentarios o detalles adicionales, serán visibles para tus clientes.
2.1. Crea notas de crédito desde la factura de venta
Desde el menú de "Facturas de venta", ingresando al detalle de la factura y haciendo clic en "Acciones", selecciona "Asociar nota de crédito", el procedimiento es el mismo que se mencionó anteriormente.
Observa:
2.2. Gestiona tus notas de crédito
Después de crear tus notas de crédito, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Imprimir.
- Enviar por correo.
- Anular.
- Botón principal:
- Descargar / Emitir (disponible en cuentas que si cuentan con facturación electrónica).
- Editar (disponible en cuentas que no cuentan con facturación electrónica).
- Información de emisión D.G.I: muestra los datos de emisión de la nota, como la fecha de emisión, el código CUFE, notificaciones, adjuntos, y el comprobante DGI (disponible en cuentas que si cuentan con facturación electrónica).
3. Anula notas de crédito
Desde el detalle de la nota de crédito haz clic en "Acciones" en la opción "Anular", a continuación deberás elegir el motivo de anulación y seleccionar "Confirmar".
Observa:
4. Administra tus notas de crédito
Desde el menú de "Notas de crédito" podrás acceder a tus notas para realizar un seguimiento detallado de cada una de ellas.
Observa:
Alegra organiza tus notas de crédito de venta por sucursal, punto de facturación, número, cliente, fecha de creación, estado DGI (solo en cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas), estado y valor total. Adicionalmente, encontrarás los siguientes íconos:
- Exportar (genera un archivo descargable con la información de tus notas).
- Filtrar (para realizar una busqueda específica).
- Nueva nota de crédito.
🔎 Artículos relacionados:
- Aprende a crear facturas de venta electrónicas.
- Aprende a crear facturas de venta si no facturas electrónicamente.
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