En Alegra, puedes crear nuevos documentos a través de entradas de diario. Esta característica te permite realizar registros personalizados, dándote la flexibilidad de elegir las cuentas contables, el saldo, la fecha de vencimiento y los contactos que necesites para llevar a cabo tus operaciones.
Esta funcionalidad facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa, asegurando que la información se muestre de manera clara en tus reportes.
👉 Índice
📄 ¿Cómo registrar un nuevo documento desde una entrada de diario?
Puedes registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos.
Al crear una entrada de diario, en la línea de registro se expandirá una subsección denominada Referencia donde podrás realizar el registro contable de la nueva transacción.
1. Ve a Contabilidad > Entrada de diario > Nueva entrada de diario.
2. Completa los campos del formulario > Guardar.
Observa:
📢 Importante
- No es obligatorio completar los campos de la sección Referencia en todas tus entradas de diario, solo en los casos que lo consideres necesario.
- Ten en cuenta la naturaleza de las cuentas contables para que el nuevo documento quede registrado correctamente.
- Puedes crear varios documentos en una misma entrada de diario. Las entradas clonadas mantendrán los mismos datos, excepto la información de la referencia del nuevo documento.
📋 ¿Cómo conocer los tipos de registros disponibles?
A. Cuentas por cobrar
Los registros por el débito originan y aumentan el saldo de una nueva cuenta por cobrar. Los registros por el crédito representan una disminución del saldo de la cuenta.
Casos en los que puedes registrar nuevos documentos:
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Documentos administrativos correspondientes a saldos por cobrar.
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Registro de cartera por cobrar donde existan facturas u otros documentos relacionados con terceros.
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Derechos soportados por documentos legales como pagarés y letras de cambio.
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Registro de saldos por cobrar a terceros como compensación por daños o incumplimientos contractuales.
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Registro temporal de pagos por cobrar cuando aún no se ha identificado completamente la transacción.
B. Cuentas por pagar
Los registros por el crédito originan y aumentan el saldo de una nueva cuenta por pagar. Los registros por el débito representan una disminución del saldo de la cuenta.
Casos en los que puedes registrar nuevos documentos:
-
Documentos administrativos correspondientes a saldos por pagar.
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Registro de cartera por pagar donde existan facturas u otros documentos relacionados con terceros.
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Obligaciones soportadas por documentos legales como pagarés y letras de cambio.
💼 ¿Cómo aplicar esta funcionalidad en casos prácticos?
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Caso 1: Saldos iniciales de cuentas por cobrar
Para registrar el saldo inicial de las cuentas por cobrar, puedes crear un nuevo documento desde una entrada de diario. Esto te permitirá agregar a cada línea un contacto específico y asociarlo con documentos como facturas de ventas, visualizar el saldo de cartera en los reportes administrativos, agregar los pagos y dar de baja las deudas a medida que son canceladas. Observa:
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Caso 2: Crédito respaldado por pagaré
Si una entidad financiera te otorga un crédito para la compra de mercancía respaldado por un pagaré con plazo de vencimiento, puedes crear un nuevo documento desde una entrada de diario que refleje el valor como una cuenta por pagar. Observa:
💡 AlegraTip: Próximamente podrás registrar nuevos documentos para anticipos recibidos y entregados, devoluciones de clientes y proveedores, impuestos y retenciones.
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