Los profesionales independientes del sector de la salud deben agregar información obligatoria y específica de sus pacientes en la factura electrónica para luego emitirla ante la DIAN. En este artículo te explicamos que información es, y cómo en Alegra de forma fácil y rápida podrás emitir tus facturas sin ninguna novedad.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar presta sus servicios de forma independiente en el sector salud, desea crear sus pacientes y a su vez algunos clientes externos que tiene la empresa, ingresa al sistema de Alegra y crear los contactos correspondientes, algunos como pacientes y otros como clientes”.
👉 Contenido:
- Cómo crear un contacto como paciente para el sector salud.
- Cómo editar un contacto general y asignarle el paciente correspondiente.
- Cómo asignar a paciente a un contacto ya creado.
1. Cómo crear un contacto como paciente para el sector salud
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.
2. Haz clic en “Nuevo contacto”.
3. Completa el formulario con la información solicitada, luego dirígete a la sección “Sector salud” activa el campo, haz clic en “El contacto es la misma persona que recibe el servicio de salud” para que se carguen los datos ingresados al comienzo del formulario y agregar los campos faltantes. Puedes ver la explicación de los campos más adelante.
4. Finalmente, haz clic en “Crear contacto”.
Observa:
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📢 Importante: activa el campo “El contacto es la misma persona que recibe el servicio de salud” solo en caso de que el contacto sea el mismo paciente, sí, por lo contrario, los datos del contacto son diferentes al paciente, no actives el campo.
Formulario “Nuevo contacto”
Sección - Datos Generales
- Tipo de identificación (Obligatorio): selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Número de identificación (Obligatorio): ingresa el número de identificación.
- Razón social / Nombre completo (Obligatorio): nombre de la persona natural o jurídica.
- Tipo de persona: selecciona persona natural o jurídica según corresponda. Este campo es obligatorio cuando en Tipo de identificación se selecciona NIT.
- Responsabilidad tributaria: escoge la responsabilidad tributaria de tu contacto. Este campo es obligatorio cuando en Tipo de identificación se selecciona NIT.
- Municipio / Departamento: selecciona el municipio al que pertenece tu contacto.
- Dirección: ingresa la dirección correspondiente del contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento al que pertenece tu contacto.
- Código postal: escribe el código postal según la ubicación de tu contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento correspondiente.
Sección - Sector Salud (Obligatorio)
- Campo “El contacto es la misma persona que recibe el servicio de salud”: este campo se debe seleccionar en caso de que el contacto y el paciente sea la misma persona.
- Tipo de identificación (Obligatorio): selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Número de identificación (Obligatorio): ingresa el número de identificación.
- Tipo de paciente (Obligatorio): selecciona la opción correcta.
- Razón social / Nombre completo (Obligatorio): nombre de la persona natural o jurídica.
- Modalidad de contratación y de pago (Obligatorio): selecciona la opción correspondiente.
- Cobertura o plan de beneficios (Obligatorio): selecciona la opción correspondiente.
Sección - Información de contacto
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
- Correo electrónico 2: puedes escribir un segundo correo, el cual se usará para enviar una copia de los documentos electrónicos que generes a nombre de este contacto.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
- Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
- Celular: hace referencia al número celular.
Sección - Información comercial
- Límite de crédito: agrega en número el límite que le vas a dar al contacto a crear.
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle Facturas de venta, Notas crédito, Cotizaciones y Facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Residencia fiscal: selecciona si tu contacto es "residente" o "no residente" según corresponda.
- Obligaciones tributarias: activa las obligaciones tributarias que corresponden al contacto.
Sección - Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Enviar estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
Si ya tienes creado el contacto y no el paciente, debes editar el contacto y agregar la información faltante.
2. Cómo editar un contacto general y asignarle el paciente correspondiente
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.
2. Ubica el contacto y en la columna de Acciones selecciona la opción “Editar”.
3. Agrega la información faltante o edita la información ingresada.
4. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar contacto”.
Observa:
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Recuerda que si ya tienes creado el cliente, pero no lo tienes asignado como paciente, pueden ingresar y editarlo.
3. Cómo asignar a paciente a un contacto ya creado
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.
2. Ubica el contacto y en la columna de Acciones selecciona la opción “Editar”.
3. Baja hasta la sección “Sector salud” la activas y haz clic en el campo “El contacto es la misma persona que recibe el servicio de salud”.
4. Agrega la información faltante y finalmente, haz clic en “Guardar contacto”.
Observa:
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