Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: facturas, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, entre otros.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar va a crear los contactos de sus proveedores para asociar fácilmente las facturas correspondientes a cada uno y así llevar un control preciso de sus costos y gastos".
En este artículo aprenderás a crear tus contactos uno a uno y a importarlos de forma masiva.
👉 Índice:
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Crea e importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contactos" y selecciona "Todos". También puedes acceder por "Clientes" o "Proveedores".
2. Haz clic en "Nuevo contacto" e indica si es un nuevo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
3. Completa los datos del contacto. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en "Crear contacto".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Datos generales
- Tipo de contacto: indica si el contacto es un "Cliente", "Proveedor" o ambos.
- Procedencia: indica si se trata de una persona nacional o extranjera.
- RFC: es el Registro Federal de Contribuyentes, el identificador utilizado para todas las personas físicas o morales que realizan actividades económicas.
📌 Nota: cuando anotes el RFC, podrás aprovechar la función de "Autocompletar", para agilizar el proceso de registro de algunos datos como el nombre, régimen fiscal, código postal o email del contacto.
- Nombre: nombre de la persona física o moral. Debe coincidir con el nombre que se encuentra en la constancia de situación fiscal, además, debe ir en mayúsculas.
- Persona física: se debe colocar el nombre, primer apellido, segundo apellido. Ejemplo: JUAN SÁNCHEZ GUTIÉRREZ.
- Persona moral: se debe colocar la denominación o razón social registradas en el RFC. Es necesario eliminar el régimen capital (SA de CV, S de RL de CV, etc.). Ejemplo: JOYERÍA ESTRELLA DE ORO.
- Régimen fiscal: corresponde al régimen fiscal al cual pertenece la persona física o moral.
- Código postal: corresponde con el domicilio del contacto.
- Dirección (Colonia, Calle, Exterior, Interior, Estado, Municipio / Delegación, Localidad): indica la dirección del contacto. Algunos de estos campos también se completan de manera automática mediante la función de "Autocompletar".
Información de contacto
- Correo electrónico: indica el correo electrónico del contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
- Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Información comercial
- Límite de crédito (solo clientes): define el monto máximo de crédito para tu cliente.
- Plazo de pago (solo clientes): define cuánto tiempo tendrá tu cliente para pagar sus compras a crédito.
- Lista de precios (solo clientes): selecciona la lista de precios que deseas asociar a este contacto.
- Vendedor (solo clientes): puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto.
- Uso CFDI: selecciona el uso que tu contacto le dará a las facturas.
- Método de pago: selecciona el método de pago utilizado por tu contacto.
- Forma de pago: selecciona una forma de pago por defecto para tu contacto.
- Tipo de operación (solo proveedores): permite identificar el tipo de operación bajo la que se encuentra este contacto.
Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos
Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: facturas de venta, facturas de proveedor, entre otros. Para este caso vamos a realizar el proceso desde una factura de venta, sin embargo, para el resto de los documentos, el proceso es prácticamente igual.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
3. En el campo "Contacto", haz clic en la opción "Nuevo contacto" y decide si deseas que tu contacto sea solo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
4. Completa el formulario básico con la información solicitada. De forma opcional, puedes "Ir a formulario avanzado" para agregar más datos del contacto.
5. Haz clic en "Guardar" para crear tu nuevo contacto.
Observa:
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3. Crea e importa tus contactos de forma masiva
Puedes crear tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
2. Haz clic en “Más acciones” y selecciona la opción “Importar desde Excel”, luego, descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
3. Para cargar la plantilla, haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición del archivo “Clientes” o “Proveedores”, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
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📢 Importante
- Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Es necesario generar un documento de Excel para cada conjunto de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados.
- Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios correspondiente. Esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.
- Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
- Realiza el proceso de importación solo una vez. Si lo haces dos veces, tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisa que el contenido de cada columna en la plantilla tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
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