Crea tus productos de inventario o servicios para Facturar en Alegra

Alegra te permite crear productos inventariables para llevar el control de las cantidades disponibles. Además, puedes crear productos no inventariables para facturar por otros conceptos como servicios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables y servicios en Alegra para usarlos fácilmente al momento de crear sus facturas de venta."

En Alegra puedes llevar tu inventario, establecer las cantidades mínimas y máximas de stock. Así tendrás un mayor control de tu inventario y ahorras tiempo administrando tu negocio. 

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra tienes dos alternativas: 

1. Crear los productos en el sistema individualmente.
2. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida. 

1. Crear los productos en el sistema individualmente:

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta o servicios:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo producto de venta"

4. Completa el formulario con la información solicitada. Podrás ver su explicación más adelante.

5.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Así:Crear items de inventario

Formulario para creación de productos:


  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Clave de producto: este campo está disponible solo en la versión de México. Ver más.
  • Precio de venta (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Tipo de Ítem: elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Adjuntar imagen: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.
  • Código de barras (Opcional): agrega el código de barras de tus productos para usarlo al facturar desde Alegra POS activando previamente la funcionalidad. Haz clic aquí para saber más.
  • Cuenta contable (Requerido): elige la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 

Importante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información.

  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Costo unidad (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Bodega: elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.items inventariables
  • Configuración de contabilidad: al momento de crear tus items de venta podrás configurar las cuentas contables para sus registros:
    • En los ítems no inventariables podrás configurar la cuenta de ingresos en donde quieres registrar los valores por venta del ítem.
    • En los ítems inventariables podrás configurar las cuentas de inventario, ingresos y costos en donde quieres registrar los valores por venta del ítem.

    Configuración de contabilidad items

Ten en cuenta que:

  1. Solo podrás configurar cuentas que estén creadas bajo las cuentas madres de Inventario, Ventas y Compras inventariables.
  2. El registro en las nuevas cuentas contables se realizara a partir de la fecha en la que hiciste la configuración. Si editaste un producto que ya tenias creado previamente para asignarle otra cuenta contable y quieres que los registros que ya habías hecho se organicen en las nuevas cuentas debes ir al menú Configuración > Contabilidad> Datos generales, y en los parámetros correspondientes definir la fecha desde la que quieres que estos registros se organicen en las nuevas cuentas contable y escribirnos para actualizar tus registros.parametros

2. Importa masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida:

Sigue estos pasos para importar tu inventario o listado de servicios desde un archivo de Excel:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Gestión de items".

3. En el recuadro "Importar nuevos" haz clic en la opción "Importar".

4. Haz clic en la opción "Seleccionar archivo", elige el Excel donde tienes tu inventario y haz clic en "Importar".

5. Selecciona la condición de tus productos. "Inventariables" para llevar un control de las unidades disponibles y "No inventariables" para tus servicios.

6. Ahora selecciona el despegable del encabezado, para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo. Por ejemplo: Nombre = Nombre de tus productos.

7. Por ultimo haz clic en "Importar".

Así:

Descarga aquí la plantilla de importación general.
Descarga aquí la plantilla de importación solo para México.

Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).

Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

Ejemplo:

inventario
Para que el proceso de importación se realice correctamente debes completar la información de las columnas que son requeridas, algunas columnas son opcionales:
  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Clave de producto (Solo disponible para México*): Esta es la clave que identifica tu producto según la versión 3.3 para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. Si no conoces el código de tus productos, puedes consultarlo haciendo clic aquí.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color, etc.
  • Nombre impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA".
    Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Porcentaje impuesto (Opcional): ingresa el porcentaje que equivale al nombre del impuesto ingresado. Por ejemplo para el impuesto IVA=19% ingresa "19".
     Si no indicas un nombre o porcentaje de impuesto, el producto queda creado con impuesto "Ninguno".
  • Cuenta contable (Opcional): agrega el nombre de la cuenta de ingreso a la que vas a asociar tus productos, si dejas este espacio vacío, por defecto se asociarán a la cuenta de "Ventas". 
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Precio General (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Costo unitario (Requerido para inventariables): ingresa el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que vas a crear.
  • Cantidad inicial en bodega Principal (Requerido para inventariables): ingresa las unidades disponibles en la bodega principal. Alegra te permite crear distintas bodegas para distribuir tu inventario, haz clic aquí para saber cómo.
    Si tienes bodegas/almacenes creados previamente puedes indicar las unidades en cada una, solo agrega una columna por cada almacén e ingresa la cantidad del producto en ella, si la celda está vacía, el producto no será creado en la bodega y si ingresas valor de cero "0" el producto quedará con 0 unidades en esa bodega.
  • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Si tienes listas de precios creadas previamente:

Agrega una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. Ver más.

Lista de precios tipo porcentaje:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo porcentaje, basta con ingresar cualquier caracter, por ejemplo una "X", en la celda correspondiente a la lista.

Lista de precios tipo valor:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo valor, debes ingresar en la celda correspondiente el precio del producto para la lista.

En ambos casos, si existe alguna celda vacía, el producto no quedará asociado a la lista de precios.

Ejemplo:

Comienza a importar tu inventario haciendo clic aquí.

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