Alegra te permite crear productos inventariables para llevar el control de las cantidades disponibles de tu inventario. Estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además, puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos como servicios.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra Contabilidad, para usarlos al momento de generar sus facturas y llevar un mejor control de su inventario”.
👉 Índice
1. Crear los productos de forma manual
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo ítem de venta”.
3. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: haz clic en el botón “Ir al formulario avanzado” si deseas agregar mayor detalle.
4. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario básico de ítems
Sección - Información General
- Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.
- Nombre: ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
- Referencia: ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
- Código del producto o servicio: ingresa el código definido por Colombia Compra Eficiente. 🔎 Conoce los diferentes códigos que puedes asignarle a tus productos.
- Unidad de medida: selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
- Categoría: si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. 🔎 Clasifique los productos de venta en categorías.
- Descripción: en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
- Adjuntar imagen: con esta opción puedes agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
- Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
- Publicar en Tienda: activa esta opción que el ítem de venta se publique de forma automática en tu tienda en línea.
- Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.
Sección - Precio
- Precio base: ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
- Impuesto: selecciona el impuesto asociado a tu producto. 🔎 Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Precio total: ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos.
- Costo inicial: ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
Sección - Detalle de inventario
- Bodega: selecciona la bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
- Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. 🔎 Gestiona tu inventario en diferentes Bodegas.
- Cantidad mínima: indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
- Cantidad máxima: indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
Sección - Lista de precios
- Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
- Valor: asigna un porcentaje de descuento sobre el valor base.
Sección - Campos adicionales
Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.
Sección - Configuración contable
- Cuenta contable: selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de “Ventas”.
- Cuenta de inventario: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
- Cuenta de costo de venta: selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.
2. Importar productos masivamente
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Gestión de ítems”.
2. Ubica el recuadro “Importar nuevos” y selecciona la opción “Importar ítems”.
3. Descarga y completa la plantilla con la información de los productos o servicios. Una vez hayas completado la información solicitada. Guarda la plantilla como libro de Excel (.xlsx).
4. Ahora haz clic en el recuadro “Seleccionar archivo”. Elige la plantilla que contiene la información de tus productos y haz clic en “Abrir”.
5. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre = Nombre del producto.
📍 Nota: no olvides seleccionar si los ítems son o no inventariables
6. Finalmente, haz clic en el botón “Importar” y luego en “Aceptar”.
Observa:
📢 Importante
- El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto, procura no agregar columnas, filas o celdas.
- La columna “Código” es el identificador de los productos, por lo tanto, debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
- Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Código del producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
- Después de actualizar la plantilla, debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.
- La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará.
- Si no indicas el nombre del impuesto o porcentaje, el producto se creará sin impuesto, siempre podrás modificarlo.
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