¿Cómo crear productos y servicios para facturar en Alegra?

En Alegra puedes crear productos y servicios para facturar correctamente y, si lo necesitas, llevar el control de inventario de tu negocio.

Puedes manejar productos inventariables, no inventariables y servicios, según el tipo de operación que realices.

👉 Índice

1. 🔎 ¿Qué tipos de productos y servicios puedes crear?
2. ✍️ ¿Cómo crear productos y servicios de forma manual?
3. ⚙️ ¿Cómo administrar tus productos y servicios?
4. 🗑️ ¿Cómo eliminar o desactivar ítems del inventario?
5. 📥 ¿Cómo importar productos masivamente?

🔎 ¿Qué tipos de productos y servicios puedes crear?

A. 📦 Productos inventariables

Son productos físicos que se almacenan y requieren control de existencias. En Alegra permiten:

• Controlar cantidades y costos (Kárdex).

• Definir stock mínimo y máximo.

• Usar variantes.

• Visualizarse en reportes de Valor de inventario y Rentabilidad por ítem.

• Registrar movimientos contables en cuentas de ingresos, inventario y costo de venta.

B. 🧾 Productos no inventariables

Son bienes que se venden, pero no requieren control de inventario. Características:

• No manejan cantidades ni costos.

• No aparecen en reportes de inventario.

• Solo afectan cuentas de ingresos.

C. 🛠️ Servicios

Son intangibles y se consumen al prestarse.

• Funcionan igual que los productos no inventariables.

• Ideales para consultorías, reparaciones o transporte.

📌 Importante

• Los combos o kits se crean como no inventariables, aunque estén compuestos por productos inventariables.

• No es posible convertir un producto inventariable en no inventariable (o viceversa) si ya tiene movimientos. En ese caso, debes desactivarlo y crear uno nuevo.

✍️ ¿Cómo crear productos y servicios de forma manual?

📹 Observa:

📍 Puedes usar Ir al formulario avanzado para agregar más detalles.

🧩 ¿Qué información puedes configurar en el ítem?

Sección	Campo	Descripción
Información general	Nombre	Identifica el producto o servicio.
	Referencia	Código interno para diferenciar el ítem (numérico o alfanumérico).
	Código del producto o servicio	Código definido por Colombia Compra Eficiente.
	Unidad de medida	Unidad en la que se mide el producto.
	Categoría	Clasificación del ítem dentro del inventario.
	Descripción	Características del producto o especificaciones del servicio.
	Imagen	Permite adjuntar una o dos imágenes del ítem.
	Inventariable	Define si el producto lleva control de inventario.
	Venta en negativo	Alerta cuando no hay stock disponible.
Precio	Precio base	Valor de venta antes de impuestos.
	Impuesto	Impuesto asociado al producto o servicio.
	Precio total	Precio final con impuestos incluidos.
	Costo inicial	Costo del producto antes de impuestos.
Detalle de inventario	Bodega	Ubicación donde se almacena el producto.
	Cantidad inicial	Unidades disponibles al crear el ítem.
	Cantidad mínima	Stock mínimo antes de generar alertas.
	Cantidad máxima	Stock máximo recomendado.
Listas de precios	Precio fijo	Precio alternativo para una lista específica.
	Descuento porcentual	Porcentaje de descuento sobre el precio base.
Campos adicionales	Campos personalizados	Información adicional definida por el usuario.
Configuración contable	Cuenta de ingresos	Cuenta donde se registran las ventas del ítem.
	Cuenta de inventario	Cuenta para entradas y salidas del inventario.
	Cuenta de costo de venta	Registro contable del costo del producto vendido.

✏️ AlegraTip: También puedes crear productos directamente desde una factura, haciendo clic en Nuevo ítem.

⚙️ ¿Cómo administrar tus productos y servicios?

Desde Inventario > Ítems de venta podrás:

• Ver todos tus productos, servicios y combos.

• Filtrar por nombre, precio o categoría.

• Exportar o importar ítems.

• Gestionar listas de precios.

📈 Cuando registras una factura de compra, las cantidades del inventario se actualizan automáticamente y se recalcula el costo promedio.

🗑️ ¿Cómo eliminar o desactivar ítems del inventario?

📹 Observa:

📌 Ten en cuenta

• Si la opción de eliminar está desactivada, es porque el ítem tiene movimientos asociados.

• En ese caso, puedes desactivarlo.

• Si deseas eliminar varios ítems al mismo tiempo, tendrás que seleccionarlos.
  
  

⚠️ Antes de desactivar un producto inventariable, asegúrate de que la cantidad disponible sea cero. Si no lo es, realiza un ajuste de inventario antes de desactivarlo.

📥 ¿Cómo importar productos masivamente?

Esta opción te permite crear muchos productos de forma rápida.

📹 Observa:

 📢 Importante

• Máximo 3.000 productos por archivo.

• Inventariables: nombre, precio, costo y cantidad inicial.

• No inventariables: nombre y precio.

• Usa archivos separados para inventariables y no inventariables.

• Puedes agregar columnas para listas de precios existentes.

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