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Crea o importa productos y servicios para agilizar tu facturación - República Dominicana

Al momento de crear tus productos inventariables y servicios en Alegra Contabilidad tienes dos alternativas: crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos de manera masiva desde un archivo de Excel.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra Contabilidad, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

En Alegra Contabilidad puedes crear fácilmente productos inventariables y servicios para ganar tiempo facturando tus ventas, conocer los productos más vendidos y simplificar tus tareas de inventario.

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta o servicios:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Productos y Servicios".

3. Haz clic en el botón "Nuevo Producto/servicio".

4. Elige entre las dos opciones disponibles “Productos” o “Servicios”.

5. Completa los campos del formulario.

6. Al finalizar, haz clic en "Guardar" o "Guardar y crear nueva" para agregar un nuevo producto.

Mira este ejemplo:

nuevo producto ayuda alegra dom

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Precio de venta (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios. Haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos, por ejemplo "ITBIS". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Tipo de producto: elige entre la opción de producto "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el producto está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver más.
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías.Ver más.
  • Cuenta contable de ingresos (Requerido): elige la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto. Por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.

item inventariable activar ayuda alegra dom

Importante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Producto inventariable" y completa la siguiente información:

  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Costo inicial (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Almacén: elige el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Como importar tus productos o servicios de forma masiva

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de productos".

2. En el recuadro "Importación masiva" haz clic en "Importar".

3. Descarga y guarda la plantilla con el nombre Libro de Excel (.xslx)

4. Completa la plantilla con la información de tus productos y servicios. Puedes ver la explicación de los campos más adelante en este este artículo.

5. En Alegra, haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".

6. Selecciona la condición de tus productos

7. Ahora selecciona el encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo Nombre=nombre tus productos.

8. Haz clic en el botón "Importar".

9. Revisa si la cantidad de productos que deseas importar. Si esta todo bien, haz clic en el botón "Aceptar".

Así:

importar nuevo producto ayuda alegra dom

Cómo modificar la plantilla:

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas. (Requerido)

Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.

Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.

Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:

  1. Indicando el nombre del impuesto: El sistema verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  2. Indicado el porcentaje únicamente: El sistema verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: Se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

Nota: Agregar el impuesto es opcional, si no indicamos un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, podrás modificarlo más tarde. Ver más. 

Cuenta contable: Indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto, la cual debe estar creada bajo la cuenta principal de "ingresos". Ver más. (Requerido)

Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".

Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. Ver más.

Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos. Por ejemplo: unidad, litros, metros, entre otros.

Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precios.

En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:

  1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

Costo unitario: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo sólo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

Cantidad inicial: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que esto afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo sólo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente. Ver más.

Importante: 

Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • Si deseas trabajar con la columna "Código", ten presente que esta es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
  • Después de actualizar la plantilla, la debes guardar como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí.

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