Primeros pasos - Alegra Contabilidad

Crea o importa productos y servicios para agilizar tu facturación - República Dominicana

En Alegra puedes crear productos inventariables, para llevar el control de las cantidades disponibles en tu bodega, o no inventariables, para facturar servicios y otros conceptos.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra Contabilidad, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

👉 Índice

  1. ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y servicios?
    A. Inventariables.
    B. No Inventariable.
    C. Servicios.
  2. Crear los productos en el sistema uno a uno.
  3. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

1. ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y servicios?

A. Inventariables 

Se refiere a productos tangibles que por su naturaleza deben ser almacenados para su posterior venta o uso.

Por ejemplo: productos manufacturados, materias primas, productos terminados.

Algunas características de este tipo de productos en Alegra:

  • Permite llevar el control de cantidades y costos (Kárdex).
  • Puedes establecer cantidades mínimas y máximas de stock.
  • Puedes asignarles variantes.
  • Presencia en los reportes de “Valor de inventario” y “Rentabilidad por ítem”.
  • Cuentas contables en las que se registrarán los movimientos: ingresos, inventarios, costos de venta.

B. No inventariables 

Los productos no inventariables son bienes que una empresa vende, pero que no forman parte de su inventario. 

Por ejemplo: licencias, seguros, suscripciones en línea.

Algunas características de este tipo de productos en Alegra:

  • No manejan costos ni cantidades, por lo tanto, tampoco tendrán presencia en los reportes de “Valor de inventario” y “Rentabilidad por ítem”.
  • Cuentas contables en las que se registrarán los movimientos: ingresos.

C. Servicios 

Son intangibles y se consumen al momento de ser prestados. 

Por ejemplo: consultorías, reparaciones, transporte. Su comportamiento y características son similares a los productos no inventariables.

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2. Cómo crear tus productos en el sistema uno a uno

En Alegra puedes crear tus productos o servicios ingresando su información de forma rápida o configurando la información contable.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú "Inventario" ubicada en el menú principal y elige la opción "Productos y Servicios".

2. Haz clic en el botón "Nuevo Producto/servicio".

3. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear.

4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa la explicación de los campos.

5.  Dirígete a la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:

DOM_AC_Producto_1💡 Pausa o retrocede el video.

Formulario “Nuevo producto/servicio”

Sección - Información General

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia: Ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
  • Unidad de medida (Requerido): selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
  • Categoría: si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. 
    🔎Clasifica tus productos de venta por categorías y agiliza la facturación de tu negocio.
  • Descripción: en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: con esta opción puedes agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
  • Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.
  • Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
  • Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.
Sección - Precio
  • Precio base (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Impuesto: selecciona el impuesto asociado a tu producto. 
  • Precio total (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. 
  • Costo inicial (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
Sección - Detalle de inventario
  • Almacén: elige el almacén en el que quieres registrar este producto. 
  • Cantidad inicial (Requerido para inventariables): ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta.
  • Cantidad mínima (Requerido para inventariables): indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
  • Cantidad máxima (Requerido para inventariables): indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
Sección - Lista de precios
  • Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
  • Valor: asigna un porcentaje de descuento sobre el valor base.

Sección - Campos adicionales:

  • Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.

Sección - Configuración contable

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3. Cómo importar tus productos o servicios de forma masiva

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú "Inventario" y elige la opción "Productos y Servicios”, luego selecciona la opción "Más acciones".

2. Haz clic en el botón "Importar desde Excel".

3. Descarga y guarda la plantilla con el nombre Libro de Excel (.xlsx).

4. Completa la plantilla con la información de tus productos y servicios, selecciona el botón "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".

📍 Nota: observa la explicación de los campos.

5. Selecciona la condición de tus productos y Selecciona el encabezado que corresponda al tipo de dato en cada columna, por ejemplo: Nombre = nombre del producto.

6. Dirígete al botón "Importar", verifica la cantidad de productos que deseas importar. Si está todo bien, haz clic en el botón "Aceptar".

Observa:

DOM_AC_Producto_Importar_1💡 Pausa o retrocede el video

    📍Nota: agregar el impuesto es opcional, si no indicamos un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, podrás modificarlo más tarde.

    • Cuenta contable: indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto. 🔎 Personaliza tu catálogo de cuentas en República Dominicana y genera reportes según NIIF.
    • Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. 
    • Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos. Por ejemplo: unidad, litros, metros, entre otros.
    • Listas de precio: la plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas
      🔎 Crea listas de precios en Alegra.
      En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:
      • Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
      • Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
      • Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.
      • Costo unitario: puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo sólo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
      • Cantidad inicial: es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que esto afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo sólo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
      • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente. 
        🔎 Agrega el Código de Barras a tus Productos de venta en Alegra POS.

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      📢 Recomendaciones

      • Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.
      • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
      • Si deseas trabajar con la columna "Código", ten presente que esta es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
      • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
      • Después de actualizar la plantilla, la debes guardar como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.
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