Crea productos inventariables y servicios para agilizar tu facturación - Alegra USA

En Alegra puedes crear fácilmente productos inventariables y servicios para ganar tiempo facturando tus ventas, conocer tus productos más vendidos y simplificar tus tareas de inventario. 

Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

Con Alegra tienes dos alternativas para crear tus productos de venta inventariables o servicios:

  1. Crear los productos en el sistema uno a uno.
  2. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

 

 

1. Cómo crear tus productos en el sistema uno a uno

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta"

4. Completa el formulario con la información solicitada. Podrás ver su explicación más adelante.

5.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Así:

Crear item usa

Formulario Nuevo ítem de venta

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Categoría (Opcional): clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Tipo de Ítem (Requerido): elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Mostrar ítem en tienda: con esta opción puedes controlar si los ítems de venta son visibles o permaneces ocultos en la tienda en linea.
  • Adjuntar imagen (Opcional): agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.
  • Precio Total (Requerido): ingresa el precio de venta total al público en general, incluido los impuestos. Al ingresar este campo y seleccionar el impuesto, el campo "Precio sin impuesto" se agregará automáticamente. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Precio sin impuesto (Requerido): ingresa el precio de venta del producto, sin incluir los impuestos. Al agregar este campo y seleccionar el impuesto el campo "Precio total" se agregará automáticamente.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.

    Importante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información:

    screenshot-app.alegra.com-2021.05.10-10_57_30
  • Unidad de medida (Requerido): elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Bodega (Opcional): elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial (Requerido para inventariables): ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
  • Cantidad mínima (Opcional): elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima (Opcional): elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
  • Costo inicial (Requerido para inventariables): ingresa el valor de adquisición de tus productos de venta.

    Nota: en Opciones avanzadas podrás encontrar la configuración de contabilidad y los campos adicionales:
    Opciones avanzadas usa
  • Cuenta contable (Requerido): selecciona la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Cuenta de inventario (Requerido para inventariables): selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores de entradas y salidas del ítem.
  • Cuenta de costo de venta (Requerido para inventariables): selecciona la cuenta contable en la que se registrarán el valor del costo de venta del producto.
  • Campos adicionales (Opcional): en esta opción puedes agregar información adicional a tus productos como fechas de vencimiento o códigos de barras. Ver más.

 

 

2. Importa masivamente tus productos desde Excel

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de Ítems".

2. En el recuadro "Importar nuevos", haz clic en "Importar".

3. Descarga y completa la plantilla con la información de los productos o servicios.

4. Cuando hayas completado la información solicitada. Guarda la plantilla como libro de excel (.xlsx).

5. En Alegra haz clic en la opción "Seleccionar archivo", elige la plantilla que contiene la información de tus productos y haz clic en "Importar".

6. Selecciona la condición de tus productos:

Inventariables: para llevar el control de las unidades disponibles.
No inventariables: para servicios.

7. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre = nombre del producto.

8. Por último haz clic en "Importar".

Así:

importacion masiva-1

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si lo deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.screenshot-app.alegra.com-2021.05.10-11_39_25

Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
  • Si no indicas el nombre del impuesto o porcentaje, el producto se creará sin impuesto, siempre podrás modificarlo.

Si ya tienes tus productos y servicios creados en Alegra y quieres actualizar tu inventario consulta este articulo para saber cómo hacerlo.

 

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