Crea productos inventariables y servicios para agilizar tu facturación - Alegra USA

En Alegra puedes crear fácilmente productos inventariables y servicios para ganar tiempo facturando tus ventas, conocer tus productos más vendidos y simplificar tus tareas de inventario. 

Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

Con Alegra tienes dos alternativas para crear tus productos de venta inventariables o servicios:

  1. Crear los productos en el sistema uno a uno.
  2. Importarlos masivamente desde Excel 

1. Cómo crear tus productos en el sistema uno a uno

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta"

4. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: Producto, Servicio o Combo de Productos.

5. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

6. Según sea el caso, haz clic en el botón "Crear producto" o "Crear servicio" para conservar los cambios.

Observa:1-Crea productos inventariables y servicios para agi

Completa el formulario con la siguiente información:

  • Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Unidad de medida (Requerido): Ingresa la unidad en que se mide tu inventario.
  • Bodega (Requerido): Selecciona la bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad (Requerido): Ingresa las unidades del producto antes de realizar facturas de compra y venta.
  • Costo inicial (Requerido para inventariables): Ingresa el costo de adquisición de tu producto de venta.
  • Precio base (Requerido): Ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Impuesto (Requerido): Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
    Una vez diligencies el precio base y elijas el impuesto que le aplica, el sistema genera automáticamente el Precio Total.
  • Configura la opción de variantes: Usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarlos de una forma más detallada. Selecciona en el formulario si manejas productos con variantes como color, talla u otra cualidad. 

Pasos para crear productos y servicios ingresando la información contable:

Además tienes la opción de agregar datos adicionales de tus productos ingresando al "Formulario Avanzado", donde puedes diligenciar información mucho más completa como detalles de precios y de inventarios, listas de precios y la configuración contable para tus productos.

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Ítems de venta"

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. En el formulario básico de ítems selecciona la opción “Ir al formulario avanzado".

5. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: Producto, Servicio o Combo de productos.

6. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

7. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:

2. Crea productos inventariables y servicios para

Completa el formulario con la siguiente información:

Información General:

  • Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): Ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
  • Unidad de medida (Requerido): Selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
  • Categoría (Opcional): Si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. Ver más.
  • Descripción (Opcional): En este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: Con esta opción puedes agregar una o más imágenes a tus productos o servicios y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
  • Configura la opción de variantes: Usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarlos de una forma más detallada. Selecciona en el formulario si manejas productos con variantes como color, talla u otra cualidad. 

  • Inventariable: Marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
  • Venta en negativo: Activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.

Precio:

  • Precio base (Requerido para inventariables): Ingresa el costo de adquisición de tu producto de venta.
  • Impuesto (Requerido): Selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Precio total (Requerido): Una vez diligencies el precio base y elijas el impuesto, el sistema automáticamente generará el precio total. Igualmente, puedes ingresar el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Costo inicial (Requerido): Ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.

Detalle de inventario:

  • Bodega: Selecciona el almacén o bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad inicial (Requerido para inventariables): Ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. Alegra Contabilidad te permite crear almacenes para distribuir tu inventario, conoce cómo haciendo clic aquí
  • Cantidad mínima (Opcional): Indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
  • Cantidad máxima (Opcional): Indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.

Listas de precio:

  • Listas de precio: Asigna varios precios con valor fijo.
  • Valor: Asigna una porcentaje de descuento sobre el valor base. 

Recuerda que puedes agregar o eliminar las listas de precios que desees. Para conocer más información acerca de la creación de listas de precios, consulta este artículo. 

Campos personalizables: Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto. Conoce cómo crear los campos personalizables en este artículo.

Configuración contable:

  • Cuenta contable (Requerido): Selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si deseas puedes clasificarlos bajo nuevas subcuentas, consulta este artículo para saber cómo crearlas.
  • Cuenta de inventario (Requerido para inventariables): Selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
  • Cuenta de costo de venta (Requerido): Selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

2. Importa masivamente tus productos desde Excel

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de Ítems".

2. En el recuadro "Importar nuevos", haz clic en "Importar".

3. Descarga y completa la plantilla con la información de los productos o servicios.

4. Cuando hayas completado la información solicitada. Guarda la plantilla como libro de excel (.xlsx).

5. En Alegra haz clic en la opción "Seleccionar archivo", elige la plantilla que contiene la información de tus productos y haz clic en "Importar".

6. Selecciona la condición de tus productos:

Inventariables: Para llevar el control de las unidades disponibles.
No inventariables: Para servicios.

7. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre = nombre del producto.

8. Por último haz clic en "Importar".

Observa:

3.Crea productos inventariables y servicios para agilizar tu facturaciónEn este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si lo deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.IMAGEN-Mar-24-2022-10-15-42-95-PM

Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
  • Si no indicas el nombre del impuesto o porcentaje, el producto se creará sin impuesto, siempre podrás modificarlo.

Si ya tienes tus productos y servicios creados en Alegra y quieres actualizar tu inventario consulta este articulo para saber cómo hacerlo.

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