La funcionalidad de tipos de Asientos Contables y sus numeraciones te permite clasificar y ordenar los registros contables de tu negocio.
También podrás identificar fácilmente los asientos contables provenientes de saldos iniciales, ajustes, depreciaciones, cierres sin pago, legalización de anticipos, nómina, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea organizar la contabilización de su nómina, razón por la cual crea un tipo de Asiento Contable llamado "Nómina" y a su vez crea una numeración para cada tipo de departamento al que pertenece esa operación de nómina, los cuales pueden ser "Nómina administrativa" o "Nómina de ventas".
En Alegra podrás asociar una o varias numeraciones a un mismo tipo de asiento contable de forma fácil y rápida.
👉¿Qué deseas realizar?
1. Configurar los tipos de asientos contables en Alegra.
2. Crear las numeraciones para tipos de asientos contables.
-
¿Se puede editar una numeración en un asiento contable ya registrado?.
-
¿Qué ocurre con la numeración cuando elimino un asiento contable?.
3. Crear tipos de asientos contables y numeraciones desde una asiento contable.
4. Gestionar los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de asientos contables.
1. Configura los tipos de Asientos Contables en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Tipos de Asientos Contables".
3. Haz clic en el botón "Nuevo tipo de asiento".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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Formulario "Nuevo tipo de asiento contable"
- Código: este campo es alfanumérico, ingresa un código para identificar el tipo de asiento contable. No se debe crear más de un tipo de asiento contable con el mismo código.
- Nombre: ingresa el nombre del tipo de asiento contable.
Los siguientes tipos de Asientos Contables vienen creados de forma automática por el sistema, tanto para cuentas antiguas como para las cuentas nuevas creadas después del 30/08/2023. Estos asientos contables no podrás eliminarlos ni desactivarlos:
Nota: los tipos de asientos contables de "Avances y anticipos" y "Ajuste por cierre sin pago" no se mostrarán como elegibles al momento de realizar un asiento contable, ya que estos registros se generan de forma automática desde la factura de venta o de compra.
Además, para las cuentas nuevas creadas después del 30/08/2023 traerán configurados los siguientes tipos de Asientos Contables. Estos podrán ser desactivados o eliminados si así deseas:
2. Crea las numeraciones para tipos de Asientos Contables
Podrás crear las numeraciones para clasificar la información de los asientos contables de acuerdo a las operaciones de la compañía. Solo debes seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Contabilidad" y haz clic en la opción "Numeraciones contables".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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Importante: si desactivas un tipo de asiento contable, las numeraciones asociadas a este se desactivan de forma automática. Al volver a activar el tipo de asiento contable, también se activarán sus numeraciones.
Datos del formulario:
- Tipo de asiento contable: selecciona el tipo de asiento contable que deseas utilizar.
- Nombre: ingresa el nombre de la numeración.
- Prefijo: este campo es alfanumérico.
- Número inicial: indica el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear tu documento. Debe existir al menos una numeración preferida.
Ten en cuenta que también podrás generar un tipo de asiento contable desde la creación de una numeración, solo debes desplegar las opciones de "Tipo de asiento contable" y hacer clic en "Nuevo tipo de asiento contable".
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- ¿Se puede editar una numeración en un asiento contable ya registrado?
Sí, los asientos contables que poseen la opción de "Editar", permiten que se cambie la numeración sin problemas. Al hacerlo, el consecutivo de la numeración usada anteriormente se pierde, ya que no volverá a utilizarse.
- ¿Qué ocurre con la numeración cuando elimino un asiento contable?
El uso de las numeraciones es completamente automático, por lo que un asiento contable eliminado, conlleva a que la numeración no se vuelva a utilizar. El nuevo asiento contable que posea esta numeración, seguirá su consecutivo automático con normalidad.
Nota: cuando una numeración se utiliza en un asiento contable no podrá eliminarse, pero sí desactivarse.
3. Crea tipos de asientos contables y numeraciones desde un asiento contable
También podrás crear tipos de asientos contables o numeraciones directamente desde un asiento contable.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Asientos Contables".
3. Haz clic en el botón "Nuevo asiento contable".
4. Selecciona la opción "Nuevo tipo de asiento contable" o “Nueva numeración” según lo que necesites crear.
5. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
6. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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4. Gestiona los permisos que se deben activar para el manejo de tipos de asientos contables y numeraciones
Podrás configurar el nivel de acceso que tendrá el usuario limitado para el manejo de los tipos de Asientos Contables y numeraciones, otorgando diferentes permisos como: agregar, editar, eliminar, activar o desactivar.
Sigue estos pasos para activar estos permisos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro de "Empresa" y haz clic en la opción "Usuarios".
3. Crea un nuevo usuario y configura su nivel de acceso o selecciona uno ya existente para gestionar sus accesos haciendo clic en el botón "Editar" ubicado en la columna de acciones.
4. Activa o desactiva los permisos que veas necesarios y luego haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
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📌Si un usuario limitado carece del permiso "Ver listado" en Tipos de asientos contables y numeraciones, al querer realizar registros como "Aplicar anticipos", "Cerrar sin pagos" o "Ajustes por diferencia en tipo de cambio", se registrará el asiento contable bajo la numeración establecida como preferida del tipo de asiento contable correspondiente.
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