La funcionalidad de tipos de asientos contables y sus numeraciones te permite clasificar y ordenar los registros contables de tu negocio.
También podrás identificar fácilmente los asientos contables provenientes de saldos iniciales, ajustes, depreciaciones, cierres sin pago, legalización de anticipos, nómina, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea organizar la contabilización de su nómina, razón por la cual crea un tipo de Asiento Contable llamado "Nómina" y a su vez crea una numeración para cada tipo de departamento al que pertenece esa operación de nómina, los cuales pueden ser "Nómina administrativa" o "Nómina de ventas".
En Alegra podrás asociar una o varias numeraciones a un mismo tipo de asiento contable de forma fácil y rápida.
👉 Índice:
- Configura los tipos de asientos contables.
- Crea numeraciones para cada tipo de asiento contable.
- Crea tipos de asientos y sus numeraciones desde un asiento contable.
- Gestiona los permisos de tus usuarios para el manejo de los tipos de asientos contables.
1. Configura los tipos de asientos contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Configuración", en la sección de "Contabilidad" haz clic en "Tipos de Asientos Contables".
2. Haz clic en "Nuevo tipo de asiento".
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Guardar".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario "Nuevo tipo de asiento"
- Código: este campo es alfanumérico, ingresa un código para identificar el tipo de asiento contable. Evita crear varios tipos de asientos con el mismo código.
- Nombre: ingresa un nombre para identificar el tipo de asiento contable.
Los siguientes tipos de asientos contables están creados de forma predeterminada en el sistema, recuerda que no podrás eliminarlos ni desactivarlos:
📌Nota: los tipos de asientos contables de "Avances y anticipos" y "Ajuste por cierre sin pago" no se mostrarán como elegibles al momento de realizar un asiento contable, ya que estos registros se generan de forma automática desde la factura de venta o de compra.
Adicionalmente, las cuentas de Alegra creadas a partir del 30/08/2023 tendrán configurados los siguientes tipos de asientos contables, los cuales podrán ser desactivados o eliminados según tu criterio:
2. Crea numeraciones para cada tipo de asiento contable
Mediante las numeraciones puedes clasificar los tipos de asientos contables de acuerdo a las operaciones de la compañía.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Configuración", en la sección de "Contabilidad" haz clic en "Numeraciones contables".
2. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Guardar".
Observa:
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📢 Importante: cuando activas o desactivas un tipo de asiento contable, las numeraciones asociadas a este adoptarán la misma condición.
📝 Formulario "Nueva numeración contable"
- Tipo de asiento contable: selecciona el tipo de asiento contable que deseas utilizar.
- Nombre: ingresa un nombre para la numeración.
- Prefijo: indica un código alfanumérico para la numeración.
- Número inicial: indica el número con el que iniciará de forma automática la numeración.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida, será seleccionada de manera predeterminada cuando elijas su respectivo tipo de asiento contable, debes asignar una numeración como preferida.
También podrás generar un tipo de asiento contable desde la creación de una numeración, solo debes desplegar las opciones de "Tipo de asiento contable" y hacer clic en "Nuevo tipo de asiento contable".
Observa:
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✏️ ¿Se puede cambiar la numeración de un asiento contable ya registrado?
Sí, los asientos contables que poseen la opción de "Editar", permiten que se cambie la numeración sin problemas. Al hacerlo, el consecutivo de la numeración usada anteriormente se pierde, ya que no volverá a utilizarse.
✏️ ¿Qué ocurre con la numeración cuando elimino un asiento contable?
El uso de las numeraciones es completamente automático, por lo que un asiento contable eliminado, implica que la numeración no se vuelva a utilizar. El nuevo asiento contable que posea esta numeración, seguirá su consecutivo automático con normalidad.
📌 Nota: cuando una numeración se utiliza en un asiento contable no podrá eliminarse, pero sí desactivarse.
3. Crea tipos de asientos y sus numeraciones desde un asiento contable
También puedes crear tipos de asientos contables o numeraciones directamente desde un asiento contable.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad" y selecciona la opción "Asiento Contable".
2. Haz clic en el botón "Nuevo asiento contable".
3. Selecciona la opción "Nuevo tipo de asiento contable" o “Nueva numeración” según lo que necesites crear.
4. Completa el formulario con la información correspondiente.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
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4. Gestiona los permisos de tus usuarios para el manejo de los tipos de asientos contables
Podrás configurar el nivel de acceso que tendrá el usuario limitado para el manejo de los tipos de asientos contables y numeraciones, otorgando diferentes permisos como: agregar, editar, eliminar, activar o desactivar.
Sigue estos pasos para activar o desactivar los permisos:
1. Dirígete al menú de "Configuración", en la sección de "Empresa" haz clic en la opción "Usuarios".
2. Crea un nuevo usuario o edita uno existente, verifica que el perfil seleccionado sea "Limitado" para poder configurar su nivel de acceso.
3. Ubica las secciones correspondientes y activa o desactiva los permisos que consideres necesarios, luego haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📌 Nota: si un usuario limitado carece del permiso "Ver listado" en tipos de asientos contables y numeraciones, al querer realizar registros como "Aplicar anticipos", "Cerrar sin pagos" o "Ajustes por diferencia en tipo de cambio", se registrará el asiento contable bajo la numeración establecida como preferida del tipo de asiento contable correspondiente.
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