Crea tus contactos en Alegra - Chile

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto."

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros.

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel.

1. Crea tus contactos uno a uno

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en "Crear contacto" para conservar los cambios.

Observa: Crea tus contactos en Alegra - Chile

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, por lo tanto, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos. En Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, de esta manera siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones.

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

A continuación detallamos los campos del formulario:

  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • RUT: es el número del Registro Único Tributario. Se usa para identificar personas jurídicas constituidas en Chile o en el extranjero. 
  • Giro: es la actividad económica que desempeña el contacto.
  • Ubicación: establece la comuna o región donde se ubica tu contacto, al igual que la ciudad y la dirección.
  • Correo electrónico: ingresa el correo electrónico del contacto que estás registrando.
  • Celular: diligencia el número de celular del contacto.
  • Teléfono: agrega el número de teléfono del contacto.
  • Enviar estado de cuenta: activa esta opción para tu cliente reciba su estado de cuenta en cada factura que se envíe por correo.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas de crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Configuración contabilidad: establece la cuenta por cobrar y la cuenta por pagar.
  • Asociar Personas: al usar este espacio al final del formulario, selecciona "Enviar Notificaciones" en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto.

Una vez has terminado de llenar el formulario guarda para terminar el proceso. ¡Tu contacto ha sido creado exitosamente!

Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

2. Crea tus contactos de forma masiva 

Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear el archivo de Excel:

1. Crea una hoja de cálculo en Excel o descarga la plantilla que encontrarás más adelante.

2. En la hoja de cálculo crea una tabla con las columnas de la información requerida y una fila por cada contacto que desees importar. Más adelante puedes ver cuál es la información requerida.

3. Ingresa en la tabla la información de tus contactos.

4. Guarda el archivo como "Libro de Excel".

Descargar Plantilla

Estos son los títulos para cada columna:

  • Nombre (Requerido).
  • RUT (Opcional).
  • Giro (Opcional).
  • Comuna (Opcional).
  • Región (Opcional).
  • Dirección (Opcional).
  • Ciudad (Opcional).
  • Correo (Opcional).
  • Celular (Opcional).
  • Teléfono 1 (Opcional).
  • Teléfono 2 (Opcional).
  • Vendedor (Opcional).
  • Comentarios (Opcional).

Ejemplo:

Ten en cuenta que:

  1.  La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  2. Puedes importar hasta 100 registros por cada archivo.
  3. Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Importa tus contactos desde el archivo de Excel previamente creado

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en "Más acciones" y elige la opción "Importar desde Excel".

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Observa: 01. Crea tus contactos en Alegra - Chile

Al importar el documento pre-carga todos los campos de tu hoja de Excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios, esta se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.

Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna, hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar que todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

  • Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y tendrás que eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Gestiona tus contactos

Ver detalle: Te permite ver los datos generales, las transacciones creadas, validar si tenemos facturas pendientes por cobrar o por pagar, si tiene anticipos asociados y también te permite validar las transacciones y documentos asociados al contacto.

Editar: Te permite modificar los datos generales del contacto. 

Desactivar: Puedes desactivar contactos cuando no los desees utilizar en tus documentos. Debes tener en cuenta que a un contacto desactivado no se le puede crear ningún tipo de documento (Facturas de ventas y de compras, notas débito o crédito, aplicar anticipos, pagos recibidos o entregados, ajustes, entre otros).
Puedes volver a activar tus contactos cuando lo desees, solo debes hacer clic en "Activar".
Eliminar: Puedes eliminar contactos, siempre y cuando estos no estén asociados a alguna transacción o documento. 

Nota: Si el contacto ya tiene algún movimiento contable asociado, el botón "Eliminar" te aparecerá desactivado.
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