Crea tus Productos y Servicios para Facturar CFDI 4.0 - México

Alegra te permite crear productos inventariables para facturar y así llevar el control de las cantidades disponibles, teniendo en cuenta que éstas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables cuando factures por otros conceptos, por ejemplo servicios.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables y servicios en Alegra, que usará en sus facturas de venta, y con los que podrá llevar un mejor control de su inventario".

En Alegra tienes la alternativa de crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Crea tus productos de venta

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Productos de venta". 

3. Haz clic en el botón "Nuevo producto de venta".

4. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: "Producto, Servicio o Combo de Productos".

5. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

6. Para conservar los cambios haz clic en el botón "Crear producto" o "Crear servicio" según sea el caso.

Observa:

VERSIÓN 4.0

Agrega la clave de producto establecida por el SAT

Ten en cuenta que para emitir CFDI debes agregar una clave a tus productos y servicios, puedes consultarla haciendo clic aquí. Si no encuentras tu producto en el catálogo puedes usar la clave genérica 01010101.

Completa el formulario con la siguiente información:

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Unidad de medida (Requerido): ingresa la unidad en que se mide tu inventario.
  • Almacén (Requerido): selecciona la bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad (Requerido): ingresa las unidades del producto antes de realizar facturas de compra y venta.
  • Costo inicial (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tu producto de venta.
  • Clave de producto SAT (Requerido): selecciona el código que identifica tu producto para emitir CFDI según la normativa mexicana. Si no lo conoces puedes consultarlo haciendo clic aquí.
  • Precio base (Requerido): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Impuesto (Requerido): selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
    Una vez diligencies el precio base y elijas el impuesto que le aplica, el sistema genera automáticamente el Precio Total.

Pasos para crear productos y servicios ingresando la información contable:

Además tienes la opción de agregar datos adicionales de tus productos ingresando al "Formulario Avanzado", donde puedes diligenciar información mucho más completa como detalles de precios y de inventarios, listas de precios y la configuración contable para tus productos.

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Productos de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. En el formulario básico selecciona la opción “Ir al formulario avanzado".

5. Selecciona en el formulario el tipo de ítem que deseas crear: "Producto, Servicio o Combo de productos".

6. Completa los campos del formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

7. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:VERSIÓN 4.0 - 1

Completa el formulario con la siguiente información:

Información General:

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
  • Clave de producto SAT (Requerido): selecciona el código que identifica tu producto para emitir CFDI según la normativa mexicana. Si no lo conoces puedes consultarlo haciendo clic aquí.
  • Predial: código alfanumérico único que identifica un bien, en caso de que aplique.
  • Unidad de medida (Requerido): selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
  • Categoría (Opcional): si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. Ver más. 
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: con esta opción puedes agregar una o más imágenes a tus productos o servicios y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto, haz clic aquí para conocer más.
  • Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus productos y clasificarlos de una forma más detallada. Selecciona en el formulario si manejas productos con variantes como color, talla u otra cualidad. 
  • Publicar en Alegra Tienda: activa esta opción para que el ítem de venta se publique de forma automática en tu tienda en línea.
  • Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
  • Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.

Precio:

  • Precio base (Requerido para inventariables): ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
  • Impuesto (Requerido): selecciona el impuesto asociado a tu producto. Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Precio total (Requerido): una vez diligencies el precio base y elijas el impuesto, el sistema automáticamente generará el precio total. Igualmente, puedes ingresar el precio de venta al público en general con impuestos incluidos. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Costo inicial (Requerido): ingresa el costo de adquisición de tu producto de venta. 

Detalle de inventario:

  • Almacén: selecciona el almacén donde deseas agregar el ítem de venta.
  • Cantidad inicial (Requerido para inventariables): ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. Alegra Contabilidad te permite crear almacenes para distribuir tu inventario, conoce cómo haciendo clic aquí
  • Cantidad mínima (Opcional): indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
  • Cantidad máxima (Opcional): indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.

Listas de precio:

  • Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
  • Valor o Porcentaje: asigna un valor o un porcentaje de descuento sobre el precio base. 

Recuerda que puedes agregar o eliminar las listas de precios que desees. Para conocer más información acerca de la creación de listas de precios, consulta este artículo. 

Campos adicionales: agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto. Conoce cómo crear los campos adicionales en este artículo.

Configuración contable:

  • Cuenta de ingresos (Requerido): selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de "Ventas", si deseas puedes clasificarlos bajo nuevas subcuentas, consulta este artículo para saber cómo crearlas.
  • Cuenta de inventario (Requerido): selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
  • Cuenta de costo de venta (Requerido): selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

También puedes crear combos de productos inventariables haciendo clic en la opción "Combo". Con esta herramienta podrás ofrecer a tus clientes un grupo de artículos a un precio especial y agilizar la facturación de tu negocio. Ver mas.

Cómo importar tus productos o servicios de forma masiva

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Selecciona la opción "Gestión de productos".

3. En el recuadro "Importar nuevos" haz clic en "Importar".

4. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos y servicios. Puedes descargar la plantilla y ver la explicación de los campos más adelante en este este artículo.

5. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solicitada, guárdala con el nombre Libro de Excel (.xslx).

6. En Alegra, haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".

7. Selecciona la condición de tus productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.

8. Ahora selecciona el encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo Nombre=nombre tus productos.

9. Por último haz clic en el botón "Importar".

Observa:3.Crea productos inventariables y servicios para agilizar tu facturación-1

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

Nombre: es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.

Descripción: indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.

Clave de producto SAT (Requerido): indica el código que identifica tu producto para emitir CFDI según la normativa mexicana. Si no lo conoces puedes consultarlo haciendo clic aquí.

Referencia: es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.

Número Predial: es el código alfanumérico único que identifica un bien en caso de que aplique.

Nombre de impuesto: tienes 2 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:

  1. "Especificando nombre y porcentaje del impuesto": se usa cuando tienes impuestos con el mismo nombre pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique, ejemplo: IVA 16 o IVA 11.
    Importante: cuando indiques el "nombre del impuesto", este nombre debe coincidir con un nombre registrado previamente, pues Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  2. "Indicando el porcentaje únicamente": Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas, solo debes indicar el número sin el símbolo %. Para explicarlo mejor, puedes ingresar el porcentaje sin indicar el nombre del impuesto.

Agregar el impuesto es opcional, si no colocas información en las columnas nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

Cuenta de ingresos: indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "Ingresos". Ver más.

Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".

Cuenta de inventario: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.

Cuenta de costo de venta: selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.

Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.

Listas de precio: la plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:

  1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

Recuerda que, el precio base para los productos a actualizar, se descargará en la plantilla de actualización como precio general, por lo que podrás editar las listas de precios.

Costo unitario* (Requerido para inventariables): puedes modificar el costo unitario de cada producto. En este campo puedes colocar el costo que representa el producto para ti con base al precio que te da el proveedor por cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.  

Cantidad inicial en almacén principal* (Requerido para inventariables): es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación, por lo tanto no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario.

Venta en negativo: indica si está activada la alerta para saber que el ítem que deseas vender no lo tienes en tu stock.

Importante: Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en almacenes y Venta en negativo (cuando está activado).
  • Después de actualizar la plantilla, debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí.

Si deseas activar el campo de pedimentos en tus productos, te recomendamos leer este artículo.

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