En Alegra puedes hacer trabajo colaborativo con los integrantes de tu equipo, crea perfiles de usuario y define el nivel de acceso al sistema para cada uno de ellos, estos perfiles pueden ser tipo Administrador o Limitado.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear un usuario para invitar a uno de sus trabajadores a que tenga acceso a la información de la empresa en tiempo real. Para esto crea un usuario limitado y decide a que secciones podrá acceder"
👉 Contenido:
1. Crear nuevos usuarios en la cuenta.
Para crear nuevos usuarios sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Configuración".
2. En el recuadro "Empresa" selecciona la opción "Usuarios".
3. Haz clic en el botón "Nuevo usuario".
4. Completa el formulario. Puedes ver la explicación más adelante.
5. Finalmente haz clic en el botón "Guardar" para confirmar los cambios.
Observa:
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Formulario “Nuevo usuario”
- Nombre: coloca el nombre de la persona o almacén con el cual vas a diferenciar el usuario que se está creando.
- Apellidos: coloca el apellido o número de almacén con el cual vas a diferenciar el usuario que se está creando.
- Correo electrónico: aquí debes poner el correo electrónico al cual se enviará la invitación de aceptación.
- Rol / Cargo: selecciona la opción correspondiente.
- Perfil: selecciona el perfil que se le va a asignar al nuevo usuario. Los perfiles son:
A. Administrador: este perfil tiene acceso a toda la información de tu cuenta, es un usuario principal que cuenta con permisos para ver, editar, agregar y eliminar información; puede hacer uso de todas las funcionalidades del sistema.
B. Limitado: te permite configurar el nivel acceso que tendrá el usuario a las funcionalidades e información en tu cuenta definiendo permisos específicos para cada una de ellas.
Si al crear el usuario seleccionas perfil "Limitado" se abrirá una lista desplegable con todos los permisos. Cada permiso representa una funcionalidad que podrás activar o desactivar para el usuario.
2. Administrar el perfil de los usuarios Limitados.
Así se visualizarán los permisos a otorgar al usuario limitado:
Observa:
📍Recuerda: cuando un usuario limitado ingrese a una funcionalidad que no tenga activa, el sistema mostrará la siguiente notificación: 
Cuando se crea un nuevo usuario, este recibe al correo electrónico vinculado la invitación para activar su perfil.
3. Cómo activar el perfil desde el correo de invitación.
Se debe abrir el correo electrónico que se vinculó al crear el usuario, y luego desde seguir estos pasos:
1. En tu correo electrónico abre la invitación para ser usuario de la cuenta de Alegra.
2. Haz clic en el botón "Aceptar invitación".
3. Crea una contraseña segura para tu cuenta, te recomendamos combinar letras y números. Luego haz clic en el botón "Guardar".
4. Ahora puedes ingresar a tu cuenta con el correo electrónico en el que recibiste la invitación y la contraseña que creaste.
Observa:
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Luego que el nuevo usuario haya aceptado la invitación e ingresado a Alegra con su correo podrá editar información cómo nombre, apellido, idioma y rol/cargo.
4. Cómo el nuevo usuario puede editar información de su perfil.
Para editar la información de su perfil debe seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú "Configuración".
2. Ubica el recuadro "Empresa" y selecciona la opción "Mi perfil".
3. Realiza los cambios que deseas y haz clic en el botón "Guardar" para salvar los cambios.
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Si eres usuario administrador, desde el listado de usuarios puedes editar los permisos para el acceso a la información, desactivar y eliminar otros usuarios.
📌 Nota:
- Puedes invitar a tu asesor contable a que se registre en Alegra contador para que tenga la información de tu negocio en tiempo real. Conoce el proceso para invitar a tu asesor contable a usar Alegra Contador.
- La cantidad de usuarios que puedes crear en tu cuenta depende de tu plan.
- Puedes consultar las transacciones efectuadas por cada usuario en el sistema mediante el historial de operaciones.
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