En Alegra puedes crear facturas de venta a través de WhatsApp utilizando inteligencia artificial. Para hacerlo, solo debes agregar tu número de WhatsApp desde la información de tu usuario. Conoce el paso a paso a continuación.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar se comunica con sus clientes a través de WhatsApp, para realizar las ventas con mayor facilidad, genera las facturas desde la misma aplicación. Alegra se encarga de timbrarlas automáticamente y enviar el PDF a los clientes”.
✨ Ten en cuenta que esta es una funcionalidad beta. Esto significa que es experimental y en el futuro estará disponible solo en algunos planes.
👉 Índice:
- Registra tu número de WhatsApp y asigna los permisos necesarios.
- Crea la factura desde WhatsApp.
- Crea clientes desde WhatsApp.
1. Registra tu número de WhatsApp y asigna los permisos necesarios
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En la sección de “Empresa”, haz clic en la opción de “Usuarios”.
3. Identifica el usuario que podrá facturar desde WhatsApp y haz clic en “Editar”.
4. En el campo de “WhatsApp”, ingresa el número de teléfono que vas a asociar a la cuenta del usuario. Asegúrate de colocar el indicativo del país correcto.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar” para recibir el saludo del bot.
Observa:
📢 Importante: para recibir el mensaje de saludo por WhatsApp, debes validar que tengas el permiso activado. Ubica el campo “Asistente Inteligente” y activa la opción “Crear documentos por WhatsApp”.
Observa:
2. Crea la factura desde WhatsApp
Después de configurar el número de WhatsApp en Alegra, recibirás un mensaje que dará inicio a una conversación con el bot. Sigue las indicaciones del bot para ingresar los detalles requeridos, como la información del cliente, los productos o servicios vendidos, el método de pago y cualquier otra información relevante para la factura.
Una vez completado el proceso, podrás revisar la factura generada antes de confirmar su creación.
Observa:
📢 Importante:
- Productos de venta: solo podrás crear facturas de venta si los productos están previamente registrados en Alegra. De no ser así, la factura no podrá ser generada.
- Tipo de factura: solo podrás crear facturas de venta. Si necesitas crear facturas de arrendamiento o de exportación, deberás hacerlo desde el Portal web.
- Régimen fiscal: el régimen fiscal del emisor se elegirá por defecto, ya que la mayoría de los usuarios solo tienen uno. Asegúrate de que el contacto que utilices para la factura tenga RFC actualizado.
- Método de pago: podrás elegir entre diferentes métodos de pago, como efectivo, cheque nominativo, transferencia electrónica, tarjeta de crédito o débito para pagos en una sola exhibición. Si eliges pagos en parcialidades o diferido, la forma de pago será a definir.
- Fecha y vencimiento: se fijarán automáticamente en el día de su creación, pero tienes la opción de modificar estos datos según tus necesidades. También podrás seleccionar el uso de la factura, con opciones como adquisición de mercancías, gastos en general, sin efectos fiscales o por definir.
- Puedes generar la factura de dos formas diferentes: una es siguiendo la conversación con el bot desde el chat, tal como se explicó anteriormente. La otra opción es a través del formulario de creación.
Observa:
💡 Pausa o retrocede el video.
3. Crea clientes desde WhatsApp
También puedes crear nuevos clientes desde WhatsApp, solo necesitas enviar un mensaje al bot de Alegra y seguir las instrucciones para ingresar los datos del contacto, como nombre, RFC, régimen fiscal y otros detalles importantes.
Al igual que las facturas, los clientes que creas desde WhatsApp se sincronizan automáticamente en tu cuenta de Alegra.
Observa:
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